Aktenplatz ist das Dokumentenmanagement-System für Handwerksbetriebe und SHK/Elektro/Bau-Unternehmen. Auftrags-Akten, digitale Lieferscheine, Stundenerfassung und Abnahmeprotokolle — direkt von der Baustelle, GoBD-konform, mit ERP-Anbindung.
Im Handwerk passieren die wichtigsten Dinge nicht im Büro, sondern auf der Baustelle. Genau dort, wo bisher Zettel und Stift dominieren: Auftragsbestätigungen werden abgezeichnet, Lieferscheine sortiert, Stunden auf Notizzettel gekritzelt, Materialnachweise mit dem Handy fotografiert und auf WhatsApp geschickt. Spätestens beim Rechnung-Schreiben, bei der Reklamation oder bei der GoBD-Prüfung wird das richtig teuer.
Aktenplatz ist als DMS für Handwerker für genau dieses Muster gebaut: Mitarbeiter auf der Baustelle nutzen ihr Smartphone (kein extra Gerät nötig), fotografieren Lieferscheine, Materialbelege und Abnahmeprotokolle. Die Daten landen sofort in der richtigen Auftrags-Akte. OCR liest Mengen und Lieferanten automatisch. Stundenzettel werden per App erfasst und direkt dem richtigen Projekt zugeordnet — keine Papier-Stundenzettel mehr, die am Monatsende abgetippt werden müssen.
Standard-Anbindungen zu den gängigen Handwerks-Branchensoftwares (Sage Handwerk, Hottgenroth, M-Soft, ESS, Pds, etc.) sind vorhanden. Auch DATEV-Belegtransfer ist Standard, damit Ihre Buchhaltung oder Steuerberater die Belege automatisch bekommt. Aktenplatz ersetzt nicht Ihre Branchen-Software — es ergänzt sie dort, wo bisher Papier oder WhatsApp dominiert.
Stundenzettel werden auf Baustelle handschriftlich erfasst, am Monatsende ins Büro gebracht, dort mühsam abgetippt.
Mitarbeiter erfassen Stunden per Smartphone-App, projektbezogen. Direkt in der Auftrags-Akte, fertig zur Abrechnung.
Lieferschein wird auf der Baustelle unterschrieben, geht im LKW verloren — Lieferant schickt zwei Wochen später eine Rechnung, niemand findet den Beleg.
Lieferschein per Handy fotografieren, OCR liest Daten aus, ordnet automatisch dem Auftrag zu. Beleg ist sofort revisionssicher archiviert.
Abnahmeprotokoll wird vom Kunden unterschrieben, dann gefaxt oder gescannt — bei Reklamation 3 Monate später kein Auffinden.
Abnahmeprotokoll direkt am Tablet vom Kunden unterzeichnen, sofort in der Akte. Bei Reklamation in 5 Sekunden gefunden.
Material-Fotos für die Buchhaltung werden per WhatsApp an die Sekretärin geschickt — kein Auftragsbezug, keine Archivierung.
Fotos werden direkt aus der Aktenplatz-App in die richtige Akte hochgeladen. Mit Bezug zu Auftrag, Datum, Mitarbeiter.
Steuerprüfung verlangt lückenlose Belegfolge für ein 4 Jahre altes Projekt — Aktenstapel ist im Dachstuhl, halb feucht.
Alle Belege revisionssicher archiviert, per Volltext-Suche in Sekunden gefunden. GoBD-konform mit Audit-Trail.
Funktionen, die genau auf die Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sind.
Lieferscheine, Materialfotos, Abnahmeprotokolle direkt vom Smartphone in die Auftrags-Akte. Funktioniert auch offline, sync später.
Kunden unterzeichnen Abnahmeprotokolle direkt am Tablet. Rechtssicher mit Geo-Stempel und revisionssicher archiviert.
Mitarbeiter starten und stoppen die Zeit per App, projektbezogen. Automatische Übergabe in die Abrechnung.
Alle Belege (Lieferscheine, Materialrechnungen, Stundenzettel) revisionssicher. 10 Jahre Aufbewahrung garantiert.
Standard-Connector zu Sage Handwerk, Hottgenroth, M-Soft, ESS, Pds und weiteren. DATEV-Belegtransfer für die Buchhaltung.
Pro Auftrag eine Akte: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Stunden, Fotos, Rechnung, Gewährleistung. Alles an einem Ort.
Aktenplatz erinnert vor Ablauf der Gewährleistung (2 oder 5 Jahre) und stellt die Akte für die letzte Prüfung bereit.
Bewusst pragmatisch. Keine 3-tägige Schulung nötig — Vorarbeiter ist nach 30 Minuten produktiv.
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