Kurz gesagt: Seit dem 1. Juli gilt das Vergabebeschleunigungsgesetz. Für Kommunen, die ein Dokumentenmanagement ausschreiben, ändert sich weniger an den Anforderungen als am Aufwand — und daran, wer überhaupt noch ein Angebot abgibt.
Anforderung 14: „erscheint im Postkorb des Sachbearbeiters"
Anfang August schickte mir die IT-Koordinatorin einer Gemeinde im Landkreis Ansbach ein Leistungsverzeichnis zur Durchsicht. 61 Anforderungen an ein DMS, die K.-o.-Kriterien fett gedruckt, Bewertung 70 Prozent Preis, 30 Prozent Leistung.
Anforderung 14 verlangte, dass eingehende Dokumente „im Postkorb des zuständigen Sachbearbeiters" erscheinen. Anforderung 22 wollte eine „Stempelfunktion" mit frei definierbaren Stempelfeldern.
Das sind keine Funktionsbeschreibungen. Das sind Begriffe aus den Handbüchern zweier bestimmter Hersteller.
Erfunden hatte die Gemeinde das LV nicht. Sie hatte es beim Nachbarlandkreis erfragt, der es wiederum von einem Beratungshaus hatte, das damals die Einführung eines konkreten Produkts begleitet hatte. So entstehen die meisten Leistungsverzeichnisse in diesem Land.
Was sich zum 1. Juli geändert hat
Das Vergabebeschleunigungsgesetz ist seit dem 1. Juli 2026 in Kraft. Die Bundesregierung rechnet mit einer jährlichen Entlastung von knapp 380 Millionen Euro — vor allem bei der Bürokratie rund um das Verfahren, nicht bei den Preisen.
Drei Punkte davon betreffen IT-Vergaben unmittelbar.
Eignung: erst die Eigenerklärung, die Nachweise später
Bisher lief es so: Ein mittelständischer Anbieter bekam für ein Projekt über 40.000 Euro eine Nachweisliste, die im Ausdruck vierzig Seiten füllte. Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Berufshaftpflicht, Referenzbestätigungen im Original.
Neu ist ein zweistufiges Verfahren: Zunächst genügt die Eigenerklärung, die belastbaren Fremdnachweise verlangt die Vergabestelle erst von den aussichtsreichen Bietern — nachzulesen in der Übersicht der Neuregelungen zu § 48 Abs. 2 VgV und § 42 VgV.
Dazu kommt die Klarstellung in § 122 GWB, dass Eignungskriterien verhältnismäßig sein müssen. Das ist für kleine Anbieter der wichtigere Satz.
Denn die Kriterien, an denen wir regelmäßig scheitern, haben mit Eignung wenig zu tun: „mindestens fünf Referenzen bei Kommunen mit über 500 Nutzern", „Mindestjahresumsatz 5 Millionen Euro", „zertifiziertes Support-Center mit 24/7-Besetzung". Für ein Rathaus mit 60 Arbeitsplätzen ist das nicht verhältnismäßig, sondern eine Vorentscheidung.
„Erschöpfend" ist gestrichen
In § 121 GWB muss die Leistungsbeschreibung nur noch eindeutig sein; die Anforderung, sie müsse auch erschöpfend sein, ist entfallen.
Ich halte das für die riskanteste Änderung des ganzen Pakets. Richtig verstanden heißt sie: Sie müssen nicht mehr jede Kleinigkeit vorwegnehmen, sondern das Ziel sauber beschreiben.
Falsch verstanden heißt sie: weniger Arbeit am LV. Und ein unsauberes LV bekommt man im Nachverhandeln nie wieder gerade.
Ein Leistungsverzeichnis wird nicht dadurch besser, dass es 61 Anforderungen hat. Es wird dadurch besser, dass mindestens drei Anbieter jede einzelne davon erfüllen können.
Der Losgrundsatz bleibt
Am Losgrundsatz in § 97a GWB hat sich für unsere Art von Vergaben nichts geändert — die neuen Ausnahmen zielen auf eilige Infrastrukturprojekte aus dem Sondervermögen, nicht auf Software für die Verwaltung.
Für DMS-Vergaben heißt das unverändert: Lizenzen, Hosting, Migration und Schulung gehören getrennt ausgeschrieben. Wer alles in einen Fünfjahresvertrag packt, hat den Vendor Lock-in vertraglich bestellt.
Woran Sie ein abgeschriebenes Leistungsverzeichnis erkennen
Sieben Muster, die mir in fast jedem übernommenen LV begegnen:
- Herstellerbegriffe statt Funktionen. „Postkorb", „Aktenschrank", „Stempel", „Ablagemappe" — das sind Produktnamen für Oberflächen-Elemente, keine Anforderungen.
- Anforderungen an die Bildschirmdarstellung. Wenn eine Trefferliste dreispaltig sein muss, hat jemand seinen Monitor beschrieben.
- Versionsnummern von Drittsoftware. „Kompatibel mit Microsoft Office 2019 und 2021" schließt Häuser aus, die längst weiter sind — und Anbieter, die über offene Formate arbeiten.
- Ein Bewertungsraster mit 30 Prozent Leistung. Bei 70 Prozent Preisgewichtung entscheidet der Preis, egal was in der Matrix steht.
- Referenzanforderungen, die auf die eigene Größe passen wie ein Anzug von der Stange. Fünf Referenzen mit je 500 Nutzern kann in Deutschland eine Handvoll Anbieter liefern.
- Keine einzige Zeile zum Datenexport. Der Ausstieg wird nicht beschrieben, weil im Quell-LV der Einstieg im Vordergrund stand.
- Die Laufzeit steht drin, die Verlängerungsoption nicht. Für die Schätzung des Auftragswerts zählt aber die gesamte Laufzeit inklusive Optionen.
Der zweite Punkt ist juristisch der gefährlichste. Die Vergabekammer des Bundes hat schon 2024 (VK 2-63/24) entschieden, dass auch verdeckt produktspezifische Ausschreibungen unzulässig sind — wenn die Summe der Anforderungen faktisch nur ein Produkt übrig lässt, hilft es nicht, dass kein Herstellername im Text steht. § 31 Abs. 6 VgV verlangt für die Ausnahme einen besonders belastbaren sachlichen Grund.
Dieselbe Anforderung, produktneutral formuliert
| So steht es oft im LV | So ist es angreifbar-frei |
|---|---|
| „Eingangspost erscheint im Postkorb des Sachbearbeiters" | „Eingehende Dokumente werden regelbasiert einem Bearbeiter oder einer Gruppe zur Bearbeitung zugewiesen; der Bearbeitungsstand ist nachvollziehbar." |
| „Stempelfunktion mit definierbaren Feldern" | „Dokumente können mit einem sichtbaren Bearbeitungsvermerk versehen werden, ohne dass das Originaldokument verändert wird." |
| „Mindestens 5 Referenzen mit über 500 Nutzern" | „Zwei Referenzen vergleichbarer Größenordnung aus der öffentlichen Verwaltung, Kontaktangabe für Rückfragen." |
Was ich Vergabestellen derzeit rate
- Prüfen Sie jede Anforderung mit einer Frage: Könnten mindestens drei Anbieter das erfüllen? Wenn nein, umformulieren oder streichen.
- Rechnen Sie den Auftragswert über die volle Laufzeit inklusive Optionen. Der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 216.000 Euro für Länder und Kommunen, für zentrale Bundesbehörden bei 140.000 Euro — beide Werte sind gegenüber 2025 leicht gesunken.
- Klären Sie die Vertragsform vor der Leistungsbeschreibung, nicht danach. Für SaaS sind die EVB-IT Cloud der Rahmen, für eigenen Betrieb die EVB-IT Überlassung. Das verschiebt die Haftung für Verfügbarkeit und Datensicherung erheblich.
- Machen Sie eine Markterkundung nach § 28 VgV, bevor Sie schreiben. Vier Gespräche mit vier Anbietern kosten einen Vormittag und ersparen ein LV, das nur einer beantworten kann.
- Fragen Sie den Konzernsitz des Anbieters ab, nicht nur den Serverstandort. Warum das ein Unterschied ist, steht in unserem Beitrag zum CLOUD Act.
- Nehmen Sie Export und Ausstieg mit ins LV: Vollexport in offenen Formaten, Metadaten und Ordnerstruktur inklusive, Frist und Kosten fixiert.
Wenn Sie das schriftlich brauchen: Auf unserer Seite DMS ausschreiben haben wir die Kriterien samt Formulierungshilfen zusammengestellt — bewusst so, dass die Seite auch dann nützlich ist, wenn am Ende ein anderer Anbieter den Zuschlag bekommt.
Und wenn Sie auf der anderen Seite sitzen
Bieter haben durch das neue Gesetz weniger Papierkram, aber nicht mehr Zeit. Wer eine unzulässige Vorgabe im LV findet, muss sie unverzüglich rügen — in der Praxis innerhalb weniger Tage nach Kenntnis. Wird die Rüge zurückgewiesen, bleiben nach § 160 GWB 15 Tage für den Nachprüfungsantrag.
Wir rügen selten. Meistens entscheiden wir uns dann einfach gegen das Angebot — was am Ende beiden Seiten nichts bringt, der Vergabestelle am wenigsten.
Fazit
Das Vergabebeschleunigungsgesetz nimmt Anbietern Nachweispapier ab und Vergabestellen ein Stück Formalismus. Was es nicht abnimmt, ist die inhaltliche Arbeit am Leistungsverzeichnis.
Ein DMS-Verfahren scheitert praktisch nie an einem Formfehler. Es scheitert daran, dass die Anforderungen von einem Produkt abgeschrieben wurden, das jemand anders vor sechs Jahren gekauft hat — und dass der Wettbewerb deshalb aus einem Anbieter besteht, der weiß, dass er allein ist.
Wenn Sie gerade an einem Leistungsverzeichnis für ein DMS sitzen und wissen wollen, welche Ihrer Anforderungen den Markt unnötig verengen: Melden Sie sich. Wir schauen uns das an — auch ohne Angebot am Ende, und auch dann, wenn wir selbst nicht bieten. Wie wir mit Kommunen und Verwaltungen arbeiten, steht auf der Seite öffentliche Verwaltung; worauf es nach dem Zuschlag ankommt, im Beitrag über Einführung und Migration.
