Kurz gesagt: Seit dem 1. Juli 2026 kostet Microsoft 365 für Geschäftskunden je nach Plan 5 bis 33 Prozent mehr — die erste breite Preiserhöhung im Commercial-Bereich seit 2022. Begründet wird sie mit KI-Funktionen, die niemand bestellt hat. Ein guter Anlass, das eigene Abo-Modell grundsätzlich durchzurechnen.
Der Anruf am 2. Juli
Am Donnerstag nach dem Stichtag rief mich der kaufmännische Leiter eines Metallverarbeiters aus dem Landkreis Göppingen an. 140 Mitarbeiter, 60 davon mit Business-Standard-Lizenz, 80 in der Fertigung mit Frontline-Plänen. Sein Systemhaus hatte die Kalkulation für die Vertragsverlängerung im September geschickt.
Unterm Strich: gut 4.000 Euro mehr pro Jahr. Für dieselben Arbeitsplätze, dieselbe Nutzung, dieselben Prozesse. Seine Frage an mich war simpel: „Wofür genau zahlen wir das?"
Meine Antwort: für Copilot Chat in Word und Outlook, erweiterte Security-Features und neue Verwaltungswerkzeuge in Intune. Dinge, die von seinen 140 Leuten kaum jemand angefordert hat. Bestellt hat sie Microsoft — bezahlt werden sie von ihm.
Die Zahlen im Überblick
Zum 1. Juli 2026 hat Microsoft die Listenpreise für sieben von neun kommerziellen Plänen angehoben — für Neuverträge sofort, für Bestandskunden zur nächsten Verlängerung:
| Plan | Aufschlag |
|---|---|
| Business Basic | +16,7 % |
| Business Standard | +12 % |
| Office 365 E3 | +13 % |
| Microsoft 365 E5 | +5,3 % |
| Frontline F1 | +33 % |
| Business Premium | 0 % |
Es ist die erste breite Preiserhöhung für Geschäftskunden seit 2022. Die Euro-Endpreise hängen vom Lizenzweg ab — CSP-Händler oder Direktbezug, Jahresbindung oder monatlich.
Pikantes Detail: Im Februar hatte Microsoft die Euro-Preise noch um 7,4 Prozent gesenkt, als Ausgleich für den erstarkten Euro. Die Senkung war Mathematik. Die Juli-Erhöhung ist Strategie.
Sie zahlen für KI — ob Sie sie nutzen oder nicht
Microsoft begründet den Aufschlag mit über 1.100 neuen Funktionen seit der letzten Preisrunde, allen voran der Integration von Copilot Chat direkt in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Der „echte" Microsoft 365 Copilot bleibt trotzdem ein separates Add-on für rund 26 Euro pro Nutzer und Monat.
In IT-Kreisen wird die Frage nach dem Mehrwert bereits deutlich gestellt. Ich formuliere es schärfer: Das ist keine Preiserhöhung für gelieferte Leistung, sondern eine Umlage für Microsofts KI-Investitionen — verteilt auf alle Kunden, unabhängig davon, ob deren Sachbearbeiter jemals einen Prompt schreiben.
Wenn der Anbieter entscheidet, welche Funktionen Sie bekommen, entscheidet er auch, was Sie dafür zahlen. Das ist die Logik jedes Abo-Modells ohne realistische Ausstiegsoption.
Die eine Ausnahme: Business Premium
Auffällig ist, welcher Plan stabil bleibt: Business Premium, das Flaggschiff für den Mittelstand. Der Abstand zu Business Standard schrumpft damit — ein klassischer Upselling-Hebel. Wer ohnehin verlängern muss, greift „für ein paar Euro mehr" gleich zum größeren Paket.
So wächst der Warenkorb, ohne dass jemand aktiv etwas gekauft hat.
Das Detail aus dem Maschinenraum: Ihr Verlängerungsdatum ist bares Geld
Seit Microsofts Umstellung auf die „New Commerce Experience" gilt: Preisänderungen greifen nicht mitten in der Laufzeit, sondern zum Renewal. Wer seinen Jahresvertrag im Juni verlängert hat, zahlt noch zwölf Monate Alt-Preise. Wer im August dran ist, zahlt neu.
Einige CSP-Händler haben ihren Kunden im Frühjahr auffällig aktiv zu vorgezogenen Verlängerungen geraten. Die wussten, warum.
Flexibilität kostet 20 Prozent extra
Eine Eigenheit, die in kaum einer Kalkulation auftaucht: Monatlich kündbare Pläne kosten im NCE-Modell rund 20 Prozent Aufschlag gegenüber der Jahresbindung. Flexibilität ist bei Microsoft ein kostenpflichtiges Feature. Wer beides nicht auf dem Zettel hat — Renewal-Datum und Bindungsform — zahlt an zwei Stellen drauf.
Was das mit Ihrer Dokumentenablage zu tun hat
Jetzt der Punkt, der mich als Berater eigentlich beschäftigt. In vielen Unternehmen ist die komplette Dokumentenablage in SharePoint und OneDrive gewandert — „ist ja im Abo schon drin". Genau dieses Argument kippt gerade.
Die Ablage ist der Workload mit dem stärksten Lock-in. E-Mail-Postfächer lassen sich migrieren, Teams-Chats sind nach zwei Jahren egal. Aber zehn Jahre Verträge, Personalakten und Projektdokumentation ziehen nicht mal eben um. Wer seine Ablage im Abo hat, verhandelt bei jeder Preisrunde aus der schwächsten Position: Die Alternative wäre ein Datenumzug.
Wie so eine Migration abläuft — und was dabei schiefgeht — steht im Beitrag SharePoint-Migration: Lessons Learned. Die grundsätzliche Strategie gegen diese Abhängigkeit habe ich unter Vendor-Lock-in bei DMS-Systemen vermeiden beschrieben.
Zur Einordnung: Ein dediziertes DMS mit Festpreis pro aktivem Nutzer — bei uns 360 Euro im Jahr, externe Portalnutzer kostenlos — ist von Microsofts Preisrunden schlicht nicht betroffen. Der Vergleich mit den großen Plattform-Anbietern lohnt sich spätestens jetzt.
Vier Punkte für Ihre nächste Lizenzrunde
- Lizenzinventur vor dem Renewal. Ziehen Sie die SKU-Liste und gleichen Sie sie mit der Realität ab. In fast jedem Audit finden sich Lizenzen für längst Ausgeschiedene, Doppelzuweisungen und E3-Pläne bei Nutzern, die nur E-Mail brauchen.
- Verlängerungsdatum in den Kalender. 90 Tage vor dem Renewal ist der Moment, in dem Sie verhandeln können — danach nicht mehr.
- Frontline-Pläne kritisch prüfen. 33 Prozent Aufschlag für Fertigungsmitarbeiter, die vor allem Zeiten erfassen und Dokumente abrufen? Dafür gibt es passgenauere Werkzeuge, die keinen Office-Vollzugriff voraussetzen.
- Die Ablage entkoppeln. Dokumente in ein System mit eigenem, planbarem Preis — dann verliert die nächste Abo-Erhöhung ihren Schrecken, und der Office-Stack wird wieder verhandelbar. Wer weiter denken will: Auch beim Office-Paket selbst gibt es inzwischen souveräne Alternativen.
Fazit: Nicht kündigen — entkoppeln
Verstehen Sie mich nicht falsch: Microsoft baut gute Werkzeuge, und für viele Unternehmen bleibt M365 die richtige Basis. Mein Punkt ist ein anderer. Ein Abo, aus dem man faktisch nicht mehr herauskommt, ist kein Werkzeug mehr, sondern eine Steuer.
Der Göppinger Metallverarbeiter hat übrigens beides gemacht: Frontline-Lizenzen reduziert, Ablage ausgelagert. Seine September-Verlängerung wird trotz Preiserhöhung günstiger als der alte Vertrag. Das ist kein Einzelfall, sondern planbare Arbeit von vier bis sechs Wochen.
Wenn Sie vor Ihrer Verlängerung durchrechnen wollen, welche Workloads wirklich ins Abo gehören und welche nicht: Melden Sie sich. Die Analyse im Erstgespräch ist unverbindlich — und wenn sich die Entkopplung für Sie nicht rechnet, sage ich Ihnen auch das.
