Homeoffice und Dokumentenzugriff: Was wirklich wichtig ist

Corona ist vorbei, Homeoffice ist geblieben. Bei den meisten Firmen, mit denen ich zu tun habe, arbeitet mindestens die Hälfte der Leute mindestens teilweise von zuhause.

Das klappt bei manchen gut, bei anderen weniger. Der Unterschied ist meistens: Können die Leute von zuhause an ihre Dokumente ran oder nicht?

VPN ist keine Lösung

Viele Firmen haben das mit VPN gelöst. Klingt gut: Mitarbeiter loggt sich von zuhause ein, ist dann praktisch im Firmennetzwerk. Kann auf alles zugreifen, was er auch im Büro hat.

Problem: VPN ist langsam. Und kompliziert. Und geht gerne mal nicht.

Ein Kunde hat mir letztens erzählt: Seine Leute verbringen die ersten 20 Minuten im Homeoffice damit, sich ins VPN einzuloggen. Erst VPN-Client starten. Dann Passwort. Dann Zwei-Faktor-Code. Dann ist die Verbindung weg. Nochmal von vorne.

Wenn's dann endlich läuft, ist alles lahm. Eine PDF öffnen dauert 10 Sekunden. Eine größere Datei runterladen – besser nebenbei was anderes machen.

Das frustriert. Und führt dazu, dass Leute lieber ins Büro fahren, obwohl sie eigentlich von zuhause arbeiten könnten.

Cloud ist besser (aber nicht irgendeine)

Die Alternative: Dokumente in der Cloud. Dann ist egal, ob du im Büro sitzt oder zuhause oder im Café. Internet hast du sowieso, also kommst du an deine Dateien ran.

Viele nutzen dafür Dropbox oder Google Drive. Geht, ist aber problematisch. Vor allem bei Kundendaten. Die Daten liegen dann auf Servern in den USA. Sagt die DSGVO nicht so gerne.

Gibt es aber auch anders: Cloud-Anbieter mit deutschen Servern. Da liegen Ihre Daten in Frankfurt oder München, nicht in Kalifornien. Macht rechtlich einen großen Unterschied.

Was man wirklich braucht

Aus meiner Erfahrung: Ein gutes Dokumentensystem für Homeoffice braucht drei Dinge.

Erstens: Schnell. Wenn ich auf eine Datei klicke, muss die sich öffnen. Nicht in 10 Sekunden. Sofort. Sonst nervt es.

Zweitens: Einfach. Keine komplizierten Logins. Keine VPN-Tänze. Browser auf, einloggen, fertig.

Drittens: Sicher. Die Daten müssen verschlüsselt sein. Und in Deutschland liegen. Nicht weil ich paranoid bin, sondern weil die DSGVO das so will.

Mobile Zugriff wird wichtiger

Was viele unterschätzen: Leute arbeiten nicht nur am Laptop zuhause. Die sind auch unterwegs. Beim Kunden. Im Zug. Auf der Baustelle.

Und dann brauchen sie Zugriff vom Handy. Nicht um große Dokumente zu bearbeiten – aber um mal schnell was nachzuschauen. Oder ein Foto von einem Beleg zu machen und direkt hochzuladen.

Ein Handwerker hat mir erzählt: Früher hat er Lieferscheine gesammelt, dann einmal die Woche alles ins Büro gebracht zum Einscannen. Jetzt fotografiert er die direkt auf der Baustelle mit dem Handy. Hochladen, fertig. Spart ihm Stunden.

Offline-Modus ist Gold wert

Ein Feature, das ich erst unterschätzt habe: Offline-Modus. Dass man Dokumente runterladen kann und dann auch ohne Internet dran arbeiten kann.

Klingt unwichtig in Zeiten von 5G und überall WLAN. Ist es aber nicht. Im Zug hat man oft kein Netz. In manchen Gebäuden auch nicht. Und wenn man im Flugzeug sitzt...

Wenn man dann offline an Dokumenten arbeiten kann, sie später synchronisieren – das ist super praktisch.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Was im Büro einfach ist: Man ruft den Kollegen rüber, beide schauen auf einen Bildschirm. Im Homeoffice geht das nicht.

Hilft, wenn das Dokumentensystem sowas wie „Teilen" kann. Link verschicken, Kollege kann drauf zugreifen. Oder gemeinsam reinschauen. Oder kommentieren.

Haben wir neulich bei einem Vertrag gemacht. Waren zu dritt am Durchgehen, jeder von woanders. Jeder konnte seine Anmerkungen direkt im System machen. War deutlich effizienter als E-Mail-Ping-Pong.

Sicherheit ohne Nerverei

Klar muss alles sicher sein. Verschlüsselung, sichere Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung – ist alles wichtig.

Aber es darf nicht nerven. Wenn sich Leute alle 5 Minuten neu einloggen müssen, dann speichern sie irgendwann das Passwort im Browser. Oder schreiben es auf einen Zettel. Und dann ist die ganze Sicherheit für die Katz.

Gute Balance: Zwei-Faktor beim ersten Login am Tag. Danach bleibt man für ein paar Stunden eingeloggt. Nicht für Wochen, aber auch nicht nur für 5 Minuten.

Was ich gelernt habe

Homeoffice klappt nicht automatisch. Man braucht die richtige Infrastruktur. Und die richtige Software.

Wenn Leute ständig Probleme haben, an ihre Dokumente zu kommen, dann arbeiten sie nicht effektiv. Dann verbringen sie mehr Zeit mit technischen Problemen als mit ihrer eigentlichen Arbeit.

Die gute Nachricht: Wenn es richtig eingerichtet ist, merkt man gar keinen Unterschied zwischen Büro und Homeoffice. Ist einfach egal, wo man sitzt.

Und das ist genau, wie es sein sollte.