140 Funktionen · Schritt für Schritt

Alle Funktionen von Aktenplatz

Jede Funktion als Foto-Story: Sehen Sie Schritt für Schritt, wie was funktioniert – von der Akte über Dokumente und Aufgaben bis zum Kundenportal.

Funktionsübersicht (9)Anmeldung (2)Projekt (14)Projekteinstellungen (14)Akte (21)Aufgabe & Ereignis (9)Dokumente & Dateien (9)Office-Integrationen (6)Kontakte (8)Mails (6)Apps (13)Nutzerprofil (14)Arbeitszeiterfassung (4)Weitere Einstellungen (5)Kundenportal (6)

Funktionsübersicht

Aufgaben
12 Bilder· 3 Schritte

Aufgaben

Funktionsübersicht Aufgaben: Aufgaben pro Akte anlegen, zuweisen, überwachen, Vorlagen nutzen und Zeit erfassen – mit Links zu allen Detail-Anleitungen.

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Die Akte im Detail
10 Bilder· 3 Schritte

Die Akte im Detail

Funktionsübersicht „Die Akte im Detail“: Registerkarten (Infos, Anhänge, Notizen, Kontakte, Beziehungen, Mail), Felder, Priorität, QR-Code und Archivierung.

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Dokumente, Dateien & Viewer
8 Bilder· 3 Schritte

Dokumente, Dateien & Viewer

Funktionsübersicht Dokumente, Dateien & Viewer: PDF- und Office-Viewer (Word, Excel, PowerPoint), OCR, Anhänge, Verknüpfungen und WebDAV.

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Kalender, Termine & Kontakte
7 Bilder· 3 Schritte

Kalender, Termine & Kontakte

Funktionsübersicht Kalender, Termine & Kontakte: Termine anlegen, Kategorien und Kalender-Einstellungen, Kontakte und Kontaktgruppen verwalten.

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Mails
5 Bilder· 3 Schritte

Mails

Funktionsübersicht Mails: Postfächer per IMAP/Microsoft 365 einbinden, Mails den Akten zuordnen, filtern und verwalten – mit allen Detail-Anleitungen.

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Nutzerkonto & Einstellungen
7 Bilder· 3 Schritte

Nutzerkonto & Einstellungen

Funktionsübersicht Nutzerkonto & Einstellungen: Profil, E-Mail, Passwort/MFA, Sprache, Drucker, Wochenstunden, Benachrichtigungen und WebDAV.

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Projekte, Ansichten & Ablagen
7 Bilder· 3 Schritte

Projekte, Ansichten & Ablagen

Funktionsübersicht Projekte, Ansichten & Ablagen: Projekte anlegen und duplizieren, Board-, Tabellen-, Kalender- und Dateien-Ansicht, Ablagen organisieren.

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Projekteinstellungen & Integrationen
8 Bilder· 3 Schritte

Projekteinstellungen & Integrationen

Funktionsübersicht Projekteinstellungen: Details, Benutzer & Rollen, Felder, Hauptakten, Kategorien, Kalender, Vorlagen, Mail, Backup und Blob-Speicher.

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Zeiterfassung & Meine Arbeit
6 Bilder· 3 Schritte

Zeiterfassung & Meine Arbeit

Funktionsübersicht Zeiterfassung & Meine Arbeit: Stechuhr, Wochenkalender, Urlaub und Feiertage, Freigaben, Überstunden und Auswertungen.

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Projekt

Akten filtern & sortieren
3 Bilder· 3 Schritte

Akten filtern & sortieren

Über die Toolbar jeder Projektansicht Akten schnell durchsuchen, mit „Vor kurzem bearbeitet" und „Nur meine Akten" filtern und die Reihenfolge festlegen.

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Aktenübergreifende Dateien hinzufügen
3 Bilder· 3 Schritte

Aktenübergreifende Dateien hinzufügen

Projektweite Dateien im Bereich „Globale Akten“ hochladen und in Ordnern sortieren: über das Dateien-Symbol öffnen und per „Hochladen“ hinzufügen.

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Ansichten wechseln
5 Bilder· 3 Schritte

Ansichten wechseln

Zwischen den Projekt-Ansichten in Aktenplatz wechseln: Board, Tabelle, Kalender, Dateien und Mails – dieselben Akten in verschiedenen Darstellungen.

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Automatisierungen
3 Bilder· 2 Schritte

Automatisierungen

Automatisierungen in Aktenplatz: bei Auslösern wie dem Verschieben einer Akte automatisch Aktionen ausführen – Regel in den Projekteinstellungen anlegen.

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Ein Fach ausblenden
3 Bilder· 3 Schritte

Ein Fach ausblenden

Eine Ablage in Aktenplatz ausblenden und wieder einblenden – über die Spaltenauswahl mit dem Augen-Symbol.

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Ein Projekt duplizieren
3 Bilder· 2 Schritte

Ein Projekt duplizieren

Ein bestehendes Projekt in Aktenplatz duplizieren – Struktur, Ablagen, Felder und Einstellungen als Kopie oder Vorlage übernehmen.

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Ein Projekt erstellen
5 Bilder· 3 Schritte

Ein Projekt erstellen

Schritt für Schritt ein Projekt in Aktenplatz anlegen: Vorlage wählen, benennen, Team einladen und das Projekt öffnen.

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Gemeinsame Nutzung
3 Bilder· 3 Schritte

Gemeinsame Nutzung

Aktenplatz im Team nutzen: Mitglieder einladen, Rollen (Eigentümer/Gast/nur Dateianhänge) vergeben und Gruppen verwalten.

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Globale Akten in Akten verschieben
3 Bilder· 3 Schritte

Globale Akten in Akten verschieben

Globale (projektweite) Dateien einer Akte zuordnen: in der Dateien-Ansicht die Datei anhaken, das Verschieben-Symbol anklicken und Ziel-Akte wählen.

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Hinzufügen eines Ablagefaches
3 Bilder· 3 Schritte

Hinzufügen eines Ablagefaches

Eine Ablage (Board-Spalte) in Aktenplatz anlegen: Titel eingeben, speichern und weitere Ablagen hinzufügen.

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Projekt Einstellungen
3 Bilder· 2 Schritte

Projekt Einstellungen

Die Projekteinstellungen öffnen und überblicken: über das Zahnrad erreichbar, gegliedert in Allgemein, Sicherheit, Akten, Dateien und Automatisierung.

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Verschieben einer Akte in ein anderes Projekt
3 Bilder· 3 Schritte

Verschieben einer Akte in ein anderes Projekt

Eine Akte in ein anderes Projekt verschieben: im „…“-Menü auf „In anderes Projekt verschieben“ klicken und Zielprojekt und optional die Ablage wählen.

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Verschieben von Akten
3 Bilder· 3 Schritte

Verschieben von Akten

Akten innerhalb eines Projekts per Drag & Drop von einem Ablagefach in ein anderes verschieben: Akte greifen, ins Zielfach ziehen und dort ablegen.

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Verwaltung der Ablage
3 Bilder· 3 Schritte

Verwaltung der Ablage

Ablagen in Aktenplatz verwalten: umbenennen, einfärben, Sichtbarkeit beschränken, minimieren und löschen.

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Projekteinstellungen

Aktentitel zusammensetzen
3 Bilder· 3 Schritte

Aktentitel zusammensetzen

Aktentitel automatisch zusammensetzen: in den Projekteinstellungen unter „Titel“ Felder als Präfixe hinzufügen, anordnen, Zeilenumbrüche setzen und speichern.

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Automatisierung
3 Bilder· 3 Schritte

Automatisierung

Automatisierungsregeln anlegen: in den Projekteinstellungen unter „Regeln“ einen Auslöser (z. B. Akte verschoben) und eine Aktion (E-Mail) festlegen.

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Backups
3 Bilder· 3 Schritte

Backups

Tägliche Backups aktivieren: in den Projekteinstellungen unter „Backup“ auf „Projekt jetzt sichern“ klicken – danach laufen automatische Sicherungen.

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Benutzer hinzufügen
3 Bilder· 3 Schritte

Benutzer hinzufügen

Benutzer zu einem Projekt einladen: in den Projekteinstellungen unter „Benutzer“ per „+“ E-Mail eingeben, Rolle (Gast/Inhaber) wählen und speichern.

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Das Audit-Log lesen
3 Bilder· 3 Schritte

Das Audit-Log lesen

Sicherheits- und Compliance-Aktivitäten eines Projekts nachvollziehen: Zeitraum wählen, nach Ereignistyp filtern und als CSV exportieren.

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Datei-Anhänge
3 Bilder· 3 Schritte

Datei-Anhänge

Datei-Vorlagen im Projekt anlegen: in den Projekteinstellungen unter „Vorlagen“ leere Word-/Excel-/PowerPoint-Vorlagen nutzen oder eigene hochladen.

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Dokumentstatus & Tags einrichten
3 Bilder· 3 Schritte

Dokumentstatus & Tags einrichten

Zentrale, farbige Status und Tags für Dokumente (und optional Akten) anlegen und die Zeitraum-Spalte für Dateien einblenden.

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Einstellungen für Blob-Speicher
3 Bilder· 3 Schritte

Einstellungen für Blob-Speicher

Projekt mit eigenem S3-kompatiblem Blob-Speicher verbinden: in den Projekteinstellungen unter „Blob-Speicher“ URL, Zugangsdaten und Bucket eintragen.

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Felder spezifizieren
3 Bilder· 3 Schritte

Felder spezifizieren

Benutzerdefinierte Felder für Akten anlegen: in den Projekteinstellungen unter „Felder“ per „+“ einen Feldtyp (Text, Datum, Labels, Menü) wählen.

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Hauptakten anlegen
3 Bilder· 3 Schritte

Hauptakten anlegen

Standard-Hauptakten festlegen: in den Projekteinstellungen unter „Hauptakten“ eine übergeordnete Akte anlegen, unter der neue Akten einsortiert werden.

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Kalender Einstellungen
3 Bilder· 3 Schritte

Kalender Einstellungen

Kalender- und Termineinstellungen eines Projekts festlegen: Zeitzone, angezeigter Zeitbereich, Feiertage, SMS-Erinnerungen und Abwesenheiten.

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Kategorien hinzufügen
3 Bilder· 3 Schritte

Kategorien hinzufügen

Eine Kategorie in den Projekteinstellungen anlegen: Name und Farbe wählen. Kategorien gelten für Termine und Akten.

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Mail-Zuweisungseinstellungen
3 Bilder· 3 Schritte

Mail-Zuweisungseinstellungen

Eingehende Mails per Regeln Akten zuordnen: unter Projekteinstellungen → Mail → Mail-Zuweisungseinstellungen Regelzeilen mit Und/Oder-Logik anlegen.

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Mails
3 Bilder· 3 Schritte

Mails

Die Mail-Seite der Projekteinstellungen: SMTP-Server, Projekt-E-Mail-Adressen, externe Konten per IMAP/POP3/M365-Journal, Microsoft-365-Sync und DATEV.

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Akte

Akten-Anhänge
4 Bilder· 2 Schritte

Akten-Anhänge

Dateien und Dokumente über den Reiter „Anhänge“ zu einer Akte hochladen – per Button oder Drag & Drop.

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Akten-Pilot
3 Bilder· 3 Schritte

Akten-Pilot

Gescannte Dokumente aus den globalen Akten mit dem Akten-Pilot per OCR und Schlagworten in die richtigen Akten einsortieren.

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Aktenspalten ausblenden
3 Bilder· 2 Schritte

Aktenspalten ausblenden

In der Tabellen-Ansicht einzelne Spalten über das Spalten-Symbol und die Augen-Symbole aus- und einblenden.

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Aktentitel
3 Bilder· 2 Schritte

Aktentitel

Den Titel einer Akte im Reiter „Informationen“ bearbeiten oder projektweit automatisch aus Feldern zusammensetzen.

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Anzeige von Aktendetails
4 Bilder· 3 Schritte

Anzeige von Aktendetails

Die Detailansicht einer Akte: Registerkarten (Informationen, Anhänge, Notizen, Kontakte, Beziehungen, Mail), Kopfbereich und Aktionen.

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Anzeigen einer Akte
3 Bilder· 2 Schritte

Anzeigen einer Akte

Über den Board-Filter nur die dir zugewiesenen Akten anzeigen („Nur meine Akten“) oder nach Personen filtern.

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Archivieren einer Akte
3 Bilder· 2 Schritte

Archivieren einer Akte

Eine abgeschlossene Akte über das Archiv-Symbol archivieren – sie wird nicht gelöscht und bleibt im Archiv abrufbar.

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Beziehungen & Beziehungsgraph
3 Bilder· 2 Schritte

Beziehungen & Beziehungsgraph

Akten als über- oder untergeordnet verknüpfen und den Beziehungsgraphen anzeigen – über den Tab „Beziehungen".

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Eine CSV-Datei importieren
3 Bilder· 2 Schritte

Eine CSV-Datei importieren

Viele Akten auf einmal aus einer CSV-Datei anlegen: Import über die Seitenleiste, Optionen setzen und Datei ablegen.

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Erinnerung an einer Akte setzen
3 Bilder· 1 Schritte

Erinnerung an einer Akte setzen

An einer Akte eine Erinnerung setzen: „Erinnerung einstellen", Ausführungszeitpunkt wählen und speichern.

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Erstellen einer Akte
3 Bilder· 3 Schritte

Erstellen einer Akte

Eine Akte in einer Ablage anlegen: Formular ausfüllen und die Akte als Karte auf dem Board erstellen.

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Erstellungslink generieren (URL generieren)
3 Bilder· 1 Schritte

Erstellungslink generieren (URL generieren)

Über das „…"-Menü einer Akte eine URL generieren – einen Link zur Akte zum Kopieren und Weitergeben. Plus weitere Menü-Aktionen.

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Felder
3 Bilder· 2 Schritte

Felder

Die Felder einer Akte im Reiter „Informationen“: Basisfelder (Titel, Priorität, Ablage) und individuelle Felder ausfüllen.

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Kommentare an einer Akte
3 Bilder· 1 Schritte

Kommentare an einer Akte

An einer Akte Kommentare hinterlassen: Kommentar hinzufügen (Taste M), bearbeiten, löschen und beantworten – für Absprachen im Team.

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Kontakte einer Akte zuordnen
4 Bilder· 2 Schritte

Kontakte einer Akte zuordnen

Vorhandene Kontakte über den Reiter „Kontakte“ einer Akte zuweisen oder direkt neue Kontakte anlegen.

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Kürzlich aktualisierte Akten anzeigen
3 Bilder· 2 Schritte

Kürzlich aktualisierte Akten anzeigen

Zuletzt geänderte Akten schnell finden: über den Board-Filter „Vor kurzem bearbeitet“ alle kürzlich aktualisierten Akten eines Projekts anzeigen.

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Notizen zu einer Akte
3 Bilder· 2 Schritte

Notizen zu einer Akte

Notizen zu einer Akte erfassen: im Reiter „Notizen“ Text zur Akte festhalten und die Notizen zur besseren Übersicht in mehrere Seiten gliedern.

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QR Code drucken
3 Bilder· 2 Schritte

QR Code drucken

Ein QR-Code-Etikett für eine Akte drucken – über das „…“-Menü „QR-Code Label drucken“, Anzahl wählen und drucken.

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Über- und Untergeordnete Akten
3 Bilder· 3 Schritte

Über- und Untergeordnete Akten

Akten hierarchisch verknüpfen: unter- und übergeordnete Akten über den Beziehungen-Reiter hinzufügen oder neu anlegen.

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Verantwortliche zuweisen
3 Bilder· 1 Schritte

Verantwortliche zuweisen

Einer Akte Verantwortliche (Team-Mitglieder) zuweisen: im Team-Bereich auf (+) klicken, Nutzer suchen und auswählen.

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Verlauf einer Akte
3 Bilder· 1 Schritte

Verlauf einer Akte

Den chronologischen Verlauf einer Akte ansehen: Zuordnungen, hoch- und gelöschte Anhänge und weitere Änderungen mit Nutzer und Zeitpunkt.

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Aufgabe & Ereignis

Aufgaben aus Vorlagen erstellen
3 Bilder· 1 Schritte

Aufgaben aus Vorlagen erstellen

Aufgaben aus einer Vorlage erstellen: beim „Aufgabe erstellen" zwischen „Von Grund auf neu" und „Aus einer Vorlage" wählen.

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Aufgaben verwalten
3 Bilder· 2 Schritte

Aufgaben verwalten

Aufgaben einer Akte über das Aufgaben-Symbol öffnen und per „Aufgabe erstellen“ neu anlegen – von Grund auf neu oder aus einer Vorlage.

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Einen Termin erstellen
4 Bilder· 3 Schritte

Einen Termin erstellen

Im Projektkalender über „Termin erstellen“ einen Termin anlegen: Titel, Start/Ende, Ort, Notizen, Kategorie, Wiederholung und mehr.

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Hinzufügen einer Aufgabe
4 Bilder· 3 Schritte

Hinzufügen einer Aufgabe

Eine neue Aufgabe über das Formular „Aufgabe erstellen“ anlegen: Titel, Team, Fällig bis, Vorlaufzeit, geschätzte Zeit, Beschreibung und Anhänge.

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Kalender: Ansichten & Filter
3 Bilder· 2 Schritte

Kalender: Ansichten & Filter

Im Projektkalender zwischen Monat, Arbeitswoche, Woche, Tag und Agenda wechseln, navigieren sowie Termine suchen und filtern.

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Serientermine anlegen
3 Bilder· 2 Schritte

Serientermine anlegen

Wiederkehrende Termine als Serie anlegen und einzelne Termine oder die ganze Serie bearbeiten oder löschen.

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Überwachen einer Aufgabe
3 Bilder· 2 Schritte

Überwachen einer Aufgabe

Eine Aufgabe über das Augen-Symbol beobachten, um über ihren Fortschritt informiert zu bleiben – auch ohne selbst zuständig zu sein.

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Verwendung von Kategorien
3 Bilder· 2 Schritte

Verwendung von Kategorien

Kategorien nutzen: den Kalender über das Filter-Fenster nach Kategorie filtern und die Sichtbarkeit von Terminen per Benutzergruppen steuern.

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Wiederkehrende Aufgaben
3 Bilder· 1 Schritte

Wiederkehrende Aufgaben

Aufgaben als wiederkehrend anlegen: beim Erstellen die Option „Wiederholen" aktivieren und das Intervall festlegen – ideal für regelmäßige To-dos.

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Dokumente & Dateien

Aufgabe zu einem Dokument erstellen
3 Bilder· 1 Schritte

Aufgabe zu einem Dokument erstellen

Aus dem geöffneten Dokument heraus eine Aufgabe anlegen und verknüpfte Aufgaben einsehen – To-dos und Fristen direkt an ein Dokument hängen.

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Dateien durchsuchen & Ansicht umschalten
3 Bilder· 2 Schritte

Dateien durchsuchen & Ansicht umschalten

Dokumente mit UND/ODER-Logik durchsuchen (Leerzeichen = UND, Komma = ODER) und zwischen Baum- und Listenansicht wechseln.

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Dateien im Projekt verwalten
3 Bilder· 2 Schritte

Dateien im Projekt verwalten

Der Datei-Bereich eines Projekts: hochladen, Ordner anlegen, sortieren, verschieben und ausgewählte Dateien herunterladen, teilen, berechtigen oder löschen.

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Dokumente anfordern
3 Bilder· 2 Schritte

Dokumente anfordern

Fordere Dateien gezielt von Mandanten oder Kollegen an – die Empfänger laden hoch, du verfolgst jede Dokumentenanfrage mit Live-Status.

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Dokumente stempeln
3 Bilder· 2 Schritte

Dokumente stempeln

Dokumente im PDF-Viewer mit einem Status-Stempel kennzeichnen: Freigabe, Ablehnung, Workflow, Genehmigt, Abgelehnt oder Geprüft – setzen und speichern.

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Dokumentenmappe erstellen & versenden
3 Bilder· 3 Schritte

Dokumentenmappe erstellen & versenden

Mehrere Dateien in einer Dokumentenmappe sammeln, als zusammengefügtes PDF oder ZIP herunterladen und an Empfänger versenden.

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Gelöschte Dateien wiederherstellen
3 Bilder· 3 Schritte

Gelöschte Dateien wiederherstellen

Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb des Projekts. So öffnest du „Gelöschte Dateien" und stellst eine Datei wieder her – oder löschst sie endgültig.

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PDF annotieren
3 Bilder· 2 Schritte

PDF annotieren

Dokumente im PDF-Viewer mit Anmerkungen versehen: mit dem Stift zeichnen, Text hinzufügen und Anmerkungen bearbeiten – anschließend speichern.

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Zeitraum-Spalte & Valuta bei Dokumenten
3 Bilder· 2 Schritte

Zeitraum-Spalte & Valuta bei Dokumenten

Eine Zeitraum-Spalte für Dokumente einblenden (Jahre/Monate, rückwirkend/voraus) und das Valuta-Wertstellungsdatum je Datei erfassen.

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Apps

Apps & Integrationen im Überblick
3 Bilder· 3 Schritte

Apps & Integrationen im Überblick

Alle App-Anbindungen von Aktenplatz: Kalender- und Datei-Sync, Buchhaltung (LexOffice, SevDesk, DATEV), DocuSign und eigene SOAP-/JSON-Schnittstellen.

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DATEV Unternehmen Online
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DATEV Unternehmen Online

Dokumente pro Aufgabentyp automatisch per E-Mail an DATEV Unternehmen Online übermitteln – täglich, wöchentlich oder monatlich, mit Versand-Log.

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DocuSign-Anbindung
3 Bilder· 1 Schritte

DocuSign-Anbindung

Dokumente aus Aktenplatz heraus elektronisch mit DocuSign signieren. Verbindung über die geteilte App oder eine eigene App (JWT) herstellen.

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Eigene SOAP-/JSON-Schnittstelle
3 Bilder· 2 Schritte

Eigene SOAP-/JSON-Schnittstelle

Beliebige Fremdsysteme über eine eigene SOAP- oder JSON-Schnittstelle anbinden und deren Daten per Feld-Zuordnung automatisch in Akten übernehmen.

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Hetzner-Storage-Box-Synchronisierung
3 Bilder· 1 Schritte

Hetzner-Storage-Box-Synchronisierung

Bidirektionaler Datei-Sync mit einer Hetzner Storage Box über WebDAV: Basis-URL, Benutzer und Passwort eingeben und einen Ordner wählen.

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Kalender-Synchronisierung (Google & Outlook)
3 Bilder· 1 Schritte

Kalender-Synchronisierung (Google & Outlook)

Den Projektkalender mit Google Kalender oder Outlook/Microsoft 365 verbinden, damit Termine automatisch synchronisiert werden – nur durch den Projektinhaber.

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LexOffice-Anbindung
3 Bilder· 2 Schritte

LexOffice-Anbindung

Kontakte zwischen Aktenplatz und LexOffice synchronisieren: API-Schlüssel, Synchronisationsrichtung und Feld-Zuordnung (Mapping) einrichten.

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Nextcloud-Synchronisierung
3 Bilder· 1 Schritte

Nextcloud-Synchronisierung

Bidirektionaler Datei-Sync mit Nextcloud über WebDAV. Nextcloud-Konto per OAuth2 verbinden und einen Ordner wählen – global oder je Akte.

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OneDrive-Synchronisierung
3 Bilder· 2 Schritte

OneDrive-Synchronisierung

Die globalen Dateien eines Projekts bidirektional mit einem OneDrive-Ordner abgleichen. Nutzt die Microsoft-365-Verbindung des Projekts.

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SevDesk-Anbindung
3 Bilder· 2 Schritte

SevDesk-Anbindung

Kontakte zwischen Aktenplatz und SevDesk synchronisieren: API-Token, Synchronisationsrichtung und Feld-Zuordnung (Mapping) einrichten.

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SharePoint- / Teams-Synchronisierung
3 Bilder· 2 Schritte

SharePoint- / Teams-Synchronisierung

Die globalen Dateien eines Projekts bidirektional mit einem SharePoint-/Teams-Ordner abgleichen. Nutzt die Microsoft-365-Verbindung des Projekts.

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Teams-Import
3 Bilder· 2 Schritte

Teams-Import

Einmaliger Import von Dateien aus einem Microsoft-Teams-Ordner in ein Projekt (Einbahn). Setzt ein autorisiertes Outlook-Konto voraus.

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VTiger-Anbindung
3 Bilder· 2 Schritte

VTiger-Anbindung

VTiger-Kontakte als Akten in ein Projekt importieren: Verbindung und Access Key eintragen und VTiger-Felder den Projektfeldern zuordnen.

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Nutzerprofil

Benachrichtigungen einrichten
3 Bilder· 3 Schritte

Benachrichtigungen einrichten

Im Notification Center je Kategorie festlegen, ob du per E-Mail oder Mobile App benachrichtigt wirst – inkl. täglicher Reports und Test-Benachrichtigung.

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Darstellung anpassen
3 Bilder· 1 Schritte

Darstellung anpassen

Persönliche Anzeige-Einstellungen im Profil: offene Aufgaben zählen, automatische Aktualisierung, Hover-Vorschau und Datum/Uhrzeit in Dateianhängen.

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Dein Nutzerprofil (de-)aktivieren oder löschen
3 Bilder· 2 Schritte

Dein Nutzerprofil (de-)aktivieren oder löschen

Aktenplatz-Konto löschen oder vorübergehend deaktivieren: über das Papierkorb-Symbol löschen oder den Regler „Konto aktiviert“ aus- und wieder einschalten.

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Deine Beschreibungsvorlage zur Arbeitszeitprotokollierung
3 Bilder· 2 Schritte

Deine Beschreibungsvorlage zur Arbeitszeitprotokollierung

Die Beschreibungsvorlage im Nutzerprofil hinterlegen: ein Vorlagentext, der bei der Arbeitszeiterfassung automatisch als Tätigkeitsbeschreibung erscheint.

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Deine Wochenstunden vormerken
3 Bilder· 3 Schritte

Deine Wochenstunden vormerken

Vertragliche Wochenstunden im Nutzerprofil vormerken: im Zeiterfassungs-Reiter unter „Stunden pro Woche“ eintragen – Fortschritt als Leiste in „Meine Arbeit“.

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E-Mail Adresse aktualisieren
3 Bilder· 3 Schritte

E-Mail Adresse aktualisieren

E-Mail-Adresse im Nutzerprofil ändern: „E-Mail aktualisieren“ klicken, neue Adresse eingeben und über die Bestätigungs-E-Mail an die neue Adresse abschließen.

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Ein Profilfoto hinzufügen
3 Bilder· 3 Schritte

Ein Profilfoto hinzufügen

Profilfoto oder Icon-Farbe im Nutzerprofil ändern: über das Palette-Symbol die Farbe anpassen oder per Klick auf das Icon ein eigenes Bild hochladen.

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Eine Sprache einstellen
3 Bilder· 3 Schritte

Eine Sprache einstellen

Sprache in Aktenplatz umstellen: im Nutzerprofil unter „Sprache auswählen“ Deutsch oder Englisch wählen und speichern – die App lädt in der neuen Sprache neu.

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Einen Drucker konfigurieren
3 Bilder· 2 Schritte

Einen Drucker konfigurieren

Drucker in Aktenplatz einrichten: im Nutzerprofil über das Dropdown „Drucker wählen“ den gewünschten Drucker auswählen und verbinden.

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Mobile Geräte-Einstellungen
3 Bilder· 1 Schritte

Mobile Geräte-Einstellungen

Wie Aktenplatz in der mobilen App dargestellt wird: Ansichtsmodus wählen und Datei oberhalb der Aufgaben anzeigen.

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Nutzerdaten anfordern
3 Bilder· 3 Schritte

Nutzerdaten anfordern

Nutzerdaten als ZIP herunterladen: in den Projekteinstellungen unter „Backup“ das Projekt exportieren und die ZIP mit JSON-Quelldateien speichern.

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Nutzerprofileinstellungen
3 Bilder· 3 Schritte

Nutzerprofileinstellungen

Überblick über das Nutzerprofil in Aktenplatz: Name, E-Mail, Sprache, Drucker, Zeiterfassung und Sicherheit anpassen – mit Links zu allen Anleitungen.

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Passwort und MFA anpassen
3 Bilder· 3 Schritte

Passwort und MFA anpassen

Passwort setzen und Multifaktor-Authentifizierung aktivieren: im Nutzerprofil über „Passwort aktualisieren“ und „MFA aktivieren“ – inkl. Authenticator-App.

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Weitere Profileinstellungen
3 Bilder· 2 Schritte

Weitere Profileinstellungen

Zusätzliche Profileinstellungen im Nutzerprofil: Zeiterfassungs- und Darstellungs-Optionen wie 7-Tage-Woche, automatische Zeiterfassung und Auto-Update.

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