01
Vertrag prüfen, bevor Sie irgendetwas anderes tun
Laufzeitende und Kündigungsfrist bestimmen den Zeitplan. Der einzige Schritt mit einem Datum — der Fristenrechner nennt Ihnen den Tag.
Wechsel
Ein DMS ersetzen, ohne die Nachweiskette zu verlieren
Der Wechsel scheitert selten an der Technik. Er scheitert an einer verpassten Frist und an einem Export, der weniger enthält als erwartet.
Woran Sie merken, dass es Zeit wird
Einzelne Punkte sind Alltag. Drei oder mehr heißt: Sie tragen die Kosten längst — in Arbeitszeit statt auf der Rechnung.
- Eine Änderung an der Aktenstruktur dauert Wochen.
- Sie zahlen für Funktionen, die niemand benutzt.
- Die Suche findet nichts ohne den genauen Dateinamen.
- Neue Mitarbeitende brauchen eine Schulung, um ein Dokument abzulegen.
- Bei Rückfragen landen Sie beim Systemhaus, nicht beim Hersteller.
- Sie wollten schon wechseln und haben es verschoben.
Der Ablauf in fünf Schritten
Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tempo. Schritt eins hat ein Datum.
02
Klären, was ein Vollexport umfasst
Ohne Metadaten, Struktur und Vorgangsverknüpfung migrieren Sie einen Dateihaufen ohne Ordnung. Format und Umfang schriftlich bestätigen lassen.
03
Aussortieren, bevor Sie umziehen
Der häufigste Fehler ist die Übernahme eins zu eins. Was die Aufbewahrungsfrist hinter sich hat, darf weg — dokumentiert.
04
Struktur neu festlegen, nicht nachbauen
Die alte Struktur ist gewachsen, nicht entworfen. Ein Umzug ist die einzige Gelegenheit, das zu korrigieren.
05
Parallelbetrieb einplanen
Das Altsystem bleibt lesend verfügbar, bis der Bestand geprüft ist. Der harte Schnitt am Wochenende erzeugt die Panik, an der Projekte scheitern.
Schritt 2 und 3
Altbestände kommen als Akten an, nicht als Dateihaufen
Der Import legt aus einer CSV fertige Akten an. Die Kodierung wählen Sie selbst — damit Umlaute aus dem Altsystem nicht unterwegs kaputtgehen.
- CSV per Drag-and-drop
- Kodierung wählbar, etwa UTF-8
- Alte Akten wahlweise archivieren
Nachweiskette
Nach dem Umzug lückenlos protokolliert
Uploads, Downloads, Löschungen, Berechtigungs- und Statusänderungen werden getrennt protokolliert — bis hin zu S3-Zugriffen und Object-Lock-Replikationen.
- Zeitraum 24 Stunden bis 90 Tage
- Nach Vorgangsart filterbar
- Als CSV auswertbar
Was Sie das aktuelle System heute kostet — ohne Rechnung
Der Teil, der nirgends gebucht wird. Vier Größen, die zusammen meist über den Lizenzkosten liegen.
01
Wie lange dauert es, ein Dokument von vor drei Jahren zu finden?
Und wie oft kommt das pro Woche vor, über alle Beteiligten?
02
Wie viele Wochen vergehen für eine Änderung an der Aktenstruktur?
Vom Wunsch bis zur Umsetzung, inklusive Abstimmung mit dem Dienstleister.
03
Wie viele Personen legen an der Software vorbei ab?
Eigene Ordner, Mailpostfach, lokale Kopien — der ehrlichste Indikator für Akzeptanz.
04
Wie lange bräuchten Sie für eine Betriebsprüfung?
Nicht theoretisch: die letzte Prüfung, in Personentagen.
Summe
Wir nennen hier bewusst keine Prozentzahl aus einer Studie. Ihre eigene Zahl ist belastbarer — und intern nicht wegzudiskutieren.
Was in den nächsten sechs bis zwölf Monaten passiert
Auch dann, wenn Sie nichts entscheiden. Nichtstun ist ebenfalls eine Entscheidung — sie wird nur nicht protokolliert.
Der Vertrag verlängert sich, vermutlich stillschweigend
Der einzige Punkt mit festem Datum. Verpasst heißt nicht vertagt, sondern für eine volle Periode entschieden.
Der Bestand wächst um ein weiteres Jahr
Mehr Dokumente, mehr Fristen, mehr Verknüpfungen. Nicht komplizierter, aber größer — und Aufwand kostet Personentage.
Das Wissen über die alte Struktur verteilt sich schlechter
Meist weiß eine Person, warum die Ablage so aussieht. Scheidet sie aus, wird aus der Migration eine Rekonstruktion.
Und was es mit Ihnen macht
Der Teil, der in keinem Angebot steht, weil er sich nicht beziffern lässt.
Sie sind die Person, die weiß, wo etwas liegt. Bequem für alle anderen, ein Risiko für Sie.
Bei jeder Prüfung sitzen Sie im Raum und erklären, warum die Unterlage nicht sofort da ist.
Zweimal angesprochen, zweimal vertagt. Beim dritten Mal lautet die Frage, warum nicht früher.
Sie tragen ein System, das jemand anderes ausgewählt hat — möglicherweise vor Ihrer Zeit.
Warum Aufschieben die teurere Variante ist
Der Umzug wird größer, nicht schwieriger.
Jedes Jahr bringt mehr Dokumente, mehr laufende Fristen, mehr Abhängigkeiten — abgerechnet in Personentagen.
Die Frist entscheidet vor den Funktionen.
Eine verpasste Frist verschiebt die Entscheidung um eine volle Periode. Deshalb fragen wir im Erstgespräch zuerst nach dem Laufzeitende.
Und die unbequeme Variante der Ehrlichkeit: Wenn sich der Wechsel bei Ihnen nicht rechnet, sagen wir das. Wir haben vier Projekte abgesagt und darüber geschrieben, warum.
Von welchen Systemen Unternehmen zu uns wechseln
Am häufigsten von gewachsenen Netzlaufwerken und von SharePoint, daneben von DocuWare, ELO und d.velop. Für diese vier gibt es eigene Seiten — belegt aus öffentlichen Quellen.