Zeiterfassung integriert in Ihr DMS
Erfassen Sie automatisch, wann und wie lange an Dokumenten gearbeitet wird. Die perfekte Symbiose aus Zeiterfassung und Dokumentenmanagement.
Klassische Zeiterfassungs-Tools dokumentieren wie lange ein Mitarbeiter gearbeitet hat – aber nicht woran. Bei Aktenplatz ist die Zeiterfassung direkt an die Dokumente und Vorgänge geknüpft: Wer ein Mandanten-Dossier öffnet, einen Lieferschein bearbeitet oder eine Akte freigibt, dessen Arbeitszeit wird automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet.
Das macht zwei Dinge möglich: Faire Abrechnung – Steuerkanzleien, Anwaltskanzleien und Beratungen können ihre Mandantenleistung sekundengenau und revisionssicher belegen, ohne dass Mitarbeiter manuell Stundenzettel führen müssen. Und echte Produktivitätszahlen – Geschäftsführer sehen auf einen Blick, wie lange welcher Vorgang wirklich dauert, statt zu schätzen. Die Daten erfüllen die Anforderungen des deutschen Arbeitszeitgesetzes nach BAG-Urteil 2022 und sind GoBD-konform archiviert.
Wer schon ein anderes Zeiterfassungs-System einsetzt, kann das per Schnittstelle weiterhin nutzen — die Aktenplatz-Zeiterfassung ist optional und ersetzt nicht zwangsläufig bestehende Tools.
Anwendungsfälle in der Praxis
Von Projektzeiterfassung bis zur Kostenstellenzuordnung – unsere Zeiterfassung deckt alle Szenarien ab
Erfassen Sie präzise, wie viel Zeit Ihr Team für verschiedene Projekte aufwendet
- Automatische Zuordnung zu Projekten
- Stundenweise Abrechnung möglich
- Export für Rechnungsstellung
Verfolgen Sie, wann und wie lange an Dokumenten gearbeitet wurde
- Zeitstempel für jede Bearbeitung
- Transparenz über Bearbeitungsdauer
- Optimierung von Freigabeprozessen
Verwalten Sie Urlaube und Abwesenheiten direkt im System
- Digitale Urlaubsanträge
- Automatische Genehmigungsworkflows
- Übersicht über Team-Verfügbarkeit
Ordnen Sie Arbeitszeiten automatisch den richtigen Kostenstellen zu
- Präzise Kostenrechnung
- Transparente Budgetauslastung
- Automatische Reports für Buchhaltung
Der Vorteil der DMS-Integration
Anders als standalone Zeiterfassung: Unsere Lösung ist direkt in Ihre Dokumentenverwaltung integriert
Zeiterfassung ist direkt in Ihr DMS integriert – keine separate Software nötig
Erkennen Sie, welche Dokumente und Prozesse zu viel Zeit in Anspruch nehmen
Verstehen Sie, wann und wie Dokumente entstehen und optimiert werden können
Die Zeit läuft automatisch mit, sobald Sie ein Dokument öffnen – keine manuelle Eingabe
Lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte für Audits und Qualitätssicherung
Sehen Sie auf einen Blick, wer gerade an welchen Dokumenten arbeitet
So funktioniert's
Automatische Zeiterfassung ohne zusätzlichen Aufwand
Sobald Sie ein Dokument im DMS öffnen, startet die Zeiterfassung automatisch
Die Zeit läuft im Hintergrund, während Sie am Dokument arbeiten
Zeit wird automatisch dem Dokument, Projekt und der Kostenstelle zugeordnet
Alle Zeitdaten stehen sofort für Reports und Analysen zur Verfügung
Wissen, wann und wie Dokumente entstehen
Die Integration von Zeiterfassung und DMS gibt Ihnen einzigartige Einblicke: Sie sehen nicht nur, welche Dokumente existieren, sondern auch wann, wie lange und von wem sie erstellt oder bearbeitet wurden.
Identifizieren Sie Flaschenhälse und optimieren Sie Workflows basierend auf echten Zeitdaten
Nutzen Sie präzise Zeitdaten für bessere Ressourcenplanung und Budgetierung
Erkennen Sie, welche Prozesse zu viel Zeit beanspruchen und automatisieren Sie diese
Warum integrierte Zeiterfassung?
Der Unterschied zwischen separaten Tools und einer integrierten Lösung
Separate Tools
- Manuelle Zeiterfassung nötig
- Keine Verbindung zu Dokumenten
- Zusätzliche Software-Kosten
- Doppelte Datenpflege
- Keine automatische Zuordnung
- Fehleranfällig durch manuelle Eingabe
Aktenplatz Integration
- Vollautomatische Zeiterfassung
- Direkte Verknüpfung mit Dokumenten
- Keine zusätzlichen Kosten
- Zentrale Datenhaltung
- Intelligente Auto-Zuordnung
- Präzise durch Automation
Bereit für intelligente Zeiterfassung?
Erleben Sie selbst, wie die Integration von Zeiterfassung und DMS Ihre Prozesse auf ein neues Level hebt.
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