Dokumentenmanagement für Lausanne
Lausanne verbindet Spitzenforschung, internationale Sportverbände und Medtech am Genfersee – Organisationen mit vielfältigen Nachweis- und Archivpflichten.
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Dokumentenmanagement in Lausanne: die Ausgangslage
Lausanne verbindet Spitzenforschung, internationale Sportverbände und Medtech am Genfersee. Diese Organisationen haben vielfältige Nachweis- und Archivpflichten.
Aktenplatz bündelt Projekt-, Antrags- und Vertragsunterlagen zentral, macht sie per Volltextsuche auffindbar und archiviert revisionssicher nach OR/GeBüV – gehostet in einem Schweizer Rechenzentrum.
Ob mittelständischer Betrieb, Kanzlei, Praxis oder Verwaltung – in Lausanne entstehen täglich Verträge, Rechnungen, Personal- und Projektunterlagen. Aktenplatz führt diese an einem zentralen Ort zusammen, erkennt jeden Beleg per OCR-Volltexterkennung und legt ihn revisionssicher nach OR/GeBüV ab. Statt Aktenordner zu durchsuchen oder verschachtelte Netzlaufwerke zu durchforsten, finden Ihre Mitarbeitenden jedes Dokument in Sekunden – und eingehende Post wird automatisch der richtigen Akte zugeordnet.
DMS für die Leitbranchen in Lausanne
Lausanne wird geprägt von Forschung & Hochschulen, Sportverbände, Medtech, Weinwirtschaft. Für diese Branchen ist Aktenplatz besonders passend – hier finden Sie die konkreten Lösungen:
Was in den Leitbranchen von Lausanne an Dokumenten anfällt
Jede Branche bringt eigene Nachweispflichten mit. Was das für die Ablage bedeutet:
Forschung & Hochschulen
Berufungsunterlagen, Promotionsakten und Drittmittelnachweise unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsregeln.
Fristen hängen an der Aktenart. Was ausgesondert werden darf, wird dokumentiert ausgesondert statt vergessen.
Sportverbände
Mitgliedsdaten, Lizenzen, Schiedsrichteransetzungen und Zuwendungsnachweise fallen im Jahresrhythmus an.
Ehrenamtliche finden eine vorgegebene Struktur vor. Beim Wechsel im Vorstand bleibt das Wissen im System.
Medtech
Technische Dokumentation, Risikomanagementakten und Post-Market-Berichte sind fortlaufend zu pflegen.
Die Produktakte bleibt über den gesamten Lebenszyklus vollständig und prüfbar.
Weinwirtschaft
Kellerbuch, Analysezertifikate, Etikettenfreigaben und Ausfuhrpapiere sind gesetzlich vorgeschrieben.
Nachweise je Jahrgang und Partie bleiben vollständig. Bei Kontrollen zählt die geordnete Ablage, nicht der Ordnerstapel.
Datenschutz in der Schweiz
Für Unternehmen in Lausanne ist die zuständige Aufsichtsbehörde Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB). Aktenplatz ist auf genau diese Anforderungen ausgelegt:
- Hosting in einem Rechenzentrum in der Schweiz.
- revisionssicher nach OR/GeBüV, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Bei einer Prüfung durch EDÖB ist belegbar, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat.
Service vor Ort in Lausanne
Aktenplatz läuft zentral und gehostet, eine lokale Installation gibt es nicht. Wünschen Sie einen Ansprechpartner in der Region Lausanne, vermitteln wir über unser Partnernetzwerk aus IT-Systemhäusern und Beratungen.
Wie eine Einführung in Lausanne abläuft
Erstgespräch, Aktenstruktur festlegen, Bereitstellung (Hosting in der Schweiz), optionale Datenübernahme, Schulung, Go-Live mit Begleitung. Den vollständigen Ablauf samt Aufwänden beschreibt unser Consulting-Team.
Aktenplatz in Waadt
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