Was ist ein Aktenplan?

Ein Aktenplan ist ein nach Sachgebieten gegliedertes Ordnungssystem für Schriftgut. Er legt vorab fest, unter welchem Kennzeichen ein Vorgang abgelegt wird — unabhängig davon, wer ihn bearbeitet. In der öffentlichen Verwaltung ist er seit Jahrzehnten Standard; Unternehmen übernehmen das Prinzip zunehmend, weil eine gewachsene Ordnerstruktur ab einer gewissen Größe niemand mehr überblickt.

Worin unterscheidet sich ein Aktenplan von einer Ordnerstruktur?

Eine Ordnerstruktur entsteht nebenbei und spiegelt meist die Organisation oder die Gewohnheiten einzelner Personen. Ein Aktenplan wird vorher entworfen und folgt dem Sachverhalt, nicht der Zuständigkeit. Das ist der entscheidende Unterschied: Wenn die Abteilung umbenannt wird oder die Kollegin das Haus verlässt, bleibt die Ablage gültig.

Wie tief sollte ein Aktenplan gegliedert sein?

Drei Ebenen reichen in den allermeisten Fällen: Hauptgruppe, Gruppe, Untergruppe. Wer tiefer gliedert, erzeugt Entscheidungsfragen bei jeder Ablage — und genau dort entstehen die Fehlablagen. Feinere Unterscheidungen gehören nicht in den Plan, sondern in Metadaten wie Jahr, Status oder Vertragspartner, nach denen man ohnehin filtern kann.

Gibt es verbindliche Aktenpläne für Kommunen?

Es gibt etablierte Muster, an denen sich die meisten Kommunen orientieren, sowie landesspezifische Vorgaben und Aufbewahrungsregelungen. Verbindlich ist ein bestimmter Plan in der Regel nicht — verbindlich ist, dass die Aktenführung nachvollziehbar und die Aussonderung geregelt ist. Prüfen Sie die Vorgaben Ihres Landes und die Anforderungen Ihres zuständigen Archivs.

Wie bildet ein DMS den Aktenplan ab?

In Aktenplatz hinterlegen Sie die Struktur einmal als Vorlage. Jede neu angelegte Akte bekommt die vorgesehenen Fächer automatisch, sodass niemand eigene Ordner erfindet. Die Aufbewahrungsregeln hängen am Fach, nicht am einzelnen Dokument — dadurch lässt sich später auch die Aussonderung nach Fristen automatisieren.

Grundlagen

Der Aktenplan

Ein Ordnungssystem, das dem Sachverhalt folgt statt der Zuständigkeit – und deshalb auch dann noch trägt, wenn die Abteilung umbenannt wird.

Aufbau: drei Ebenen genügen

Ein Aktenplan gliedert das Schriftgut hierarchisch: Hauptgruppe → Gruppe → Untergruppe. Aus der Position ergibt sich das Aktenzeichen, unter dem der Vorgang geführt wird.

Aus 5 Bauen und Wohnen → 51 Bauleitplanung → 511 Bebauungspläne wird das Aktenzeichen 511. Jeder im Haus weiß damit, wo ein Bebauungsplan liegt, ohne zu wissen, wer ihn bearbeitet hat.

Wer tiefer gliedert, erzeugt bei jeder Ablage eine Entscheidungsfrage — und genau dort entstehen Fehlablagen. Feinere Unterscheidungen gehören in Metadaten wie Jahr, Status oder Vertragspartner, nach denen sich ohnehin filtern lässt.

Beispiel: Kommunalverwaltung

Die klassische Gliederung nach Sachgebieten, wie sie in vielen Kommunen in Varianten im Einsatz ist. Als Ausgangspunkt gedacht, nicht als Vorschrift.

Beispielgliederung eines kommunalen Aktenplans
Nr.	Hauptgruppe	Beispiele
0	Allgemeine Verwaltung	Organisation, Personal, Recht, IT
1	Öffentliche Sicherheit und Ordnung	Ordnungsamt, Brandschutz, Melderecht
2	Schule und Kultur	Schulträgeraufgaben, Bibliotheken, Museen
3	Soziales und Jugend	Sozialhilfe, Kindertagesstätten, Jugendhilfe
4	Gesundheit und Sport	Gesundheitsaufsicht, Sportstätten
5	Bauen und Wohnen	Bauleitplanung, Baugenehmigungen, Liegenschaften
6	Öffentliche Einrichtungen	Verkehr, Ver- und Entsorgung
7	Wirtschaft und Verkehr	Wirtschaftsförderung, Märkte
8	Finanzen	Haushalt, Steuern, Abgaben, Kasse

Beispiel: mittelständisches Unternehmen

Dieselbe Logik, auf betriebliche Sachgebiete übertragen. Die Zehnerschritte lassen Raum, später Gruppen einzuschieben, ohne alles neu zu nummerieren.

Beispielgliederung eines betrieblichen Aktenplans
Nr.	Hauptgruppe	Beispiele
10	Unternehmensführung	Gesellschafterbeschlüsse, Strategie, Beteiligungen
20	Personal	Personalakten, Arbeitszeit, Weiterbildung
30	Finanzen und Steuern	Buchhaltung, Jahresabschluss, Betriebsprüfung
40	Einkauf und Lieferanten	Lieferantenakten, Rahmenverträge, Lieferscheine
50	Vertrieb und Kunden	Kundenakten, Angebote, Aufträge, Reklamationen
60	Produktion und Technik	Technische Dokumentation, Qualität, Wartung
70	IT und Informationssicherheit	Systeme, Lizenzen, Datenschutz, Verfahren
80	Recht und Compliance	Verträge, Versicherungen, Rechtsstreitigkeiten

Vom Plan zur gelebten Ablage

Ein Aktenplan im Intranet-PDF ändert nichts. Er wirkt erst, wenn das System ihn durchsetzt: Wenn jede neue Akte die vorgesehenen Fächer automatisch mitbringt, muss niemand mehr entscheiden — und niemand erfindet einen eigenen Ordner.

In Aktenplatz hinterlegen Sie die Struktur einmal als Vorlage. Aufbewahrungsregeln hängen dann am Fach statt am einzelnen Dokument, wodurch sich die spätere Aussonderung nach Fristen automatisieren lässt.

Aktenstruktur als Vorlage DMS für die öffentliche Verwaltung Ein DMS ausschreiben Akten archivieren