Kurz gesagt: Arbeitsspeicher hat sich seit September um 311 Prozent verteuert, Festplatten um 125, SSDs um 118. Die Hoster geben das weiter. Wer 2026 ein Dokumentenarchiv aufbaut, kauft Speicher zum schlechtesten Zeitpunkt seit Jahren ein.
„Können wir das Archiv nicht einfach kleiner machen?"
Vorletzte Woche rief mich der IT-Leiter eines Automobilzulieferers aus dem Raum Reutlingen an, 140 Mitarbeiter. Sein Hoster hatte ihm die Kalkulation für die Vertragsverlängerung im Oktober geschickt. Der Backup-Storage — bis dahin eine Position, über die nie jemand gesprochen hatte — kostet künftig fast das Doppelte.
Seine erste Idee: Archiv ausdünnen. Alte Scans löschen, Auflösung runterdrehen, Backup-Stände kürzen.
Von zweien dieser drei Punkte habe ich ihm abgeraten. Dann habe ich gefragt, wie viel seiner elf Terabyte überhaupt im Archiv liegen. Die Antwort kam zwei Tage später: 2,3.
Was seit September passiert ist
ComputerBase hat Mitte Juli nachgemessen: Gegenüber Mitte September 2025 sind RAM-Module im Schnitt um 311 Prozent teurer geworden, Festplatten um 125 Prozent, SSDs um 118. Eine Seagate Exos M mit 30 TB lag im September unter 600 Euro. Jetzt kostet sie 1.189.
Der Grund ist bekannt: KI-Rechenzentren kaufen den Markt leer. TrendForce meldete für das erste Quartal rund 60 Prozent höhere Kontraktpreise bei NAND-Flash, für das zweite noch einmal 70 bis 75 Prozent obendrauf. Enterprise-SSDs für Server machen inzwischen den Löwenanteil des Absatzes aus. Der Rest des Marktes bekommt, was übrig bleibt.
Bei den Hostern kommt das direkt an. Hetzner hat zum 15. Juni die Preise ein zweites Mal innerhalb von vier Monaten angehoben — in Deutschland im Schnitt um 99 Prozent, in den US-Standorten um 158. Ein CPX41 sprang von 38,99 auf 120,49 Euro im Monat.
Wir betreiben Aktenplatz selbst in Falkenstein und Nürnberg. Diese Rechnungen sehe ich also nicht nur bei Kunden.
Warum das erst mit Verzögerung wehtut
Hetzner hat Bestandsmaschinen ausgenommen, wie die meisten Anbieter. Wer 2024 bestellt hat, zahlt weiter den alten Preis. Teuer wird es bei Neubestellung, beim Vergrößern, beim Hardware-Refresh, bei der Verlängerung.
Das trifft ausgerechnet die Unternehmen, die gerade erst anfangen. Wer dieses Jahr ein DMS einführt, vierzig Jahre Papierarchiv digitalisiert und ein sauberes Backup aufbaut, bestellt seinen Speicher am Hochpunkt der Preiskurve.
Die Speicherkrise bestraft nicht den Bestand. Sie bestraft das Wachstum. Und Digitalisierung ist Wachstum.
Was mir in Angeboten seit dem Frühjahr auffällt: Storage wird aus dem Paketpreis herausgelöst und separat bepreist, gern mit einer Klausel zur jährlichen Anpassung. Schauen Sie nach, was bei Ihrem Anbieter im Preis enthalten ist und was das zusätzliche Terabyte kostet. Bei uns steht das aus gutem Grund offen auf der Preisseite. Dass Anbieter Preiserhöhungen inzwischen offensiv durchsetzen, war schon bei Microsofts Aufschlag im Juli zu sehen.
Was das für unsere eigenen Kunden heißt
Damit die Frage nicht offen im Raum steht: Wenn wir selbst in Falkenstein und Nürnberg mieten — geben wir das weiter?
Bisher nicht, und geplant ist es derzeit auch nicht. Es bleibt bei 360 Euro pro Nutzer und Jahr, 500 GB inklusive. Zusätzlicher Speicher kostet weiterhin 10 Euro je 100 GB im Monat. Lizenzpflichtig sind ohnehin nur aktive Bearbeiter — Mandanten, Kunden und Externe, die über das Mandantenportal Dokumente einreichen oder abrufen, zählen nicht mit. Sollte sich daran etwas ändern, erfährt das niemand aus der nächsten Rechnung, sondern vorher von uns.
Wichtiger als die Zusage ist mir allerdings, wie der Preis gebaut ist. Drei Punkte, die Sie bei jedem Anbieter prüfen sollten — bei uns genauso:
- Speicher ist kein eigener Vertragsposten. Genau die Konstruktion, die ich oben beschreibe — Storage aus dem Paket herausgelöst, dazu eine Klausel zur jährlichen Anpassung —, gibt es bei uns nicht. Es gibt eine Zahl für den Nutzer und eine für zusätzlichen Speicher, beide öffentlich.
- Sie mieten, statt am Hochpunkt zu kaufen. Das ist gerade der handfesteste Unterschied, und er hat nichts mit Cloud-Romantik zu tun: Wer jetzt eigene Hardware beschafft, bezahlt den Spitzenpreis einmal, vollständig und sofort — und schreibt ihn die nächsten fünf Jahre ab.
- Der Ausstieg ist vor dem Einstieg geklärt. Export in offenen Standardformaten, jederzeit, ohne Zusatzkosten. Die Frage nach den Exportkosten, die ich Ihnen weiter unten für Ihren jetzigen Anbieter ans Herz lege, sollten Sie uns genauso stellen — und zwar vor Vertragsschluss.
Was ich nicht behaupte: dass wir gegen den Markt immun wären. Wenn die Speicherpreise dauerhaft dort bleiben, wo sie heute stehen, wird das irgendwann jeder Anbieter in seiner Kalkulation wiederfinden. Der Unterschied liegt darin, ob es angekündigt und begründet wird — oder als „Anpassung" in einer Rechnung auftaucht, mit der man ohnehin nicht mehr verhandeln kann.
Wo die Terabytes wirklich herkommen
Zurück nach Reutlingen. Wir haben uns die elf Terabyte im Detail angesehen. Das Muster ist in fast jedem Mittelstandsbetrieb dasselbe.
Der Scanner steht auf 600 dpi Farbe
Das ist der billigste Hebel überhaupt, und kaum jemand nutzt ihn. Viele Multifunktionsgeräte kommen ab Werk mit einem Scan-to-Folder-Profil in 600 dpi Farbe. Niemand ändert das, weil sich mehr Auflösung nach mehr Qualität anfühlt.
Die BSI-Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) nennt für typische Dokumente 300 dpi als Regelwert. Farbe braucht es dort, wo Farbe Information trägt: Stempel, Unterschriften, farbige Anmerkungen im Vertrag. Beim Lieferschein trägt sie nichts.
Der Unterschied in Zahlen, gerechnet auf typische A4-Seiten:
| Einstellung | Größe pro Seite | 8.000 Seiten/Monat |
|---|---|---|
| 600 dpi Farbe | ca. 1,3 MB | ca. 125 GB/Jahr |
| 300 dpi Farbe | ca. 350 KB | ca. 34 GB/Jahr |
| 300 dpi Graustufen | ca. 120 KB | ca. 12 GB/Jahr |
Zehn Jahre Aufbewahrung, ein einziges falsch eingestelltes Profil — am Ende steht Faktor zehn auf der Speicherrechnung. Wie Sie Scanprozesse rechtssicher aufsetzen, steht in unserem Beitrag zum ersetzenden Scannen; die Geräteseite dazu unter Scanner-Anbindung.
Jede Datei existiert vier Mal
Der 12-MB-Anhang aus der Angebotsmail liegt im Postfach des Vertrieblers. Im Postfach der Kollegin in Kopie. Auf dem Fileserver unter „Projekte". Und im DMS. Dahinter dann noch dreißig Backup-Tagesstände.
Das ist der eigentliche Kostentreiber — nicht das Archiv, sondern die Parallelwelt daneben. In Reutlingen lagen 4,1 Terabyte auf einem Fileserver, bei dem niemand mehr sagen konnte, was da eigentlich drin steht.
Das Archiv ist kein Abstellraum
Das Video vom Firmenjubiläum 2019. Vierzig Baustellenfotos, von denen drei einen Mangel dokumentieren. Vierzehn Fassungen derselben Präsentation.
Nichts davon ist aufbewahrungspflichtig. Alles davon liegt in derselben teuren Speicherklasse wie die Ausgangsrechnungen.
Was ich Kunden gerade rate
- Scanprofile anfassen. Dreißig Minuten am Gerät, Wirkung über zehn Jahre. Der größte Effekt pro investierter Stunde.
- Vor der Migration entdoppeln, nicht danach. Wer den Fileserver 1:1 ins neue System kippt, kauft den Ballast mit — zum aktuellen Speicherpreis.
- Löschen, was gelöscht werden darf. Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO und § 257 HGB ist eine Untergrenze, kein Auftrag zum Horten. Was durch ist, darf raus — dokumentiert, nicht spontan. Die Regeln dazu stehen in der GoBD.
- Archiv und Arbeitsablage trennen. Revisionssichere Dokumente gehören auf schnellen, versionierten, gesicherten Speicher. Rohvideos und Fotoserien nicht.
- Den Vertrag lesen, bevor er sich verlängert. Was kostet das zusätzliche Terabyte, gibt es eine Anpassungsklausel, und was kostet der vollständige Export, wenn Sie gehen wollen?
- Nicht auf sinkende Preise warten. Ein Teil der Marktbeobachter erwartet den Höhepunkt erst 2027 und Entspannung ab 2028. Planen Sie mit dem heutigen Preis.
- In Seiten rechnen, nicht in Gigabyte. „Wir brauchen 12 TB" ist keine Anforderung. „Wir scannen 8.000 Seiten im Monat und bewahren zehn Jahre auf" ist eine.
Wovon ich abrate
Panisch löschen. Im Frühjahr hat eine Kanzlei Handakten aus 2019 entsorgt, weil „die zehn Jahre ja bald rum sind". Waren sie nicht. Speicherpreise sind ein Kostenthema und kein Grund, Fristen kreativ auszulegen.
Jetzt in den eigenen Serverraum ziehen. Diese Rechnung ging schon vorher selten auf, und gerade ist sie besonders schlecht: Sie kaufen die Hardware auf dem Höhepunkt der Preiskurve, komplett und sofort, statt sie monatlich zu mieten.
Und wegen vierzig Euro den Anbieter wechseln. Wenn der Preisunterschied daher kommt, dass beim Billiganbieter der Auftragsverarbeitungsvertrag fehlt oder der Serverstandort im Nebel liegt, haben Sie nichts gespart. Worauf es beim Hosting ankommt, haben wir zusammengeschrieben.
Was am Ende blieb
Nach der Aufräumaktion sind aus elf Terabyte 6,4 geworden — ohne dass ein einziges aufbewahrungspflichtiges Dokument gelöscht wurde. Zwei Drittel der Ersparnis kamen aus Dubletten und Rohdaten, ein Drittel aus dem neuen Scanprofil.
Die Preiserhöhung seines Hosters kommt trotzdem. Sie tut nur weniger weh.
Wer dieses Jahr ein Archiv aufbaut, sollte die Speicherfrage nicht ans Ende des Projekts stellen. Sie gehört an den Anfang, zusammen mit der Frage, was überhaupt aufbewahrt werden muss. Welche Funktionen dabei helfen und wie viel Volumen realistisch zusammenkommt, rechnen wir gern an Ihren echten Zahlen durch — sprechen Sie uns an.
