Mail-Anhänge automatisch sortieren
Mail-Anhänge automatisch ablegen: PDF-Anhänge gefilterter Mails in die Akte übernehmen, in den Globalen Akten anzeigen und mit dem Akten-Piloten einsortieren.
1 / 3Die Mail-Einstellungen mit dem Bereich „PDF-Anhänge gefilterter Mails“
Schritt für Schritt
- 11. Anhänge in die Akte übernehmen
Öffne die Projekteinstellungen (Zahnrad) → Schnittstellen → Mail . Klappe im Abschnitt Mails in Akten den Bereich PDF-Anhänge gefilterter Mails in Akten auf. Aktiviere den Schalter „PDF-Anhänge der gefilterten Mails in den Akten-Anhängen anzeigen“ , damit PDF-Anhänge (oder weitere Dateitypen) einer zugeordneten Mail automatisch in die Akte übernommen werden – direkt oder in einen Unterordner. Klicke anschließend auf
- 22. Anhänge in den Globalen Akten anzeigen
Im Bereich Anhänge in globalen Dokumenten filtern legst du fest, ob Mail-Anhänge in deinen Globalen Akten erscheinen. Alle Mails werden weiterhin importiert; über die Optionen Aus , Positivliste und Negativliste steuerst du, welche Empfangsadressen ihre Anhänge dort zeigen. Enthält eine Mail eine PDF-Datei, wird sie so automatisch in einem entsprechenden Ordner deiner Globalen Akten abgelegt.
- 33. In die richtige Akte einsortieren
Mithilfe des Akten-Piloten sortierst du die abgelegten Dateien anschließend mit wenigen Klicks in die passende Akte. Achte dabei darauf, dass die Option „E-Mail-Dateien überspringen“ nicht aktiviert ist, damit auch Mail-Anhänge vorgeschlagen werden. Siehe auch: Akten-Pilot · Mail-Zuweisungseinstellungen
