Kurz gesagt: Die Abrechnung darf ins passwortgeschützte Mitarbeiterpostfach, das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden. Eine Pflicht zur digitalen Lohnabrechnung gibt es trotzdem nicht. Pflicht wird zum 1. Januar 2027 der Ordner dahinter — und das wird gerade reihenweise verwechselt.
Der Anruf, der mich auf dieses Missverständnis gebracht hat
Anfang September rief mich die Personalleiterin eines Lebensmittelhändlers aus dem Raum Osnabrück an. 140 Beschäftigte, elf Filialen, die Lohnabrechnung läuft über eine Kanzlei.
Ihre erste Frage: „Wir müssen bis Januar auf digitale Lohnabrechnungen umstellen — wie schnell schaffen Sie das?"
Müssen Sie nicht. Keine Vorschrift verpflichtet Sie dazu, die Abrechnung digital zu erteilen. Auch 2027 nicht.
Sie ist damit nicht allein: In der Search Console unserer Website taucht die Suchanfrage „digitale Lohnabrechnung Pflicht 2027" in den letzten drei Monaten gut siebzigmal auf. Lauter Menschen, die etwas suchen, das es nicht gibt — und dabei das übersehen, was es wirklich gibt.
Zwei Vorschriften, die nichts miteinander zu tun haben
| Abrechnung an Beschäftigte | Entgeltunterlagen im Betrieb | |
|---|---|---|
| Grundlage | § 108 Abs. 1 GewO | § 8 BVV |
| Form | Textform — Papier oder digital | ab 1.1.2027 zwingend elektronisch |
| Wer will sie sehen | der einzelne Beschäftigte | der Prüfdienst der Rentenversicherung |
| Wahlfreiheit | ja, seit Jahren | nein, die Befreiung endet am 31.12.2026 |
Die linke Spalte ist eine Serviceentscheidung. Die rechte ist ein Termin, an dem nicht zu rütteln ist: Die Befreiung von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen läuft ersatzlos aus, und danach prüft die Rentenversicherung digital. Was dahinter steckt, haben wir im Beitrag zum Personalordner mit Ablaufdatum aufgeschrieben.
Wer jetzt Energie in ein Portal für Gehaltszettel steckt, während die Arbeitsverträge und Immatrikulationsbescheinigungen weiter im grauen Ordner liegen, optimiert die falsche Seite.
Was das BAG entschieden hat — und woran der Fall am Ende hing
Holschuld: Bereitstellen genügt
Der Sachverhalt ist alltäglich. Eine Verkäuferin im Einzelhandel, der Konzern hatte 2021 eine Konzernbetriebsvereinbarung über ein digitales Mitarbeiterpostfach geschlossen, ab März 2022 kam die Abrechnung nur noch dort an. Sie widersprach und verlangte Papier per Post.
Das Arbeitsgericht Braunschweig wies sie ab und verglich die Zugangsdaten mit einem Briefkastenschlüssel. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen gab ihr recht. Dann kam das BAG.
Das Bundesarbeitsgericht hat am 28. Januar 2025 entschieden, dass der Arbeitgeber seine Pflicht aus § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO grundsätzlich erfüllt, indem er die Abrechnung als elektronisches Dokument in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt.
Der entscheidende Begriff heißt Holschuld. Der Anspruch auf Abrechnung ist eine Holschuld — der Arbeitgeber muss sie an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellen, für den Zugang beim Beschäftigten ist er nicht verantwortlich.
Eine Einwilligung des einzelnen Beschäftigten braucht es nach dieser Logik nicht. Das ist der eigentliche Paukenschlag, nicht die Digitalisierung.
Entschieden hat am Ende die Frage, welcher Betriebsrat zuständig war
Hier wird es für Praktiker interessant, und dieser Teil fehlt in den meisten HR-Newslettern. Das BAG hat die Sache nämlich nicht selbst durchentschieden, sondern an das Landesarbeitsgericht zurückverwiesen — weil Feststellungen fehlten, ob Einführung und Betrieb des Postfachs überhaupt in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fielen.
Die Regelung selbst stützte sich auf § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, das Mitbestimmungsrecht bei technischen Überwachungseinrichtungen. Am 10. Februar 2026 hat das LAG Niedersachsen dann erneut entschieden und die Klage abgewiesen.
Rechnen Sie nach: Umstellung im März 2022, letztes Urteil im Februar 2026. Vier Jahre Prozess über den Übertragungsweg eines Gehaltszettels.
Meine Lehre daraus ist unbequem für IT-Projektpläne: Die technische Frage war nie das Problem. Gestritten wurde über Gremienzuständigkeit und über eine Beschäftigte, die sich übergangen fühlte.
Sechs Dinge, die in Postfach-Projekten regelmäßig fehlen
Ich habe in den letzten Jahren ein gutes Dutzend solcher Umstellungen begleitet. Diese Punkte kommen fast immer zu spät auf den Tisch:
- Der Zugang für Beschäftigte ohne privates Gerät. Das BAG verlangt ausdrücklich, den berechtigten Interessen derjenigen Rechnung zu tragen, die privat keinen Online-Zugriff haben. Im Fall aus dem Einzelhandel stand ein PC in der Filiale, nutzbar während der Arbeitszeit, mit Druckmöglichkeit. Wer das nicht anbietet, hat kein Urteil auf seiner Seite.
- Die Ausschlussfristen. Wenn die Abrechnung mit dem Einstellen erteilt ist, beginnen tarifliche Einwendungsfristen ab diesem Moment zu laufen — auch wenn niemand hineinschaut. Das gehört in die Belegschaftsinformation, nicht ins Kleingedruckte.
- Die Ausgeschiedenen. Der Login endet mit dem Arbeitsverhältnis, der Bedarf nicht. Wer 2029 einen Kredit beantragt oder seinen Rentenbescheid prüft, braucht Abrechnungen von 2026. Klären Sie vorher, wer sie dann herausgibt.
- Die Gremienebene. Konzernbetriebsrat, Gesamtbetriebsrat oder der Betriebsrat im Haus — genau daran ist der Braunschweiger Fall hängen geblieben.
- Verständlichkeit. Im entschiedenen Fall wurden die Dokumente mehrsprachig bereitgestellt. In einem Betrieb mit Beschäftigten aus sieben Herkunftsländern ist das keine Kür.
- Der eigene Nachweis. Dass die Abrechnung erteilt wurde, muss der Arbeitgeber belegen können. Ein Protokoll beim externen Anbieter hilft nur, solange der Vertrag läuft.
Das Portal des Anbieters ist kein Archiv
Punkt sechs ist der, bei dem ich in Erstgesprächen am häufigsten Widerspruch ernte. Ein Postfach-Dienst ist ein Übertragungsweg. Kein Aufbewahrungsort.
Drei Fragen, die ich jedem Portal-Angebot stelle:
- Wie komme ich an alle Dokumente inklusive Metadaten heran, wenn ich den Vertrag kündige?
- Wo liegen die Daten, und wer hat außerhalb der EU Zugriff darauf?
- Was passiert mit Abrechnungen von Beschäftigten, die vor drei Jahren gegangen sind?
Die Antwort auf die erste Frage entscheidet, ob Sie ein Werkzeug gekauft haben oder eine Abhängigkeit. Warum uns das so umtreibt, steht im Beitrag über versteckte Wechselkosten im DMS-Markt.
In der Praxis führt der saubere Weg über zwei Ebenen: Die Lohnakte liegt im eigenen System, mit Rechten, Fristen und Protokoll. Der Beschäftigte sieht daraus genau seine Dokumente — bei uns über das Mandantenportal, für das externe Zugänge nichts kosten. Und die abrechnende Kanzlei greift auf dieselbe Akte zu, statt PDFs per Mail zu schicken.
Für Steuerkanzleien, die Lohn für Dutzende Mandanten rechnen, ist das ab 2027 die einzige Arbeitsweise, die eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung übersteht, ohne dass drei Leute telefonieren.
Was ich bis Januar machen würde
Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tempo:
- Die Entgeltunterlagen zuerst. Verträge, Nachweise, Bescheinigungen — das ist der Teil mit Termin. Wer eine Entgeltunterlage nicht führt oder nicht aufbewahrt, riskiert nach § 111 Abs. 1 Nr. 3 SGB IV ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro.
- Struktur und Rechte festlegen, bevor gescannt wird. Eine Akte je Beschäftigtem, Zugriff auf Lohnbüro und Geschäftsführung begrenzt. Gesundheitsbezogene Nachweise sind besondere Daten nach Art. 9 DSGVO und gehören nicht auf ein Abteilungslaufwerk.
- Erst danach über den Übertragungsweg der Abrechnung reden. Und dann mit dem Betriebsrat am Tisch, auf der richtigen Ebene.
- Papier als Wahloption lassen, wo es wenige betrifft. Zwölf Ausdrucke im Monat kosten weniger als ein Arbeitsgerichtstermin. Das ist keine juristische Einschätzung, sondern eine betriebswirtschaftliche.
Ein Hinweis noch: Zum Beschäftigtendatenschutz liegt ein Referentenentwurf für ein Beschäftigtendatengesetz vor, der unter anderem Speicherfristen konkretisieren soll. Wer seine Personalablage jetzt neu baut, sollte Löschfristen von Anfang an vorsehen — nachträglich wird das teuer.
Fazit
Die Personalleiterin aus Osnabrück hat ihr Portal-Projekt erst einmal verschoben. Nicht abgesagt — verschoben. Bis Dezember bringt sie die Personalakten in Ordnung, den Rest macht sie im Frühjahr, mit Betriebsrat und ohne Stichtag im Rücken.
Ich halte das für die richtige Reihenfolge. Das Pflichtthema hat einen Termin, das Komfortthema nicht.
Eine digitale Lohnabrechnung ist ein Service für Ihre Leute. Elektronische Entgeltunterlagen sind eine Auflage. Verwechseln Sie nicht, welches von beiden im Januar geprüft wird.
Wenn Sie wissen wollen, in welcher Reihenfolge das in Ihrem Betrieb sinnvoll ist: Schreiben Sie uns. Und wenn Ihre Personalakten in drei Monaten nicht zu schaffen sind, sage ich Ihnen das im Erstgespräch — mit einem Vorschlag, womit Sie anfangen.
