Was uns in Gesprächen mit Steuerkanzleien immer wieder begegnet — kurz notiert, ohne Umweg über einen Fachartikel. 4 Beiträge.
Aus der Praxis
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Kurze Beobachtungen aus Gesprächen mit Steuerkanzleien. Jeder Beitrag endet mit einer Frage — diskutiert wird auf LinkedIn.
Das Mandantenportal steht — und die Belege kommen trotzdem per Mail
Fast jede Kanzlei, mit der wir sprechen, hat ein Portal. Und fast jede berichtet dasselbe: Ein Teil der Mandanten nutzt es nie. Die Belege kommen weiter als Foto per Mail, manchmal per WhatsApp an die private Nummer der Sachbearbeiterin.
Woran es in den Fällen, die wir gesehen haben, meistens lag: Das Portal wurde einmal per Rundmail angekündigt. Wer den Zugang damals nicht eingerichtet hat, hat es nie wieder getan. Es fehlte kein Feature, es fehlte der zweite Anlauf.
Was funktioniert hat, war unspektakulär: die Mandanten beim nächsten ohnehin anstehenden Telefonat einzeln durchgehen und den Zugang gemeinsam einrichten. Zehn Minuten pro Mandant, und danach kam der Beleg über das Portal.
Wie haben Sie Ihre Mandanten ans Portal bekommen — und bei welchen hat es bis heute nicht geklappt?
Kanzleien berichten uns zunehmend, dass digitale Belegquoten nicht mehr nur eine interne Kennzahl sind, sondern nach außen wirken — bis hin zu Briefen an Mandanten mit der Bitte, künftig digital einzureichen.
Verständlich ist das: Jeder Papierbeleg kostet Erfassungszeit, und die ist bei der aktuellen Personallage teurer als jede Software. Heikel wird es, wenn die Bitte beim Mandanten als Bedingung ankommt.
Der Unterschied liegt aus unserer Sicht in der Begründung. „Wir stellen um, weil es Vorgabe ist" erzeugt Widerstand. „Ihre Unterlagen sind damit auch für Sie jederzeit abrufbar, und die Rückfragen im Frühjahr werden weniger" erzeugt Zustimmung — es ist derselbe Vorgang, nur aus der Perspektive des Mandanten erzählt.
Wie kommunizieren Sie die Umstellung — als Vorgabe oder als Angebot?
Was passiert eigentlich mit der Handakte, wenn das Mandat endet?
Die Frage kommt in Erstgesprächen selten von allein, und wenn wir sie stellen, folgt oft eine Pause. In vielen Kanzleien liegen Altmandate im Keller, im Archivraum oder auf einem Laufwerk, das seit Jahren niemand angefasst hat.
Dabei ist die Lage klar: Aufbewahrungspflichten laufen weiter, auch wenn die Zusammenarbeit beendet ist. Gleichzeitig verlangt der Datenschutz, nach Ablauf tatsächlich zu löschen — und zwar dokumentiert, nicht spontan.
Praktisch scheitert beides am selben Punkt: Wenn die Frist nicht am Dokument hängt, weiß niemand, was wann fällig ist. Wer die Aufbewahrung am Aktenfach statt am einzelnen Dokument regelt, bekommt beides automatisch — die Pflicht und ihr Ende.
Wissen Sie bei einem Mandat aus 2018 auf Anhieb, was davon noch aufbewahrt werden muss und was gelöscht gehört?
Die Diskussion dazu starten wir in Kürze auf LinkedIn.
Drei Tage Vorbereitung auf eine Außenprüfung — und was davon vermeidbar war
Ein Mandant einer Kanzlei, mit der wir arbeiten, hatte eine Prüfungsanordnung bekommen. Was danach passierte, war weniger Prüfung als Suche: Belege aus drei Systemen zusammentragen, Zuordnungen nachvollziehen, Lücken erklären.
Der Aufwand entstand nicht durch fehlende Sorgfalt. Er entstand, weil die Nachweiskette über Jahre auf mehrere Ablagen verteilt war — ein Teil im DMS, ein Teil im Mailpostfach, ein Teil auf dem Laufwerk der Buchhaltung.
Die unbequeme Erkenntnis daraus: Für eine Prüfung zählt nicht, ob die Unterlagen existieren, sondern ob sie in vertretbarer Zeit auffindbar und zuordenbar sind. Das ist eine Frage der Ablagestruktur, nicht der Aktenmenge.
Wie lange bräuchten Sie heute, um für ein Mandat aus 2021 alle Belege eines Quartals vorzulegen?
Die Diskussion dazu starten wir in Kürze auf LinkedIn.
Wenn Sie eine dieser Fragen anders beantworten würden, schreiben Sie uns — Widerspruch ist uns lieber als Zustimmung, weil wir daraus mehr lernen.