Kurz gesagt: Jeder DMS-Vergleich im Netz endet mit einer Tabelle, in der alle Anbieter fast alles können. Entscheidend sind die sieben Fragen, die in keiner Matrix stehen — und die sich mit zwei Stunden Arbeit beantworten lassen.
Fünf Anbieter, 140 Zeilen, 132-mal „ja"
Mitte August saß ich bei einem Bauträger in Regensburg, 45 Mitarbeiter, am Besprechungstisch. Die kaufmännische Leiterin schob mir eine Excel-Tabelle herüber: fünf DMS-Anbieter in den Spalten, 140 Anforderungen in den Zeilen. Sie hatte drei Wochen daran gearbeitet.
Ich habe die Nein-Zellen gezählt. Es waren acht. Bei 700 Feldern.
Das ist kein Zufall und auch keine Schwäche der Tabelle. Volltextsuche, Versionierung, Workflow, OCR, Rechteverwaltung, Revisionssicherheit: Das kann 2026 jedes ernsthafte System. Wer seit fünf Jahren am Markt ist, hat die Standardliste abgearbeitet. Ein DMS-Anbieter-Vergleich über Funktionen vergleicht deshalb vor allem die Sorgfalt der Vertriebsabteilungen beim Ausfüllen.
Die acht Nein-Zellen waren übrigens durchweg Exoten. „Signatur nach eIDAS-Stufe qualifiziert direkt im Viewer" braucht ein Bauträger mit 45 Leuten nicht. Bestellt hätte er es trotzdem, weil es in der Tabelle stand.
Was ein DMS-Vergleich stattdessen leisten muss
Bitkom fragt Unternehmen jedes Jahr, wie gut sie ihre Digitalisierung steuern. 53 Prozent sagen inzwischen: mit Problemen, 2022 waren es 34. Nach über hundert DMS-Einführungen glaube ich, dass ein Teil davon in der Vergleichsphase entsteht: Es wird das Falsche verglichen.
Eine Funktionsmatrix beantwortet „Was kann das System?". Die Frage, die nach drei Jahren Betrieb zählt, lautet: „Was kostet es mich, das System zu behalten — und was, es zu verlassen?"
Ein DMS-Vergleich ist erst dann einer, wenn sich die Anbieter irgendwo unterscheiden. Bei den Funktionen tun sie das kaum noch. Bei Eigentümer, Hosting, Preislogik und Exit sehr.
Deshalb haben wir unsere eigene Vergleichsseite bewusst auf Eckdaten reduziert: Wem gehört der Anbieter, wo laufen die Daten, wie wird verkauft, was steht öffentlich zum Preis. Mit Quellenverzeichnis, weil ein Vergleich von einem Anbieter ohne Belege nichts wert ist.
Die sieben Fragen, die in keiner Matrix stehen
Die folgenden Fragen habe ich über die Jahre aus Projekten gesammelt, in denen der Vergleich hinterher als Fehler galt. Keine davon steht in einem Standard-Leistungsverzeichnis.
1. Wer besitzt den Anbieter — und seit wann?
DocuWare gehört seit August 2019 zur japanischen Ricoh-Gruppe, Alfresco seit 2020 zu Hyland, hinter Hyland steht der Finanzinvestor Thoma Bravo. Das sind keine Vorwürfe. Aber ein Finanzinvestor kalkuliert anders als eine Familie in Gescher oder eine GmbH in Stuttgart.
Für Sie bedeutet Eigentümerwechsel meistens: neue Preisliste, neues Lizenzmodell, manchmal Abkündigung der On-Premises-Variante. Fragen Sie nach dem Eigentümer und schauen Sie ins Handelsregister. Dauert zehn Minuten.
2. Auf welcher Infrastruktur läuft die Cloud-Variante wirklich?
„Hosting in Deutschland" steht auf fast jeder Website. Die Frage dahinter: bei wem? Ein Rechenzentrum in Frankfurt, betrieben von einem US-Konzern, unterliegt dem CLOUD Act — Microsoft hat das 2025 in einer französischen Senatsanhörung selbst bestätigt. Wir haben das im CLOUD-Act-Artikel ausführlich aufgeschrieben.
Lassen Sie sich den Subunternehmer schriftlich nennen. Er steht ohnehin im Auftragsverarbeitungsvertrag — wenn Sie ihn nicht finden, ist das bereits eine Antwort. Wie wir es halten, steht auf der Hosting-Seite.
3. Was kostet ein aktiver Nutzer — und was ein passiver?
Hier trennt sich der Markt. Manche Anbieter rechnen pro Named User, manche pro Concurrent User, manche pro Modul plus Nutzer. Eine Kanzlei mit 30 Mitarbeitern und 400 Mandanten, die Dokumente abrufen, zahlt je nach Modell zwischen 10.800 und über 60.000 Euro im Jahr — für dieselbe Nutzung.
Wir haben uns für 360 Euro pro aktivem Bearbeiter und Jahr entschieden, Externe im Mandantenportal kostenlos, keine Einrichtungsgebühr. Das steht auf der Preisseite, weil ich es unseriös finde, wenn ein Anbieter für einen Listenpreis erst ein Angebot schreiben muss.
4. Welche Positionen stehen nicht im Angebot?
Ein Systemhaus-Angebot über 28.000 Euro für 40 Nutzer sieht auf den ersten Blick nach Lizenzen aus. Beim Nachrechnen sind es 11.000 Euro Lizenz und 17.000 Euro Dienstleistung: Einrichtung, Migration, Schulung, „Customizing". Und der Wartungsvertrag hängt an einem Index.
Verlangen Sie die vollständige Modulpreisliste, nicht das auf Ihren Bedarf zugeschnittene Angebot. Was nach der Unterschrift üblicherweise dazukommt, haben wir auf der Seite Was ein DMS wirklich kostet zusammengetragen.
5. Was kostet der Vollexport — Format, Frist, Preis?
Die wichtigste Frage, und sie wird fast nie gestellt, weil beim Einstieg niemand an den Ausstieg denkt. Ein DMS, aus dem Sie Ihre Dokumente nur einzeln per Download herausbekommen, hat Sie nach fünf Jahren und 300.000 Dokumenten fest im Griff.
Fragen Sie schriftlich: Bekomme ich alle Dokumente inklusive Metadaten, Versionen und Protokoll in einem offenen Format? Bis wann nach Kündigung? Zu welchem Preis? Wir haben das Thema im Artikel zum Vendor Lock-in und auf der Seite DMS wechseln vertieft.
6. Wer zwischen Ihnen und dem Hersteller sitzt
Direktvertrieb oder Partnermodell — beides hat Vorteile. Ein Partner vor Ort kann am Dienstagmorgen im Haus sein. Aber ein Partner lebt von Beratungstagen, nicht von Lizenzen. Jede Änderung an einem Ablagefeld wird damit potenziell zur Rechnungsposition.
Fragen Sie, welche Anpassungen Sie selbst vornehmen dürfen: Struktur, Felder, Rechte, Workflows. Die Antwort sagt mehr über die Folgekosten als jede Preisliste.
7. Wie lange dauert es, bis der erste Sachbearbeiter produktiv ist?
Nicht die Einführungsdauer im Projektplan, sondern die reale. Bei unseren Einführungen liegen wir zwischen zwei und acht Wochen, abhängig vom Migrationsvolumen. Ich kenne Projekte anderer Häuser mit 14 Monaten, bei denen das Team am Ende parallel weiter im Dateisystem gearbeitet hat.
Fragen Sie nach zwei Referenzen in Ihrer Größe — nicht nach den Logos auf der Website — und rufen Sie dort an. Fragen Sie nicht „Sind Sie zufrieden?", sondern „Was würden Sie beim zweiten Mal anders machen?".
Was von der Funktionsliste bleibt
Ganz verzichten sollten Sie auf Funktionskriterien nicht. Nur eben nicht 140, sondern die, bei denen sich Anbieter tatsächlich unterscheiden oder bei denen ein Nein das Projekt beendet. Aus meiner Erfahrung sind das:
- Revisionssichere Archivierung mit Protokoll, so dass die Anforderungen aus § 147 AO und den GoBD ohne Zusatzmodul erfüllt sind
- Ersetzendes Scannen mit einem Verfahren, das sich an der BSI-Richtlinie TR-RESISCAN orientiert — sonst bleibt der Papierkeller
- Scanner-Anbindung ohne Zusatzsoftware auf dem Gerät (Scan-to-FTP oder Hersteller-App), sonst wird jeder neue Kopierer zum Projekt
- Vollwertige Clients für Windows, Mac und Linux — auf der Mac-Frage scheitern noch immer erstaunlich viele Anbieter, wie heise bereits 2021 im Test festhielt
- REST-API und Webhooks, damit ERP, DATEV oder die Zeiterfassung anbindbar bleiben, ohne den Hersteller um Erlaubnis zu fragen
- Externer Zugriff für Mandanten, Kunden, Prüfer — und die Frage, ob dieser Zugriff Nutzerlizenzen kostet
Sechs Punkte. Wer diese sechs plus die sieben Fragen oben beantwortet hat, weiß mehr als die Tabelle mit 700 Feldern hergibt.
Wie der Vergleich in zwei Stunden geht
So habe ich es mit der Leiterin in Regensburg gemacht, nachdem die Excel-Tabelle beiseitelag:
- Die 140 Zeilen auf die sechs K.-o.-Funktionen oben kürzen. Rest streichen oder in einen „nice to have"-Anhang verschieben.
- Die sieben Fragen als E-Mail an jeden Anbieter schicken, mit Bitte um schriftliche Antwort binnen einer Woche. Wer nicht antwortet, hat geantwortet.
- Für jeden Anbieter Eigentümer und Hosting-Subunternehmer selbst nachschlagen — Handelsregister, Website, Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Eine Fünfjahresrechnung aufstellen: Lizenz, Dienstleistung, Wartungssteigerung, Exportkosten. Nicht das Angebot des ersten Jahres.
- Zwei Referenzen pro Anbieter anrufen, in der eigenen Größenklasse.
- Dann erst die Demo — und in der Demo den eigenen Vorgang durchspielen, nicht den vorbereiteten des Anbieters.
- Am Ende ein Blatt: pro Anbieter drei Zeilen, warum ja, warum nein.
In Regensburg blieben nach Schritt 2 noch drei Anbieter übrig. Zwei hatten auf die Exportfrage nicht geantwortet.
Fazit
Ich halte den Funktionsvergleich für das am meisten überschätzte Werkzeug in der DMS-Auswahl. Er fühlt sich gründlich an, weil er lang ist. Entscheidend ist er selten, weil sich die Anbieter dort nicht unterscheiden.
Die Unterschiede liegen in Eigentümer, Hosting, Preislogik, Exit und in der Frage, wer nach der Unterschrift für jede Kleinigkeit eine Rechnung schreibt. Das lässt sich in zwei Stunden klären. Und ja — dieselben Fragen dürfen Sie auch uns stellen. Manche Antworten stehen schon auf der Vergleichsseite, für den Rest reicht eine Nachricht.
