Rechtssichere Dokumentenablage. Ihr Steuerberater wird Sie lieben.
Rechtssichere Dokumentenablage für Ihre Geschäftsunterlagen - Ihr Steuerberater wird Sie lieben! Einfache, GoBD-konforme Ablage aller Dokumente mit automatischer Archivierung von Rechnungen, strukturierten Workflows und automatischer Übermittlung an Ihren Steuerberater.
Wenn Sie Belege schnell brauchen
Ein Wasserschaden in der Firma. Die Versicherung fordert Nachweise über die beschädigten Geräte und Möbel – mit Kaufdatum, Rechnungen, Garantieunterlagen. Oder: Ein Rechtsstreit mit einem Lieferanten. Ihr Anwalt braucht alle Verträge, Bestellungen und Lieferscheine der letzten zwei Jahre. Oder ganz alltäglich: Ein Kunde reklamiert nach Monaten, Sie müssen nachweisen, wann und was geliefert wurde.
Das Problem? Die Belege liegen verstreut in E-Mail-Postfächern, verschiedenen Ordnern, manche nur ausgedruckt, andere längst gelöscht. Die Suche kostet Stunden. Im schlimmsten Fall finden Sie wichtige Dokumente gar nicht mehr – und verlieren dadurch Geld oder Rechtsansprüche. Selbst wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten: Für Versicherungsfälle, Rechtsstreitigkeiten oder Reklamationen müssen Sie selbst Belege liefern können – und das schnell.
Eine strukturierte, durchsuchbare Dokumentenablage ist nicht nur Pflicht für die Buchhaltung, sondern schützt Ihr Unternehmen im Ernstfall. Wenn alle Rechnungen, E-Mails und Verträge automatisch archiviert und jederzeit abrufbar sind, haben Sie bei jedem Anlass die richtigen Unterlagen griffbereit.
Die Lösung: Einfach starten. Wachsen wenn Sie bereit sind.
Aktenplatz wächst mit Ihren Anforderungen. Starten Sie mit einfacher Dokumentenablage – oder nutzen Sie von Anfang an strukturierte Workflows.
Einfacher Start
Perfekt für den Einstieg: Dokumente ablegen, automatisch archivieren, jederzeit durchsuchbar. Keine Workflows, keine Freigaben – einfach nur ordentliche, rechtssichere Ablage.
- Automatische E-Mail-Archivierung
- Dokumenten-Upload & Scan
- Volltextsuche über alle Dokumente
- GoBD-konforme Ablage
- Übermittlung an Steuerberater
Wenn Sie mehr brauchen
Aktivieren Sie Workflows, wenn Ihre Prozesse wachsen: Strukturierte Freigaben, Zuständigkeiten, Vertretungen und automatisches Fristen-Tracking.
- Workflow-Management (Prüfung → Freigabe)
- Zuständigkeiten & Vertretungen
- Automatisches Fristen-Tracking
- Mehrstufige Freigabeprozesse
- Integration in Ihre Geschäftsprozesse
Sie entscheiden. Nutzen Sie Aktenplatz als einfache Dokumentenablage – oder bauen Sie strukturierte Workflows auf, wenn Ihr Unternehmen wächst. Alles in einem System.
Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden automatisch erkannt und revisionssicher archiviert. Sowohl PDF-Anhänge als auch E-Rechnungen im XRechnung-Format werden verarbeitet.
Vollständige Unterstützung für elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) und klassische PDF-Rechnungen. Alle Formate werden GoBD-konform gespeichert und können jederzeit abgerufen werden.
Auch Papierrechnungen können einfach eingescannt und im System abgelegt werden. Die OCR-Texterkennung macht alle Dokumente durchsuchbar und erleichtert das Auffinden.
Eingangsrechnungen durchlaufen einen strukturierten Workflow: Erfassung, Prüfung, Freigabe. Jeder Schritt kann verschiedenen Mitarbeitern zugeordnet werden.
Definieren Sie klare Zuständigkeiten für jeden Workflow-Schritt. Bei Urlaub oder Krankheit übernehmen Vertretungen automatisch die Aufgaben – keine Rechnung bleibt liegen.
Behalten Sie Zahlungsfristen, Skonto-Deadlines und andere wichtige Termine im Blick. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Frist übersehen wird.
Nach erfolgter Freigabe werden Belege automatisch an Ihren Steuerberater übermittelt. Schnell, sicher und ohne manuellen Aufwand.
GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung aller Geschäftsdokumente. Erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen für die Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen.
Workflow-Management für Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen werden nicht einfach nur abgelegt – sie durchlaufen einen strukturierten Workflow mit klaren Zuständigkeiten.
Rechnung geht ein (E-Mail, Scan, Upload)
Zuständiger Mitarbeiter prüft Rechnung
Geschäftsführung gibt Rechnung frei
Automatischer Versand an Steuerberater
Vertretungsregelungen
Definieren Sie für jeden Mitarbeiter eine Vertretung. Bei Urlaub oder Krankheit werden Aufgaben automatisch an den Vertreter weitergeleitet. Keine Rechnung bleibt liegen, keine Frist wird übersehen.
Fristen-Tracking
Das System überwacht automatisch alle Fristen: Zahlungsfristen, Skonto-Deadlines, Widerspruchsfristen. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Sie keine wichtige Frist verpassen.
Schnittstellen zu allen wichtigen Steuerberater-Lösungen
Nach der Freigabe werden Ihre Belege automatisch an Ihren Steuerberater übermittelt. Aktenplatz integriert sich nahtlos mit allen gängigen Kanzlei-Softwarelösungen.
Unternehmen online
Nahtlose Integration mit der führenden Steuerberater-Plattform DATEV. Belege werden direkt in Ihre DATEV-Umgebung übertragen.
Software Innovation
Anbindung an Simba Software Innovation für den automatisierten Datenaustausch mit Ihrer Steuerberatungskanzlei.
OneClick
Schnittstelle zu ADDISON OneClick für die direkte Übermittlung von Belegen und Dokumenten an Ihren Steuerberater.
Integration mit Lexware-Produkten für einen reibungslosen Workflow zwischen Ihrer Buchhaltung und dem Steuerberater.
Verbindung zu SAGE-Systemen für automatisierten Belegaustausch und revisionssichere Dokumentation.
Unternehmensportal
Schnittstelle zu Agenda von ADDISON für die professionelle Zusammenarbeit mit Ihrer Kanzlei.
Software
Anbindung an Diamant-Systeme für den sicheren und effizienten Datenaustausch mit Steuerberatern.