Kurz gesagt: Nextcloud bleibt die souveräne Arbeitsebene, und wir synchronisieren selbst dorthin. Nur rechnet die Plattform bei Versionen und Papierkorb in Tagen und Wochen. Aufbewahrungsfristen rechnen in Jahren. Dazwischen liegt eine Entscheidung, die vor dem Rollout wenig kostet und danach viel.
Die Frage, die mir seit Juli dreimal gestellt wurde
Am 11. September saß ich bei einem Zweckverband in Mecklenburg. 160 Beschäftigte, Wasser und Abwasser, zwei Betriebsstellen. Der SharePoint war abgeschaltet, Nextcloud lief seit Mai, die Rückmeldungen aus den Fachbereichen waren besser als erwartet.
Dann kam seine Frage: „Wir haben jetzt eine Cloud, die uns gehört. Brauchen wir überhaupt noch ein Archiv?"
Für den größten Teil der Dateien nicht. Für etwa jede siebte schon.
Wir haben an dem Nachmittag grob durchgezählt: rund 1,4 Millionen Dateien im Bestand, davon aufbewahrungspflichtig die Eingangsrechnungen, Verträge mit Versorgern, Gebührenbescheide, Prüfberichte der Anlagen und die Personalunterlagen. Der Rest war Arbeitsmaterial — Entwürfe, Fotos von Baustellen, Besprechungsnotizen, dreimal dieselbe Präsentation.
Für das Arbeitsmaterial ist Nextcloud genau richtig. Für die anderen 15 Prozent gelten andere Spielregeln.
Warum gerade jetzt so viele umziehen
Mecklenburg-Vorpommern hat am 3. Juli angekündigt, die Landesverwaltung schrittweise von Microsoft zu lösen. 5.000 Beschäftigte sind von SharePoint auf Nextcloud umgestellt, langfristig sollen über 50.000 folgen, betrieben beim landeseigenen Dienstleister DVZ M-V. Finanzminister Heiko Geue nennt neben der Souveränität ausdrücklich die Kosten. Inzwischen steht auch Microsoft Office auf der Liste.
Schleswig-Holstein ist weiter. Dort arbeiten knapp 80 Prozent der Arbeitsplätze außerhalb der Steuerverwaltung mit LibreOffice, 44.000 Postfächer sind migriert, das Land beziffert die Einsparung auf über 15 Millionen Euro Lizenzkosten pro Jahr.
Und Ende September hat heise berichtet, dass die Niederlande einen eigenen Behördendesktop auf NixOS-Basis bauen — „MijnBureau", zusammengesetzt aus Nextcloud, Collabora, Element und OpenProject, derzeit im Test bei acht Kommunen.
Ich halte diese Entscheidungen für richtig, und zwar nicht aus Prinzip. Wer heute eine Ausschreibung schreibt, muss ohnehin erklären, wo die Daten liegen und wer darauf zugreifen kann — das haben wir im Beitrag zur Open-Source-Ausschreibung im öffentlichen Dienst aufgeschrieben. Und was sich 2026 alles „souverän" nennt, hat mit Souveränität nicht immer viel zu tun; die vier Stufen der EU-Kommission sind da ein nüchterner Prüfraster.
Was im Maschinenraum passiert, wenn eine Datei liegen bleibt
Jetzt zu den Standardwerten, die erfahrungsgemäß nicht einmal Administratoren auswendig kennen.
Versionen werden ausgedünnt — absichtlich
Nextcloud speichert Versionen nicht endlos. Die Voreinstellung versions_retention_obligation => 'auto' arbeitet nach einem festen Muster:
- in der ersten Sekunde eine Version
- in den ersten zehn Sekunden alle zwei Sekunden eine
- in der ersten Minute alle zehn Sekunden eine
- in der ersten Stunde eine pro Minute
- in den ersten 24 Stunden eine pro Stunde
- in den ersten 30 Tagen eine pro Tag
- danach eine pro Woche
Ein Hintergrund-Job räumt alle 30 Minuten auf. Dazu kommt eine Speichergrenze: Versionen dürfen höchstens die Hälfte des freien Platzes belegen, sonst fliegen die ältesten raus — erhalten bleiben mindestens die zwei jüngsten Fassungen.
Für eine Angebotsdatei, an der drei Leute gleichzeitig schreiben, ist das klug. Für einen Vertrag, dessen Fassung von 2019 2027 jemanden interessiert, ist es das Gegenteil.
Das ist kein Mangel. Eine Kollaborationsplattform, die jede Zwischenfassung zehn Jahre aufhebt, wäre eine schlechte Kollaborationsplattform.
Der Papierkorb ist kein Zwischenarchiv
Gelöschte Dateien liegen mindestens 30 Tage im Papierkorb, danach dürfen sie verschwinden, sobald Platz gebraucht wird. Bei gesetzten Quotas darf der Papierkorb bis zur Hälfte des verbleibenden Speichers wachsen; wird es eng, löscht das System die ältesten Einträge auch innerhalb der 30 Tage.
Im Nextcloud-Forum beantworten die Maintainer die Frage „Nextcloud als DMS einsetzbar?" seit Jahren entspannt und klar: Dateiablage ja, Aktenführung nein. Das ist ehrlicher als manches Vertriebsgespräch, das ich bei kommerziellen Anbietern erlebt habe.
Was das Finanzamt an dieser Stelle verlangt
Die GoBD sind an diesem Punkt ungewöhnlich eindeutig. In Randziffer 110 des BMF-Schreibens steht sinngemäß, dass die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderung der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, solange keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden.
Dateisystem heißt hier: jeder Ordnerbaum, auf dem Benutzer Schreibrechte haben. Ob der auf einem Windows-Server, auf einer US-Cloud oder auf Ihrer eigenen Nextcloud in Rostock liegt, ändert an dem Satz nichts. Das Hosting entscheidet über Souveränität, nicht über Unveränderbarkeit.
Dazu kommen die Fristen aus § 147 AO: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn für Jahresabschlüsse, sechs für Handelsbriefe. Gerechnet ab Ende des Jahres der letzten Eintragung — die Stelle, an der sich die meisten um ein Jahr verrechnen. Wie wir unseren eigenen Löschlauf fahren, steht im Beitrag zum Löschtermin.
Und dann braucht es noch ein Papier, das in Rollout-Projekten regelmäßig untergeht: die Verfahrensdokumentation. Ein Prüfer will nicht sehen, dass Sie etwas aufbewahren. Er will lesen, nach welchem Verfahren.
Die Trennlinie, die wir in jedem Projekt ziehen
| Nextcloud als Arbeitsebene | Archivebene im DMS | |
|---|---|---|
| Zweck | bearbeiten, teilen, kommentieren | aufbewahren, nachweisen, wiederfinden |
| Zeithorizont | Tage bis Monate | sechs, acht, zehn Jahre |
| Versionen | werden nach Muster ausgedünnt | vollständig und protokolliert |
| Ordnung | Ordnerbaum, von Menschen gepflegt | Metadaten, Aktenzeichen, Fristen |
| Löschen | der Nutzer entscheidet | die Löschregel entscheidet |
| Prüfersicht | kein Verfahrensnachweis | Audit-Trail und Verfahrensdokumentation |
Technisch ist das kein Entweder-oder. Bei uns läuft genau diese Kombination als Produkt: Aktenplatz synchronisiert ausgewählte Ordner bidirektional, die Beschäftigten arbeiten weiter in Nextcloud, archiviert wird die Fassung, die zählt. Wie das aussieht, steht auf der Seite zum Cloud-Archiv für Nextcloud; zusammen mit Euro-Office ergibt das einen Arbeitsplatz ohne US-Abhängigkeit.
Der teuerste Fehler ist nicht die falsche Plattform. Es ist der Rollout, nach dem niemand mehr sagen kann, welche Fassung die gültige war.
Vier Dinge, die vor dem Rollout geklärt sein sollten
- Zählen Sie den aufbewahrungspflichtigen Anteil. In den Projekten der letzten Jahre lag er zwischen 8 und 20 Prozent. Diese Zahl entscheidet über Aufwand und Lizenzen, nicht das Bauchgefühl.
- Definieren Sie den Übergabepunkt. Wann ist ein Dokument fertig — mit dem Versand, mit der Freigabe, mit der Zahlung? Ohne diese Festlegung wandert entweder alles ins Archiv oder nichts.
- Lesen Sie Ihre eigene Konfiguration.
versions_retention_obligationund die Papierkorb-Einstellung stehen in derconfig.php. Ich habe schon Verwaltungen gesehen, die glaubten, ihre Versionen lägen ewig. - Schreiben Sie die Verfahrensdokumentation während der Einführung. Hinterher rekonstruiert sie niemand, und für den Prüfer ist sie das eigentliche Dokument.
Für Kommunen und Zweckverbände kommt die vergaberechtliche Seite dazu — was dabei ins Leistungsverzeichnis gehört, steht auf unserer Seite für den öffentlichen Dienst und bei den Anwendungsfällen für Kommunen.
Fazit
Der Zweckverband in Mecklenburg bleibt bei Nextcloud. Daran gab es nie etwas zu rütteln, und ich hätte auch nichts anderes empfohlen.
Was sich geändert hat, ist die Erwartung an die Plattform. Sie ist jetzt die Ebene, auf der gearbeitet wird — und daneben steht eine zweite, auf der aufbewahrt wird. Beides zusammen kostet ihn weniger als der SharePoint vorher, ob gehostet in Deutschland oder auf eigener Hardware.
Wenn Sie gerade mitten in so einem Umzug stecken und die Frage nach dem Archiv noch offen ist: Schreiben Sie uns. Das Erstgespräch ist meistens ein Rechenvorgang und kein Verkaufsgespräch — und manchmal endet es damit, dass wir Ihnen von einem Projekt abraten.
