Kurz gesagt: Der Bundestag hat die Pflicht zur elektronischen Akte bei Gerichten von 2026 auf 2027 verschoben, per Opt-out sogar potenziell länger. Für Kanzleien klingt das nach Verschnaufpause. Ist es nicht. Es bedeutet zwei weitere Jahre Hybridbetrieb: digital raus über beA, Papier zurück vom Gericht.
Im Mai saß ich mit dem Kanzleimanager einer Sozietät in Osnabrück zusammen. Sechs Anwälte, zwei Rechtsanwaltsfachangestellte, Schwerpunkt Bau- und Arbeitsrecht. Einen Satz habe ich mir notiert: „Wir sind seit 2022 vollelektronisch — und drucken trotzdem jeden Tag."
Der Grund liegt auf jedem Schreibtisch der Kanzlei. Der Schriftsatz geht über das beA raus, sauber und fristwahrend. Was zurückkommt, ist oft Papier: ein Beschluss vom Amtsgericht, per Post, mit Eingangsstempel. Die Fachangestellte scannt ihn wieder ein. Medienbruch in beide Richtungen, jeden Tag.
Was der Bundestag Mitte November beschlossen hat
Am 13. November 2025 hat der Bundestag das Gesetz zur Verschiebung der E-Akte-Pflicht in der Justiz beschlossen. Ursprünglich sollte die elektronische Akte ab dem 1. Januar 2026 bundesweit bei allen Gerichten und Staatsanwaltschaften Pflicht sein.
Daraus wird nichts. Über eine Opt-out-Regelung bis zum 1. Januar 2027 dürfen Bund und Länder per Rechtsverordnung Zivil-, Straf- und Bußgeldakten auch nach 2026 weiter in Papierform führen. Die Einzelheiten stehen im Gesetzentwurf des Bundesjustizministeriums.
Der Deutsche Richterbund nennt das, was in Teilen der Justiz seit fast einem Jahrzehnt läuft, ungeschönt eine „Digital-Wüste". Und die Anwaltschaft reagiert genervt.
Die Anwaltschaft ist seit 2018 in Vorleistung digital, seit 2022 kommuniziert sie mit Gerichten nur noch über das beA. Der Anwaltverein bringt den Frust auf einen Satz: „Wie lang soll das noch dauern?"
Die Kanzlei ist digital, das Gericht nicht
Hier steckt der Denkfehler, den ich in Erstgesprächen oft höre: „Die E-Akte kommt erst 2027, wir haben also Zeit." Falsch. Die Pflicht betrifft die Gerichte, nicht Sie. Ihre Kanzlei ist längst zur digitalen Kommunikation verpflichtet — die aktive beA-Nutzungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2022.
Der Aufschub verlängert also nicht Ihre Schonfrist. Er verlängert den Zustand, in dem Sie digital senden und analog empfangen. Genau dieser Zwischenzustand ist der teure.
Warum Hybrid teurer ist als beide Reinformen
Eine reine Papierkanzlei hat ein System: den Aktenschrank. Eine durchgehend digitale Kanzlei hat auch eins: die e-Akte. Der Hybridbetrieb hat beides — und niemanden, der zuverlässig sagt, wo die aktuelle Fassung eines Dokuments liegt.
In der Praxis heißt das doppelte Ablage, doppelte Suche, doppelte Fehlerquelle. Die Fachangestellte druckt den beA-Eingang zur Sicherheit aus, weil die Akte ja auch physisch geführt wird. Und scannt den Papierrückläufer ein, weil man ihn digital finden will. Zwei Vorgänge für ein Dokument.
Das Detail, das die meisten übersehen: beA ist kein Archiv
Jetzt der Punkt aus dem Maschinenraum. Das beA ist ein Postfach, kein Dokumentenmanagement. Es transportiert Nachrichten — es archiviert sie nicht revisionssicher, und es ist nicht dafür gebaut, dass Sie fünf Jahre später eine bestimmte Zustellung wiederfinden.
Wer glaubt, seine Korrespondenz sei „im beA sicher", erlebt spätestens beim Postfachwechsel oder beim nächsten größeren Update eine Überraschung. Nachrichten müssen exportiert und in die Handakte überführt werden. Von Hand macht das keiner zuverlässig — und schon gar nicht lückenlos.
Die Aufbewahrung ist auch kein Kann. Nach § 50 BRAO müssen Sie die Handakte sechs Jahre nach Ende des Mandats aufbewahren. Elektronisch ist das zulässig, aber es muss nachweisbar und vollständig sein. Ein DMS mit revisionssicherer Archivierung leistet das, das beA nicht. Wie GoBD-konforme Archivierung technisch funktioniert, steht im Beitrag GoBD — was das wirklich bedeutet.
§ 43e BRAO: Warum die US-Cloud für Kanzleien tabu ist
Es gibt einen zweiten Grund, warum Anwälte bei der Software genauer hinschauen müssen als der durchschnittliche Mittelständler: das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB.
Wer als Kanzlei einen externen IT-Dienstleister einsetzt — und ein gehostetes DMS ist genau das —, muss § 43e BRAO einhalten. Der Dienstleistervertrag muss in Textform geschlossen sein und den Anbieter ausdrücklich zur Verschwiegenheit verpflichten, samt Belehrung über die strafrechtlichen Folgen eines Verstoßes.
Der entscheidende Halbsatz steht am Ende der Norm: Wird die Leistung im Ausland erbracht — im IT-Sektor der Normalfall —, muss ein „dem inländischen vergleichbarer" Geheimnisschutz gewährleistet sein. Bei einem US-Anbieter, der dem CLOUD Act unterliegt, ist das kaum sauber darstellbar. Warum das ein reales Problem ist, haben wir unter CLOUD Act gegen DSGVO auseinandergenommen.
Für Kanzleien ist deshalb nicht nebensächlich, wo die Akte liegt. Aktenplatz hostet ausschließlich in deutschen Rechenzentren — nicht als Marketing-Zeile, sondern weil § 43e das faktisch verlangt.
beA gegen DMS: zwei Werkzeuge, zwei Aufgaben
| beA | DMS (z. B. Aktenplatz) | |
|---|---|---|
| Zweck | sicherer Versand an Gerichte | Ablage, Suche, Archivierung |
| Aufbewahrung | nicht revisionssicher | GoBD-konform, § 50 BRAO |
| Wiederfinden nach Jahren | mühsam bis unmöglich | Volltextsuche mit OCR |
| Papierrückläufer | gar nicht abgedeckt | scannen, zuordnen, archivieren |
Das beA ersetzt kein DMS, und ein DMS ersetzt kein beA. Sie arbeiten zusammen — das eine transportiert, das andere verwahrt.
Was ich Kanzleien jetzt rate
Aus den Kanzleiprojekten der letzten Jahre hat sich diese Reihenfolge bewährt:
- Den Aufschub nicht als Pause lesen. Ihre Digitalpflicht läuft seit 2022, unabhängig von den Gerichten.
- beA-Eingänge automatisch archivieren. Jede Zustellung gehört in die Handakte, nicht ins Postfach.
- Den Papierrückläufer sofort digitalisieren. Scannen, dem richtigen Mandat zuordnen, Original nach Regel entsorgen — nicht stapeln.
- Eine führende Akte bestimmen. Digital oder Papier ist der Master, nicht beides. Doppelte Wahrheit ist der Anfang jeder Fristenpanne.
- Den Speicherort klären, bevor die erste Akte hochgeht. § 43e BRAO ist keine Empfehlung. Kein Hosting außerhalb der EU ohne belastbaren Geheimnisschutz.
- Das Mandantenportal mitdenken. Sichere Dokumentenübergabe an Mandanten ersetzt den unverschlüsselten E-Mail-Anhang — dafür gibt es das Mandantenportal.
- Klein anfangen. Ein Referat, vier Wochen Testlauf, dann ausrollen. Nicht die ganze Kanzlei über Nacht umstellen.
Fazit
Die Justiz hat sich zwei Jahre mehr Zeit genommen. Die Kanzlei hat sie nicht. Wer den Aufschub als Argument nimmt, beim eigenen Dokumentenmanagement weiter zu warten, verwechselt sein Postfach mit dem des Gerichts.
Der Hybridbetrieb bleibt uns bis mindestens 2027 erhalten, in manchen Ländern länger. Die Kanzleien, die gut durch diese Zeit kommen, sind nicht die mit der teuersten Software — sondern die, die genau wissen, wo jede Akte liegt und wer sie zuletzt angefasst hat.
Wenn Sie wissen wollen, ob Ihre Ablage einen Fristenstreit oder eine Kammerprüfung übersteht, schauen wir uns das ohne Verkaufsdruck an — sprechen Sie uns an.
