Was ins Leistungsverzeichnis gehört, welche Eignungskriterien tragen und welche Klausel am häufigsten fehlt. Geschrieben für Kolleginnen und Kollegen, die eine Vergabe vorbereiten – nicht als Werbung für uns.
Nicht am Preis, sondern an Anforderungen, die zu spät gestellt wurden.
Fordern Sie: Serverstandort ausschließlich EU, benannte Unterauftragnehmer, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Löschkonzept mit Fristen.
Ein Anbieter mit US-Mutterkonzern kann trotz EU-Rechenzentrum dem CLOUD Act unterliegen. Fragen Sie den Konzernsitz ab, nicht nur den Serverstandort.
Fordern Sie: Unveränderbare Ablage, lückenloses Protokoll aller Zugriffe, Aufbewahrungsfristen je Dokumentart, Exportformat für die Prüfung.
Die technischen Funktionen allein genügen nicht — verlangen Sie die Herstellerangaben zur Verfahrensdokumentation gleich mit.
Fordern Sie: Lizenzen, Hosting, Migration und Schulung getrennt ausschreiben.
Ein Vollvertrag über fünf Jahre bindet Sie an einen Anbieter. Getrennte Lose erhalten den Wettbewerb und senken das Risiko beim Wechsel.
Fordern Sie: Vollexport in offenen Formaten, Frist und Kosten vertraglich fixiert, Herausgabe der Metadaten und Ordnerstruktur.
Ohne diese Klausel wird der Wechsel zum Vergabehindernis — und die nächste Ausschreibung zur Formsache.
Unser Leitfaden für DMS-Vergaben enthält die Kriterien als Prüfraster, inklusive Souveränitätsmatrix und Formulierungshilfen für die Leistungsbeschreibung.
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