Kurz gesagt: Zum 31. Dezember 2026 endet die Befreiung von der Pflicht, Entgeltunterlagen elektronisch zu führen — ersatzlos. Ab Januar gilt § 8 der Beitragsverfahrensverordnung für jeden Arbeitgeber, vom Drei-Personen-Betrieb bis zum Konzern. Bleiben fünf Monate.
„Das macht doch der Steuerberater"
„Unser Lohn läuft komplett über die Kanzlei — dann betrifft uns das nicht." Diesen Satz habe ich allein im Juli dreimal gehört. Zuletzt von einem Elektro-Installationsbetrieb im Allgäu, 28 Mitarbeiter, dem die Deutsche Rentenversicherung gerade die Betriebsprüfung für Oktober angekündigt hatte.
Der Satz ist falsch. Die Kanzlei rechnet ab, ja. Aber die Unterlagen, die der Abrechnung beizufügen sind — Verträge, Bescheinigungen, Anträge —, liegen nicht in der Kanzlei. Sie liegen im Betrieb. In einem grauen Ordner mit der Aufschrift „Personal", zwischen Angeboten und Bauakten.
Genau dieser Ordner ist ab dem 1. Januar 2027 nicht mehr zulässig.
Was sich zum Jahreswechsel ändert
Die Pflicht ist alt — die Ausnahme stirbt
Die Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen steht seit 2022 in § 8 der Beitragsverfahrensverordnung. Fünf Jahre lang konnte sich jeder Arbeitgeber davon befreien lassen — ein Antrag beim Prüfdienst der Rentenversicherung genügte. Diese Befreiungsmöglichkeit läuft zum 31. Dezember 2026 aus, ersatzlos und ohne Verlängerungsoption.
Ich halte fünf Jahre Übergangsfrist für großzügig. Genutzt haben sie die wenigsten: Die meisten Betriebe, die ich berate, haben damals den Befreiungsantrag gestellt und das Thema anschließend beerdigt.
Geprüft wird ebenfalls digital
Parallel hat die Rentenversicherung ihr eigenes Verfahren umgebaut. Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) übermittelt der Arbeitgeber die Abrechnungsdaten vorab elektronisch; die Prüferin kommt mit konkreten Nachfragen statt mit dem Aktenwagen. Auch dort endet die Ausnahmeregelung mit dem Jahr 2026.
Das Zusammenspiel ist der eigentliche Punkt: Ab 2027 gleicht die Prüfsoftware die gemeldeten Daten maschinell ab und fordert gezielt die Belege an, die eine Auffälligkeit erklären sollen. Wer die dann erst im Keller suchen muss, verhandelt aus der Defensive.
Die Abrechnung ist längst digital. Die Beilagen nicht.
Die Lohnabrechnungen selbst sind selten das Problem — die fallen im Lohnprogramm ohnehin als PDF an, bei DATEV wie bei jedem anderen System. Der Engpass sind die Dokumente, die § 8 Abs. 2 BVV jeder Lohnakte zuordnet:
- Arbeitsverträge samt aller Änderungsvereinbarungen
- Befreiungsanträge von Minijobbern zur Rentenversicherung — mit dokumentiertem Eingangsdatum
- Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten, Semester für Semester
- Nachweise zur Elterneigenschaft für die Beitragszuschläge in der Pflegeversicherung
- Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnisse bei Beschäftigten aus Drittstaaten
- A1-Bescheinigungen und Entsende-Unterlagen
- Stundenaufzeichnungen für Minijobber und die Zeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz
Das Detail mit dem Eingangsdatum ist kein Formalismus. Beim Minijob entscheidet der Monat des Antragseingangs darüber, ab wann die Befreiung wirkt. Fehlt das Datum, unterstellen Prüfer im Zweifel Beitragspflicht — und rechnen nach. Ich habe eine Nachforderung über 4.000 Euro gesehen, weil der Zettel zwar existierte, aber niemand belegen konnte, wann er eingegangen war.
Die Anforderung lautet nicht „scannen Sie Ihre Ordner". Sie lautet: Jedes Dokument liegt als eigene Datei vor, ist einem Beschäftigten zugeordnet und bei der Prüfung unverzüglich lesbar.
Zulässig sind gängige Formate wie PDF, JPEG, PNG oder TIFF; die Details regeln die Gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherungsträger. Ein Sammelscan „Personalordner_Müller_komplett.pdf" mit 180 Seiten erfüllt die Vorgabe gerade nicht.
Warum das Netzlaufwerk nicht die Lösung ist
Der Reflex vieler Geschäftsführer: „Dann scannen wir eben alles auf den Server, Ordner ‚Personal', fertig." Formal mag das reichen. In der Praxis entstehen vier neue Probleme:
- Zugriffsschutz: In der Lohnakte stecken Gesundheitsdaten — Schwerbehindertennachweise, Bescheinigungen der Krankenkassen. Das sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Ein Laufwerk, auf das „die Verwaltung" pauschal Zugriff hat, ist dafür kein Ort.
- Vollständigkeit: Niemand merkt, dass bei 6 von 28 Beschäftigten die Änderungsvereinbarung fehlt — bis die Prüferin fragt.
- Fristen: Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des Jahres nach der letzten Betriebsprüfung aufzubewahren, danach sollten sie auch wieder gelöscht werden können. Ordnerstrukturen vergessen nichts. Auch nicht das, was sie vergessen müssten.
- Auffindbarkeit: „Unverzüglich lesbar" heißt im Prüfungstermin: Minuten, nicht Nachmittage.
In einem DMS mit granularer Rechteverwaltung und Fristenmanagement ist die Personalakte eine eigene Aktenstruktur: Lohnbüro und Geschäftsführung sehen sie, sonst niemand, und jeder Zugriff steht im Protokoll.
Der Austausch mit der Lohnkanzlei läuft dann nicht mehr über E-Mail-Anhänge, sondern über ein Mandantenportal — die Kanzlei greift auf genau die Akte zu, die sie braucht. Für Steuerberater, die Lohn für Dutzende Mandanten abrechnen, ist das ab 2027 ohnehin die einzige skalierbare Arbeitsweise: Wenn jeder Mandant seine Verträge anders ablegt, wird jede euBP-Nachfrage zur Telefonkette.
Fünf Monate sind genug — mit Plan
Aus den Projekten der letzten Jahre weiß ich: Die Umstellung ist kein IT-Großprojekt, aber sie braucht mehr als eine Dezemberwoche. Ein realistischer Fahrplan:
- August — Bestandsaufnahme. Je Beschäftigtem prüfen: Welche der oben genannten Unterlagen existieren, wo liegen sie — Papierordner, Kanzlei, Postfach? Eine simple Tabelle reicht, aber pro Person, nicht pauschal.
- September — Struktur und Zugriffsrechte festlegen. Eine Akte je Beschäftigtem, feste Unterkategorien, klare Regeln, wer was sieht. Hier entscheidet sich, ob das System zwei Jahre später noch stimmt.
- Oktober und November — Altbestand digitalisieren. Erst aktive Beschäftigte, dann Ausgeschiedene innerhalb der Aufbewahrungsfrist. Wer die Papierordner danach entsorgen will, sollte die Regeln zum ersetzenden Scannen kennen, bevor der Schredder läuft.
- Dezember — Probelauf. Drei Personalakten stichprobenartig gegen die Liste aus § 8 BVV halten und die Zeit stoppen, bis jedes Dokument auf dem Bildschirm ist. Länger als fünf Minuten? Dann nachbessern.
Fazit: Einmal ordentlich statt zweimal hektisch
Der Betrieb aus dem Allgäu hat übrigens Glück im Timing: Die Oktober-Prüfung läuft noch nach altem Muster, die Befreiung gilt bis Jahresende. Die nächste Prüfung kommt turnusgemäß 2030 — und dann vollständig elektronisch. Er stellt jetzt um, ohne Termindruck.
Diese Wahl haben Sie ab Januar nicht mehr. Meine Empfehlung ist unbequem, aber erprobt: Nutzen Sie die Pflicht als Anlass, die Personalablage einmal richtig zu bauen — mit Rechten, Fristen und sauberer Struktur — statt nur den Papierstapel in einen PDF-Stapel zu verwandeln. Der Aufwand ist fast derselbe. Das Ergebnis nicht.
Wenn Sie dafür einen Sparringspartner suchen, der mehr als hundert solcher Umstellungen begleitet hat: Melden Sie sich. Und ob Ihr Fall in fünf Monaten machbar ist, sage ich Ihnen im Erstgespräch ehrlich — auch, wenn die Antwort „nur mit Abstrichen" lautet.
