Kurz gesagt: Wer das Label „Digitale DATEV-Kanzlei" 2026 tragen will, braucht 75 Prozent Mandanten mit digitalen Belegen — 15 Punkte mehr als im Vorjahr. Diesen Druck geben Kanzleien gerade an ihre Mandanten weiter. Wenn Ihr Steuerberater den Pendelordner kündigt, steckt System dahinter.
„Ab dem vierten Quartal nehmen wir keine Ordner mehr an"
Mitte Juli leitete mir die Geschäftsführerin eines Metallbaubetriebs bei Augsburg eine E-Mail ihrer Steuerkanzlei weiter. Kernaussage: Ab Oktober werden Buchhaltungsunterlagen nur noch digital angenommen. Wer weiter Ordner vorbeibringt, zahlt einen „Erfassungszuschlag" von 45 Euro pro Monat.
Ihre Frage an mich: „Dürfen die das?" Meine Antwort: Ja. Und solche Briefe werden dieses Jahr noch viele Unternehmen bekommen.
Denn das ist kein Einzelfall und keine Laune. Der analoge Datenaustausch mit Mandanten gilt in der Branche seit Jahren als größte Hürde auf dem Weg zur digitalen Kanzlei. Seit Januar ist er zusätzlich ein messbares Problem — wegen eines Labels.
Das Label, das Kanzleien nicht verlieren wollen
„Digitale DATEV-Kanzlei" ist die Auszeichnung, mit der DATEV Kanzleien prämiert, die bestimmte Digitalisierungsquoten erreichen. Man kann das als Marketing abtun. Nur: Es wirkt. Das Label hängt in E-Mail-Signaturen, auf Kanzlei-Webseiten und in Stellenanzeigen — im Wettbewerb um Fachkräfte ist „wir arbeiten noch mit Papier" ein Ausschlusskriterium.
Für 2026 hat DATEV die Kriterien in fast allen Bereichen angehoben. Die wichtigsten Quoten im Rechnungswesen:
| Kriterium | 2025 | 2026 |
|---|---|---|
| Digitale Buchungssätze (Primanota) | 75 % | 80 % |
| Digitale Bankdaten | 80 % | 80 % |
| Mandanten mit digitalen Belegen | 60 % | 75 % |
| E-Rechnungsanteil im Rechnungsausgang | – | 50 % (neu) |
Dazu kommen verschärfte Quoten in der Personalwirtschaft (35 Prozent digitale Bewegungsdaten) und bei der Einkommensteuer. Der Sprung bei den Mandantenbelegen ist der härteste: 15 Prozentpunkte in einem Jahr.
Ein Detail, das außerhalb der Kanzleiwelt kaum jemand kennt: Gemessen wird nicht per Selbstauskunft, sondern automatisch im Digitalisierungs-Cockpit der Kanzlei-Software. Als Basis zählen alle Mandanten, die in den letzten 365 Tagen bebucht wurden. Der kleine Jahresabschluss-Mandant, dessen Buchhaltung einmal im Jahr als Schuhkarton kommt, drückt die Quote genauso wie der Dauermandant mit Monatsbuchhaltung. Schönrechnen geht nicht.
Die 75-Prozent-Quote ist keine Schikane einzelner Kanzleien. Sie ist ein Marktsignal: Papier-Mandate werden zum Kostenfaktor, den sich Kanzleien im Fachkräftemangel nicht mehr leisten können.
Neu für 2026: die E-Rechnungs-Quote
Erstmals verlangt das Label, dass die Kanzlei selbst mindestens die Hälfte ihrer Ausgangsrechnungen als E-Rechnung stellt. Das passt zur Gesetzeslage: Die Empfangspflicht für E-Rechnungen nach § 14 UStG gilt im B2B-Bereich seit Januar 2025, die Ausstellungspflicht kommt ab 2027 gestaffelt.
Was viele dabei übersehen — die E-Rechnung erzeugt ein Archivierungsproblem, kein Scanproblem. Warum das PDF im Mail-Postfach nicht reicht, habe ich im Mai ausführlich beschrieben.
Warum „dann laden wir eben hoch" zu kurz springt
Zurück zur Geschäftsführerin aus Augsburg. Ihr erster Impuls: Belege künftig abfotografieren und in das Portal der Kanzlei hochladen. Fertig. Für die Quote der Kanzlei reicht das tatsächlich.
Für ihren Betrieb reicht es nicht. Ich halte den Satz „die Belege liegen doch bei der Kanzlei" für einen der teuersten Irrtümer im Mittelstand. Vier Gründe:
- Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen. Der Upload befreit Sie nicht von der GoBD-konformen Archivierung im eigenen Haus — je nach Beleg acht oder zehn Jahre.
- Ein Beleg-Postfach ist kein Archiv. Hochgeladene Belege liegen nach Buchungsmonat sortiert. Wer den Wartungsvertrag von 2023 sucht, blättert. Ein DMS mit Volltextsuche findet ihn in Sekunden.
- Beim Kanzleiwechsel wird es unangenehm. Der Belegbestand im Kanzlei-Portal hängt an der Beauftragung. Ich habe Betriebe erlebt, die nach der Trennung wochenlang ihren eigenen Belegen hinterhertelefoniert haben.
- Es betrifft nur Buchhaltungsbelege. Verträge, Personalunterlagen, Lieferscheine, Reklamationen — der größte Teil Ihrer Dokumente landet dort gar nicht.
Die Reihenfolge gehört umgedreht: Erst das eigene digitale Archiv, von dort aus bedienen Sie die Kanzlei. Wie das konkret aussieht, zeigt unsere Seite DMS für Mandanten — der Beleg wird einmal erfasst, revisionssicher abgelegt und die Kanzlei greift über ein Mandantenportal auf genau die Unterlagen zu, die sie braucht.
Für Kanzleien: Die letzten 25 Prozent sind die harten
Die Perspektive der Kanzleien ist die andere Hälfte der Geschichte. Von 60 auf 75 Prozent heißt: Jetzt sind die Mandanten dran, die bisher immer durchgerutscht sind. Der Handwerksbetrieb mit dem Karton voller Tankquittungen. Die Vermieterin, die Kontoauszüge ausdruckt, um sie zu übergeben.
Eine Rundmail überzeugt diese Mandanten nicht. Was in unseren Projekten funktioniert: den digitalen Weg kürzer machen als den Griff zum Ordner. Ein Multifunktionsgerät, das per Scan-to-FTP direkt in die richtige Akte scannt, schlägt jede App-Schulung. Und ein Portal, in dem der Mandant seine eigenen Unterlagen wiederfindet, gibt ihm einen Grund mitzumachen — er tut es dann nicht nur der Kanzlei zuliebe. Für Steuerkanzleien ist das der Unterschied zwischen Quote erzwingen und Quote ernten.
Manche Kanzleien koppeln das Thema an den Preis, wie die aus Augsburg mit ihren 45 Euro. Das finde ich legitim. Es ist ehrlicher als eine Mischkalkulation, bei der die digitalen Mandanten die Papier-Mandate quersubventionieren.
Was Sie jetzt konkret tun können
- Fragen Sie Ihre Kanzlei, wie sie misst. Wer wissen will, ob der eigene Betrieb zu den „analogen 25 Prozent" gehört, bekommt darauf eine sehr konkrete Antwort.
- Legen Sie einen Belegweg fest — einen. Eingangsrechnungen per E-Mail landen automatisch im Archiv, Papier geht über den Scanner. Sonderwege („das gebe ich beim nächsten Termin mit") sind der Tod jeder Quote.
- Bauen Sie das eigene Archiv vor dem Kanzlei-Portal auf. Sonst digitalisieren Sie für die Kanzlei, aber nicht für sich. Die Nur-aktive-Nutzer-Preislogik macht das auch für kleine Teams tragbar.
- Nehmen Sie die E-Rechnung gleich mit. Ab 2027 müssen die ersten Unternehmen selbst E-Rechnungen stellen. Wer den Belegfluss jetzt umbaut, erledigt beides in einem Projekt statt in zweien.
Fazit: Das Label ist der Anlass, nicht der Grund
Der Metallbaubetrieb aus Augsburg zahlt den Zuschlag übrigens nicht. Die Geschäftsführerin hat sich für den Umbau des eigenen Belegflusses entschieden — nicht wegen des Kanzlei-Briefs, sondern weil ihr beim Durchrechnen auffiel, wie viele Stunden pro Monat ihr Büro mit Suchen, Kopieren und Nachreichen verbringt.
Das ist der eigentliche Punkt. Der DATEV-Digitalisierungsindex misst die Branche seit Jahren, und die Richtung ist eindeutig: Der Datenaustausch zwischen Betrieb und Kanzlei wird digital, mit oder ohne Ihr Zutun. Die Frage ist nur, ob Sie dabei ein eigenes Archiv aufbauen — oder nur fremde Quoten erfüllen.
Wenn Sie den Belegfluss zwischen Ihrem Betrieb und Ihrer Kanzlei neu ordnen wollen — oder als Kanzlei die letzten 25 Prozent Ihrer Mandanten mitnehmen müssen: Sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie beide Seiten mit demselben System arbeiten.
