Archivierung - automatisch und rechtssicher

Die Rechtslage für Unternehmen in Deutschland ist eindeutig: Die Sicherung Ihrer Geschäftsdaten auf Festplatten oder einfachen Cloud- Speichern reicht nicht aus, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.Daten müssen in einem unveränderlichen Speicher abgelegt werden.

Revisionssicher und manipulationssicher

Mit der Archivierung von Aktenplatz und dem unveränderlichen Speicher von Microsoft Azure erfüllen Sie die gesetzlich verpflichtenden Kriterien der Revisionssicherheit: Alle Dateien werden im Originalzustand an einem zentralen Ort in deutschen Rechenzentren archiviert und sind unveränderbar.

Praktisch: Haben Sie versehentlich Dateien gelöscht, sind diese dennoch weiterhin im Archiv enthalten und können jederzeit wiederhergestellt werden. Das Löschen einmal archivierter Dokumente innerhalb des Archivs ist technisch unmöglich. So können auch Viren und externe Angreifer Ihren Daten nichts anhaben. Aktualisieren Sie Ihre Dokumente so werden diese stets in einer neuen Version täglich abgelegt. So können Sie auch jederzeit auf ältere Versionen zugreifen.

Rechtssicher und GoBD-konform

GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Es handelt sich um ein BMF-Schreiben. Die GoBD regelt, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden.

Gemäß der GoBD sind bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform die folgenden Anforderungen zu beachten: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit

Schutz vor Cyberangriffen

Bei einem Cyberangriff zählt jede Sekunde und Ausfallzeiten sind nicht nur schmerzhaft, sondern vor allem teuer. Unternehmen dürfen deshalb keine Minute verlieren, sondern müssen besser heute als morgen für einen zuverlässigen Datenschutz sorgen. Mit Aktenplatz bieten wir Ihnen genau diesen Schutz, völlig automatisch ohne das Sie sich darum kümmern müssen.

Spielen wir ein potentielles Datenverlust Szenario durch: Auf Ihrem Endgerät befindet sich ein Virus. Dieser verschlüsselt all Ihre Daten. Nicht nur lokal sondern auch auf Ihren Cloud-Speichern. Eventuell bemerken Sie diese Verschlüsselung nicht direkt und schließlich können Sie Ihre Daten nicht wiederherstellen. Die Archivierung mit Aktenplatz und Microsoft Azure hilft Ihnen nun aus. Sämtliche Daten in Ihrem Archiv sind unveränderbar und können somit auch durch Viren nicht verschlüsselt oder unbrauchbar gemacht werden.

Warum ein Produkt von Microsoft?

Unveränderlicher Speicher für Azure-Blobs ist ein Produkt von Microsoft zu dem wir eine spezielle Schnittstelle im Aktenplatz bieten. Sie ist so konzipiert, dass sie von Finanzinstituten und in anderen Branchen für die Erfüllung von Anforderungen in Bezug auf SEC 17a-4(f), CFTC 1.31©-(d), FINRA usw. genutzt werden kann. Ein technisches Whitepaper mit Details dazu, wie dieses Feature bei diesen behördlichen Vorgaben hilft, können Sie im Azure Service Trust-Portal herunterladen. Das Azure Trust Center enthält ausführliche Informationen zu den Compliancezertifizierungen.

Benutzer erzielen hiermit maximalen Schutz von Daten, da mit dem unveränderlichen Speicher für den Azure-Blob-Dienst sichergestellt ist, dass Daten nicht von Benutzern geändert oder gelöscht werden können, auch wenn diese über Berechtigungen für die Kontoverwaltung verfügen.

Mit dem unveränderlichen Speicher für Azure Storage-Blobs können Benutzer sensible Informationen, die für Beweissicherungsverfahren, strafrechtliche Untersuchungen usw. wichtig sind, für den gewünschten Zeitraum in einem vor Manipulationen geschützten Zustand speichern.

Eine Aufbewahrung für juristische Zwecke erfordert spezielle gesetzliche Anforderungen welche Microsoft mit seinem Produkt Azure-Blobs vollständig erfüllt. Sie bieten eine vorübergehende Unveränderlichkeitsrichtlinie, die für juristische Untersuchungszwecke oder allgemeine Schutzrichtlinien angewendet werden kann. Eine Aufbewahrung für juristische Zwecke speichert Daten in einem WORM-Format (Write-Once, Read-Many), bis sie explizit gelöscht werden. Wenn ein Zeitraum für die Aufbewahrung für juristische Zwecke festgelegt wird, können Dateien erstellt und gelesen, aber nicht geändert oder gelöscht werden. Verwenden Sie eine Aufbewahrung für juristische Zwecke, wenn der Zeitraum, in dem die Daten in einem WORM-Zustand aufbewahrt werden müssen, unbekannt ist.

Mit dem Einsatz von dem von Microsoft entwickelten und betriebenen Produkt bieten wir Ihnen eine langfrisitge und Sichere Aufbewahrung Ihrer Archivdaten, welche alle nötigen Zertifizierungen erfüllt.

Sichere Dokumentaufbewahrung

Sicherung in deutschen Rechenzentren

Automatische Archivierung

Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen

Datenschutz und Sicherheit gegeben

GoBD konform

Ihre Ergebnisse aus einer Zusammenarbeit mit uns

„Aktenplatz” ist eine Softwarelösung, die alle Ihre Akten, Notizen und Termine in einen strukturierten Arbeitsablauf zusammenfasst. Mit „Aktenplatz” finden Sie schnell und einfach, die benötigte Akte und den jeweiligen Status dieser. Notizen, Bilder, Emails und weitere Dokumente lassen sich von jedem Arbeitsplatz aus der Akte hinzufügen. Sie können jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Akte bearbeitet hat. Gelbe Post-It Sticker gehören endlich der Vergangenheit an

Durch unsere Archivschnittstelle zu Microsoft Azure bieten wir Ihnen einen revisionssicheren Archivspeicher an, in dem all Ihre Dokumente vollständig, automatisch und unveränderbar abgelegt werden.

Automatisierung

Unsere Software kann die Büroarbeit deutlich automatisieren und verbessern. Mit einer Vielzahl von Tools und Funktionen, wie z.B. automatisierte Aufgabenlisten, Benachrichtigungen und Arbeitsabläufen, können Sie Ihre Prozesse optimieren und Zeit und Ressourcen sparen.

Eine automatisierte Büroarbeit ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit effektiver zu nutzen und sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Aktenplatz hilft auch bei der Verwaltung von Aufgaben und Deadlines, was zu einer besseren Organisation und einer höheren Effizienz führt.

Investieren Sie in Aktenplatz, um Ihre Büroarbeit zu automatisieren und Ihre Prozesse zu optimieren. Sparen Sie Zeit und Ressourcen und verbessern Sie Ihre Organisation und Effizienz.

Teamarbeit

Aktenplatz ermöglicht es, dass Teams effektiver und produktiver zusammenarbeiten. Teamarbeit ist in vielen Bereichen des täglichen Arbeitsalltags unerlässlich, um Aufträge erfolgreich abzuschließen und gemeinsame Ziele zu erreichen.

Teamarbeit in moderner Software ermöglicht es, Informationen und Daten in Echtzeit zu teilen, zusammenzuarbeiten und Prozesse zu optimieren. Mit der Verwendung unserer Anwendung können Teams in Echtzeit miteinander kommunizieren und ihre Arbeit koordinieren.

Investieren Sie in moderne Softwarelösungen, die die Zusammenarbeit Ihres Teams fördern und verbessern, um Arbeitsschritte schneller und effizienter abzuschließen und gemeinsame Ziele zu erreichen. Eine gute Teamarbeit ist entscheidend für den Erfolg in jedem Unternehmen und kann durch die Verwendung von modernen Softwarelösungen verbessert werden.

Kontakte

Eine moderne Kontaktverwaltung zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche, zentralisierten Zugriff auf alle Kontakte und eine Vielzahl von Funktionen aus. Dazu gehören beispielsweise die Verwaltung von Kontaktdetails, die Verfolgung von Kommunikationen und Interaktionen sowie die Möglichkeit, Kontakte in benutzerdefinierten Gruppen und Listen zu organisieren.

Moderne Kontaktverwaltungslösungen bieten auch die Möglichkeit, Kontakte aus verschiedenen Quellen, wie z.B. E-Mail-Adressbüchern, Social-Media-Konten und CRM-Systemen, zu importieren und zu synchronisieren. So haben Sie alle Kontakte an einem zentralen Ort und können auf sie jederzeit und überall zugreifen.

Investieren Sie in eine moderne Kontaktverwaltungslösung wie unsere, um Ihre Kontakte zu organisieren, zu verwalten und zu verfolgen. Verbesseren Sie Ihre Kommunikation, führen Sie effektivere Kundenbeziehungen und sparen Sie Zeit und Ressourcen.

Archivierung

Unsere digitale Aktenarchivierung bietet eine sichere und effiziente Lösung für die Verwaltung Ihrer wichtigen Geschäfts- und Dokumentendaten, die den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) Richtlinien entspricht.

Zugriff von überall und jederzeit, Cloud-Speicherung und Schutz vor Datenverlust sind nur einige der Vorteile einer digitalen Aktenarchivierung. Dokumentensuche und -verwaltung werden einfacher durch die Verwendung von Schlagworten und Metadaten. Mit einer digitalen Aktenarchivierungslösung können Sie auf Ihre Dokumente von überall und jederzeit zugreifen und sicherstellen, dass Ihre wichtigen Daten jederzeit sicher und zugänglich sind.

Eine digitale Aktenarchivierung, die den GoBD Richtlinien entspricht, bietet auch eine hohe Datensicherheit und garantiert die rechtliche Zulässigkeit der elektronischen Aufbewahrung Ihrer Geschäfts- und Dokumentendaten. Wählen Sie jetzt eine digitale Aktenarchivierungslösung, um Ihre Dokumenten-Management-Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Dateiablage

Eine moderne Dateiablage wie die von Aktenplatz ist ein wichtiger Bestandteil jeder modernen Büroumgebung. Diese Lösungen bieten eine einfache und sichere Möglichkeit, Dokumente und Daten in der Cloud zu speichern, zu teilen und zu organisieren.

Sie können Ihre Dokumente in benutzerdefinierten Ordnern und Kategorien organisieren und haben jederzeit von überall auf Ihre Dateien Zugriff. Darüber hinaus können Sie problemlos Zugriffsberechtigungen für Ihre Dateien verwalten und Ihre Teammitglieder einbeziehen, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.

Investieren Sie in die moderne Dateiablage von Aktenplatz, um Ihre Dokumente zu verwalten, zu organisieren und zu teilen. Nutzen Sie die Vorteile einer papierlosen Umgebung und verbessern Sie Ihre Effizienz, Zusammenarbeit und Datensicherheit.

Email Verwaltung

Unsere innovative Email Funktion mit integriertem Kanban bietet eine neue Art der E-Mail-Verwaltung. Kanban ist eine visuelle Methode zur Organisation von Aufgaben, die ursprünglich in der Produktionssteuerung entwickelt wurde. In der Email Funktion können Sie E-Mails in verschiedene Spalten wie ‚zu tun‘, ‚in Arbeit‘ und ‚erledigt‘ einordnen und so eine übersichtliche To-Do-Liste erstellen.

Diese visuelle Organisation hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und Ihre E-Mail-Aufgaben effektiv zu verwalten. So können Sie beispielsweise alle E-Mails, die noch bearbeitet werden müssen, in die Spalte ‚zu tun‘ verschieben und diese dann nach und nach bearbeiten, während Sie erledigte E-Mails in die Spalte ‚erledigt‘ verschieben.

Nutzen Sie jetzt die Vorteile unserer Email Funktion mit integriertem Kanban für eine optimierte E-Mail-Organisation.

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