Compliance
GoBD - Was bedeutet das eigentlich wirklich?
GoBD klingt kompliziert. Ist es aber nicht. Ein Versuch, das Ganze mal in normaler Sprache zu erklären.
Für Immobilienverwaltungen
DMS für Immobilienverwaltungen: Jede Mieterakte in 3 Sekunden — statt 20 Minuten im Aktenkeller
Aktenplatz bringt Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Übergabeprotokolle an einen revisionssicheren Ort. Ihre Verwalter finden jedes Dokument sofort — und Sie bestehen jede Prüfung, ohne nach einem einzigen Beleg suchen zu müssen.
Hausverwaltung lebt von Dokumenten — aber das Verwalten der Dokumente kostet Sie jeden Tag Stunden, die für Mieter und Eigentümer fehlen. Ein Mieter ruft an, eine Frist läuft, der Steuerberater braucht die Abrechnung von 2022, und Ihr Team läuft zum Aktenschrank. Verträge liegen in drei Ordnern, das Übergabeprotokoll hat ein Kollege im Homeoffice, und bei der nächsten Betriebsprüfung wird aus „liegt hier irgendwo" schnell ein echtes Risiko.
Aktenplatz ist das Dokumentenmanagement-System für Immobilien- und Hausverwaltungen ab 10 Mitarbeitern: Mietvertrag, Schriftverkehr, Protokolle und Abrechnungen liegen gebündelt in der digitalen Mieterakte. Ein Objekt, ein Mieter, eine Akte — für jeden im Team sofort auffindbar. Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt, verschlagwortet und der richtigen Akte zugeordnet. Fristen und Wiedervorlagen erinnern Sie, bevor etwas durchrutscht.
Jedes Dokument wird revisionssicher und unveränderbar archiviert — GoBD-konform, in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Bei einer Betriebsprüfung oder einem Eigentümerwechsel exportieren Sie die komplette, lückenlose Historie auf Knopfdruck. Aktenplatz ersetzt nicht Ihre Verwaltersoftware — es ergänzt sie dort, wo bisher Papierordner und verstreute E-Mail-Anhänge dominieren. Das Ergebnis: Ihre Verwalter betreuen mehr Einheiten in der gleichen Zeit, und niemand muss mehr in den Keller.
Demo für Ihre Hausverwaltung anfordern
Wir zeigen Ihnen Aktenplatz an einer echten Mieterakte — und wie Ihr Team jedes Dokument in Sekunden findet. Unverbindlich, in rund 20 Minuten.
Typische Herausforderungen — und wie Aktenplatz sie löst
Problem
Ein Mieter ruft an und fragt nach seinem Vertrag — der Verwalter sucht in drei Ordnern und im Posteingang eines Kollegen.
Mit Aktenplatz
Eine digitale Mieterakte pro Objekt und Mieter. Vertrag, Schriftverkehr und Abrechnung sind in Sekunden per Volltext-Suche gefunden.
Problem
Das Übergabeprotokoll liegt als Foto auf dem Handy eines Kollegen im Außendienst — bei Streit über die Kaution fehlt der Nachweis.
Mit Aktenplatz
Protokolle werden direkt vor Ort erfasst und der Akte zugeordnet. Mit Datum, Bearbeiter und revisionssicherer Ablage — sofort beweisbar.
Problem
Fristen für Kündigungen, Mieterhöhungen oder Nebenkostenabrechnungen rutschen durch, weil sie in Excel-Listen und Köpfen verteilt sind.
Mit Aktenplatz
Aktenplatz erinnert automatisch an Wiedervorlagen und Fristen — bevor sie ablaufen, mit direktem Sprung in die passende Akte.
Problem
Bei der Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt eine lückenlose Belegfolge — die liegt verteilt in Ordnern und auf mehreren Rechnern.
Mit Aktenplatz
Alle Belege GoBD-konform und revisionssicher archiviert. Die vollständige Historie eines Objekts exportieren Sie auf Knopfdruck.
Problem
Beim Eigentümerwechsel muss die komplette Objekthistorie übergeben werden — das Zusammensuchen kostet einen halben Arbeitstag.
Mit Aktenplatz
Die digitale Objektakte enthält alle Dokumente von Anfang an. Übergabe per Export in Minuten statt Tagen, ohne Lücken.
Speziell für Immobilienverwaltungen gebaut
Funktionen, die genau auf die Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sind.
Digitale Mieter- und Objektakte
Pro Objekt und Mieter eine Akte: Mietvertrag, Schriftverkehr, Protokolle, Abrechnungen, Belege. Alles an einem Ort, für das ganze Team auffindbar.
Automatische Zuordnung & Verschlagwortung
Eingehende Post, PDFs und E-Mail-Anhänge werden per OCR erkannt und automatisch der richtigen Akte zugeordnet. Schluss mit manuellem Sortieren.
Fristen & Wiedervorlagen
Kündigungsfristen, Mieterhöhungen, Nebenkostenabrechnungen: Aktenplatz erinnert automatisch, bevor ein Termin durchrutscht.
GoBD-konforme Archivierung
Jedes Dokument revisionssicher und unveränderbar abgelegt, mit lückenlosem Audit-Trail. Hält jeder Betriebsprüfung stand.
Volltext-Suche über alle Akten
Jeder Beleg, jeder Vertrag, jede Abrechnung in Sekunden gefunden — auch quer über alle Objekte und Eigentümer hinweg.
Übergabeprotokolle mobil erfassen
Wohnungsübergaben und Begehungen direkt vor Ort dokumentieren, inkl. Fotos. Sofort revisionssicher in der richtigen Akte.
Rollen- & Rechteverwaltung
Sie steuern genau, wer welche Objekt- oder Mieterakte sehen darf — sensible Mieterdaten bleiben dort, wo sie hingehören.
Saubere Eigentümer-Übergabe
Beim WEG- oder Eigentümerwechsel exportieren Sie die vollständige Objekthistorie lückenlos — in Minuten statt Tagen.
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Material zum Download
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Sehen Sie Aktenplatz in 30 Minuten live
In der Live-Demo zeigen wir Aktenplatz an Ihren konkreten Prozessen — keine Standard-Präsentation, keine Verpflichtung.
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