Kurz gesagt: Im Herbst beschließen viele Eigentümergemeinschaften einen neuen Verwalter zum Jahreswechsel. Rechtlich ist die Übergabe der Unterlagen klar geregelt, in der Praxis scheitert sie fast immer an denselben Stellen. Das hat selten mit bösem Willen zu tun, meistens mit der Ablage.
Elf Kartons und ein USB-Stick
Anfang September rief mich eine Verwalterin aus Augsburg an. Ihr Büro hat 1.400 Einheiten und zum 1. Januar drei neue Gemeinschaften übernommen. Aus der ersten kam die Übergabe schon im Sommer: elf Umzugskartons, ein USB-Stick und ein Übergabeprotokoll mit dem Satz „Unterlagen vollständig übergeben".
Auf dem Stick lag eine Datensicherung der Verwaltersoftware des Vorgängers. Ein anderes Programm als ihres, also nicht zu öffnen. Die Beschluss-Sammlung war ein Word-Dokument, das 2019 endete. Die Beschlüsse danach standen in den Protokollen, die Protokolle in den Kartons.
Ihre Frage an mich: Ist das normal? Leider ja.
Warum dieser Herbst mehr Wechsel bringt
Heute endet in Berlin der Deutsche Verwaltertag 2026, und die Branche redet dort vor allem über eine Zahl. Laut VDIV-Branchenbarometer 2026 sind gut 62 Prozent der Verwaltungen überlastet. Mehr als die Hälfte bekommt offene Stellen nicht besetzt.
Die Verwaltungen reagieren darauf mit Aussortieren:
- 57,1 Prozent wollen sich von zeitintensiven Objekten trennen.
- 49,5 Prozent wollen unrentable Mandate abgeben.
- 45,9 Prozent haben mehr als die Hälfte der WEG-Anfragen abgelehnt oder mit einem abschreckenden Angebot beantwortet.
- Gut ein Fünftel plant eine Mindestgröße, im Schnitt rund 16 Einheiten.
Für Eigentümergemeinschaften ist die Folge absehbar: Viele müssen sich einen neuen Verwalter suchen, ob sie wollen oder nicht. Nach § 26 WEG kann ein Verwalter jederzeit abberufen werden, der Vertrag endet spätestens sechs Monate später. Die Versammlungen im Herbst sind der klassische Zeitpunkt für einen Wechsel zum 1. Januar.
Jede Gemeinschaft, die eine Verwaltung abgibt, wird zu einer Übergabe, die eine andere Verwaltung annehmen muss. Die Qualität der Ablage entscheidet, ob das einen Tag dauert oder ein Quartal.
Was übergeben werden muss — und was daraus folgt
Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft
Die Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht dem Verwalter. Er verwahrt sie nur treuhänderisch. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung gibt es nicht, darauf weist der VDIV seit Jahren hin. Rechtlich ist die Übergabe eine Holschuld: Der neue Verwalter holt ab.
Was das Gesetz nicht regelt, ist das Format. Was Ihr Vorgänger selbst am Rechner angelegt hat, muss er Ihnen auf einem Datenträger mitgeben. Ob Sie die Dateien dann auch öffnen können, steht nirgends.
Die Beschluss-Sammlung ist das heikelste Dokument
§ 24 Abs. 7 und 8 WEG verlangt eine Beschluss-Sammlung, geführt vom Verwalter. Die Einträge müssen fortlaufend nummeriert und „unverzüglich" erledigt werden, Anfechtungen und Aufhebungen werden vermerkt. Das gilt für alle Beschlüsse seit dem 1. Juli 2007.
Fehlt ein Beschluss, weiß der Nachfolger nicht, was gilt. Die Sonderumlage für das Dach, die Kostenverteilung für den Aufzug, die Genehmigung der Wallbox in der Tiefgarage. In Augsburg fehlten sechs Jahre.
Der Nachfolger schreibt die Abrechnung des Vorgängers
Das überrascht fast jeden Eigentümer: Nach einem Urteil des BGH von 2018 (V ZR 89/17) muss die Jahresabrechnung der Verwalter erstellen, der im Amt ist, wenn die Abrechnungspflicht entsteht. Beim Wechsel zum 1. Januar ist das der neue Verwalter.
Er rechnet also ein Jahr ab, das er nicht betreut hat, mit Belegen, die er nicht gesammelt hat. Liegen die Belege nur in Kartons, beginnt sein erstes Jahr mit Sortierarbeit.
Jeder Eigentümer darf ab Tag eins nachfragen
Nach § 18 Abs. 4 WEG kann jeder Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Das Recht gilt ab dem ersten Arbeitstag der neuen Verwaltung, nicht erst nach der Einarbeitung. Wer dann sagen muss „das liegt noch in einem Karton", fängt schlecht an.
Wo digitale Übergaben tatsächlich scheitern
Eine digitale Übergabe ist nicht automatisch eine gute. Diese Fehler sehe ich immer wieder:
- Datensicherung im Format der Verwaltersoftware. Sie lässt sich nur mit demselben Programm öffnen, oft sogar nur mit derselben Version.
- Scans ohne Namen. 4.000 Dateien namens
Scan_0001.pdfbisScan_4000.pdf, sortiert nach Scandatum statt nach Objekt. - Verträge im persönlichen Postfach. Die Wartungsverträge für Heizung und Aufzug hingen als Anhang in der E-Mail eines Sachbearbeiters, der die Firma längst verlassen hat.
- Keine E-Mail-Liste der Eigentümer. Seit der WEG-Reform genügt für die Einladung die Textform. Wer keine Liste mit E-Mail-Adressen übergibt, lässt den Nachfolger das erste Mal wieder per Post einladen.
- Beschluss-Sammlung als lose Datei, gepflegt von Hand, ohne Verweis auf das zugehörige Protokoll.
- Technische Unterlagen in der Handakte des Hausmeisters. Pläne, Schließanlagenbuch, Prüfberichte der Rauchwarnmelder.
Keiner dieser Punkte hat mit dem Gesetz zu tun. Alle haben mit der Frage zu tun, wo ein Dokument abgelegt wurde, als es ankam.
Wie eine Übergabe in einem Tag aussieht
Die Verwalterin aus Augsburg hat bei den anderen beiden Gemeinschaften einen anderen Weg vereinbart, und er hat funktioniert. Der Kern: Die Objektakte existiert unabhängig von der Buchhaltungssoftware.
Die Verwaltersoftware bleibt für Buchhaltung, Wirtschaftsplan und Abrechnung zuständig. Ein Dokumentenmanagement ersetzt sie nicht, es hält die Dokumente daneben: pro Objekt eine Akte, darin Beschlüsse, Protokolle, Verträge, Belege, technische Unterlagen. Wie wir das aufbauen, steht unter DMS für Immobilienverwaltungen.
Was die abgebende Verwaltung davon hat
Wer 2026 Mandate abgibt, will das schnell erledigen. Eine Objektakte mit sauberem Aktenplan lässt sich vollständig exportieren, mit Ordnerstruktur und als Dateien, die jedes System lesen kann. Keine elf Kartons, kein Streit über Vollständigkeit, kein Anwaltsschreiben ein halbes Jahr später.
Was die übernehmende Verwaltung davon hat
Sie übernimmt die Akte, prüft sie gegen die Beschluss-Sammlung und kann am 2. Januar Einsichtsanfragen beantworten. Die Belege für die Abrechnung des Vorjahres sind durchsuchbar statt verpackt.
Den Eigentümern und dem Beirat, der die Jahresabrechnung prüft, gibt sie Zugriff über ein Portal für externe Nutzer. Bei uns sind diese Zugänge kostenlos, auch bei 80 Eigentümern pro Gemeinschaft.
Die Beschluss-Sammlung gehört nicht in eine Word-Datei. Sie gehört neben die Protokolle, aus denen sie entstanden ist.
Was Sie vor dem 31. Dezember erledigen sollten
Wenn Ihre Gemeinschaft oder Ihre Verwaltung zum Jahreswechsel wechselt, gehen Sie diese Punkte jetzt durch, nicht im Januar:
- Beschluss-Sammlung abgleichen. Jeder Beschluss seit 2007 mit Nummer, Datum und Verweis auf das Protokoll. Lücken jetzt schließen, solange der Vorgänger noch erreichbar ist.
- Exportformat schriftlich vereinbaren. PDF für Dokumente, CSV für Stammdaten und Kontenstände, keine proprietäre Datensicherung als einzige Kopie.
- Verträge aus Postfächern holen. Wartung, Versicherung, Energie, Hausmeister, Reinigung. Jede Laufzeit und Kündigungsfrist in der Objektakte.
- Belege des laufenden Jahres getrennt übergeben. Der Nachfolger braucht sie für die Abrechnung, und zwar vollständig.
- Eigentümerliste mit Kontaktdaten übergeben, inklusive E-Mail-Adressen für Einladungen in Textform.
- Technische Unterlagen einsammeln, auch die beim Hausmeister.
- Übergabeprotokoll mit Inhaltsverzeichnis statt Ordnerzahl. „14 Ordner" belegt nichts. Eine Liste der Dokumentarten pro Jahr schon.
Wer das DMS auf Verwalterseite gerade selbst wechselt, findet den Ablauf unter DMS wechseln. Und warum ein vollständiger Export vor Vertragsschluss geklärt sein sollte, habe ich im Beitrag zum DMS-Anbieter-Vergleich beschrieben.
Fazit
Die Verwalterbranche sortiert gerade aus, und das ist nachvollziehbar. 29,12 Euro pro Einheit und Monat decken bei vielen Gemeinschaften die Arbeit nicht mehr. Nur landet jedes abgegebene Mandat bei jemandem, der am 2. Januar Fragen beantworten und eine fremde Jahresabrechnung schreiben muss.
Die Augsburger Verwalterin hat die elf Kartons inzwischen gescannt. Drei Wochen, eine Aushilfe, rund 2.600 Euro. Die Beschlüsse von 2020 bis 2025 hat sie aus den Protokollen nachgetragen. Bei den beiden anderen Gemeinschaften war nach einem Nachmittag alles da.
Wenn Sie vor einem Wechsel stehen, auf welcher Seite auch immer, und wissen möchten, wie eine Objektakte für die Übergabe aussehen kann: Schreiben Sie mir. Eine halbe Stunde reicht meist, um die Lücken zu finden.
