Alle Antworten zu Aktenplatz

Aktenplatz ist ein professionelles deutsches Dokumentenmanagementsystem (DMS), das speziell für Firmenkunden, Vereine und Organisationen entwickelt wurde. Es eignet sich besonders für Rechtsanwaltskanzleien, Gesundheitseinrichtungen, Immobilienverwaltungen, Unternehmensberatungen, Handwerksbetriebe und den öffentlichen Dienst. Mit DSGVO-konformer Datenhaltung in Deutschland bietet Aktenplatz höchste Sicherheitsstandards.

Wir bieten bewusst keine kostenlose Testversion an, da professionelle Dokumentenverwaltung eine strategische Investition ist, die sorgfältige Planung erfordert. Stattdessen bieten wir persönliche Demo-Termine an, bei denen wir Ihre spezifischen Anforderungen analysieren und Ihnen zeigen, wie Aktenplatz optimal in Ihre Prozesse integriert werden kann. Dies stellt sicher, dass Sie von Anfang an den maximalen Nutzen aus dem System ziehen.

Aktenplatz kombiniert deutsche Datenschutzstandards, intuitive Bedienung, flexible Branchenlösungen und persönlichen Support. Als Top Experte 2024/2025 ausgezeichnet, bieten wir spezialisierte Lösungen wie RFID-Shopfloor-Integration, Mandantenportal und Zeiterfassung. Unsere langjährige REFA-Partnerschaft und BVMID/BNI-Mitgliedschaften garantieren höchste Qualität und kontinuierliche Weiterentwicklung.

Alle Daten werden ausschließlich in deutschen, DSGVO-konformen Rechenzentren gespeichert. Für den öffentlichen Dienst bieten wir isoliertes Hosting in kommunalen oder speziellen deutschen Rechenzentren an. Wir erfüllen BSI-Grundschutz-Anforderungen und arbeiten nach höchsten Sicherheitsstandards.

Nein, das ist einer unserer größten Vorteile! Aktenplatz basiert vollständig auf Open Source Technologien und selbst entwickelten Komponenten. Wir sind nicht von amerikanischen Cloud-Giganten abhängig. Das bedeutet: Keine Vendor Lock-ins, echte Datensouveränität und vollständige Kontrolle über Ihre Infrastruktur. Aktuell hosten wir bei Hetzner in Deutschland, können aber flexibel in jedem Rechenzentrum deployiert werden.

Ja, absolut! Aktenplatz ist vollständig on-premise-fähig. Wir liefern Ihnen die Kubernetes-Container-Images und Manifests, unterstützen beim Setup und bieten optional Managed Services für Wartung und Updates. Das ist besonders interessant für Behörden, Kommunen und Organisationen die Daten in eigenen oder kommunalen Rechenzentren betreiben möchten. Selbst Air-Gapped-Deployments ohne Internetverbindung sind möglich.

Wir bieten vier Deployment-Optionen: 1) Managed Cloud bei Hetzner (Standard), 2) Dedicated Hosting mit eigenen Kubernetes-Clustern, 3) On-Premise in Ihrem oder kommunalen Rechenzentrum, 4) Air-Gapped Deployment für klassifizierte Umgebungen ohne Internet. Alle Details finden Sie auf unserer Hosting-Seite oder in einem persönlichen Beratungsgespräch.

Aktenplatz bietet zwei Hauptpläne: Der Professional Plan kostet 360€ pro Nutzer und Jahr (30€/Monat) und beinhaltet 500GB Speicher für bis zu 25 Nutzer. Der Enterprise Plan wird individuell kalkuliert und bietet unbegrenzten Speicher, API-Zugang und Premium-Support. Beide Preise verstehen sich zzgl. MwSt.

Wir bieten verschiedene Add-ons: Zusätzlicher Speicher (individuell nach Bedarf), Premium Support mit vorrangiger Bearbeitung und garantierten Reaktionszeiten, sowie Datenübernahme-Service für die Migration aus Ihrem bisherigen System. Die genauen Preise für Add-ons werden individuell auf Basis Ihrer Anforderungen kalkuliert.

Unsere Standardverträge haben eine Laufzeit von 12 Monaten. Dies ermöglicht es uns, Ihnen den bestmöglichen Service und kontinuierliche Updates zu bieten. Für Enterprise-Kunden bieten wir auch flexible Vertragslaufzeiten an, die auf Ihre Unternehmensplanung abgestimmt sind.

Ja, ein Wechsel vom Professional zum Enterprise Plan ist jederzeit möglich. Wir passen die Abrechnung entsprechend an und migrieren Ihre Daten nahtlos. Bei Fragen zur Plan-Auswahl beraten wir Sie gerne in einem persönlichen Gespräch.

Aktenplatz bietet drei Speziallösungen: 1) Shopfloor-Lösung mit RFID-Tablets und REFA-zertifizierten Workflows für die Produktion, 2) Zeiterfassung mit vollständiger DMS-Integration für lückenlose Projektzeiterfassung, und 3) das neue Mandantenportal für sichere Dokumentenfreigabe und Zusammenarbeit mit externen Partnern und Mandanten.

Ja, im Enterprise Plan ist eine vollständige REST-API enthalten, mit der Sie Aktenplatz in Ihre bestehenden Systeme integrieren können. Die API ermöglicht Dokumenten-Upload, -Download, Metadaten-Verwaltung, Suchfunktionen und Workflow-Automatisierung. Umfassende API-Dokumentation und Entwickler-Support sind inklusive.

Aktenplatz ist vollständig responsiv und funktioniert auf allen Geräten. Für Handwerksbetriebe und Service-Teams bieten wir optimierte mobile Funktionen wie Foto-Upload direkt aus der Kamera, Offline-Verfügbarkeit wichtiger Dokumente und Notizfunktionen. Die Shopfloor-Lösung nutzt spezielle RFID-Tablets für die Produktion.

Aktenplatz unterstützt alle gängigen Datei-Formate: PDF, Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), OpenOffice/LibreOffice, Bilder (JPG, PNG, TIFF), CAD-Dateien (DWG, DXF), E-Mails (MSG, EML) und viele weitere. Große Dateien werden effizient verarbeitet, und es gibt keine Beschränkung bei Datei-Typen.

Ja, Aktenplatz ist zu 100% DSGVO-konform. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert, wir bieten umfassende Audit-Logs, Rechteverwaltung, Verschlüsselung und erfüllen alle Anforderungen an Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Als deutsches Unternehmen unterliegen wir deutschem Datenschutzrecht.

Ihre Daten sind durch mehrfache Sicherheitsebenen geschützt: TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung, Verschlüsselung at-rest im Rechenzentrum, regelmäßige automatische Backups, Zugriffskontrolle mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, und umfassende Audit-Trails. Unsere Rechenzentren erfüllen ISO 27001 und BSI-Grundschutz-Standards.

Nur von Ihnen autorisierte Nutzer haben Zugriff auf Ihre Dokumente. Sie kontrollieren alle Zugriffsrechte granular bis auf Dokumentenebene. Aktenplatz-Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf Ihre Daten. Für den öffentlichen Dienst bieten wir zusätzlich isoliertes Hosting in kommunalen Rechenzentren an.

Unsere Rechenzentren bieten 99,9% Verfügbarkeit. Ihre Daten werden automatisch mehrfach redundant gesichert mit täglichen Backups und einer Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen. Im unwahrscheinlichen Fall eines Datenverlusts können wir Ihre Daten aus Backups wiederherstellen. Für Enterprise-Kunden bieten wir zusätzliche Disaster-Recovery-Optionen.

Nach Vertragsabschluss erhalten Sie einen dedizierten Onboarding-Manager. Wir richten Ihr System ein, migrieren Ihre bestehenden Daten (optional mit unserem Datenübernahme-Service), schulen Ihr Team und stehen für alle Fragen zur Verfügung. Der Onboarding-Prozess dauert typischerweise 2-4 Wochen, abhängig von Ihren Anforderungen.

Im Professional Plan ist Standard-Support per E-Mail und Telefon enthalten (Reaktionszeit: 24 Stunden). Mit dem Premium Support Add-on erhalten Sie vorrangige Bearbeitung, garantierte Reaktionszeiten von unter 4 Stunden und einen dedizierten Ansprechpartner. Enterprise-Kunden erhalten Premium Support standardmäßig.

Ja, wir bieten verschiedene Schulungsformate an: Online-Schulungen für einzelne Nutzer oder Teams, vor Ort Workshops bei Ihnen im Unternehmen, Video-Tutorials und eine umfassende Wissensdatenbank. Die erste Basis-Schulung ist im Onboarding enthalten, weitere Schulungen können als Add-on gebucht werden.

Nach der Demo und Vertragsabschluss können Sie innerhalb von 1-2 Werktagen mit der Nutzung beginnen. Die vollständige Einrichtung mit Datenübernahme und Team-Schulung dauert typischerweise 2-4 Wochen. Für dringende Anforderungen bieten wir auch Express-Onboarding an.

Wir bieten spezialisierte Lösungen für: Rechtsanwälte & Kanzleien (Mandantenverwaltung, Fristen), Gesundheitswesen (Patientenakten), Immobilienverwaltung (Mietverträge, Objektdokumente), Unternehmensberatung (Projektdokumentation), Handwerk & Service (mobile Auftragserfassung), E-Commerce (Produktdokumentation), Bau & Architektur (CAD-Integration) und Öffentlicher Dienst (Vergaberechtskonform).

Unsere Lösung für den öffentlichen Dienst ist speziell auf Ausschreibungen nach Vergaberecht (VgV, VOB, VOL, UVgO) ausgerichtet. Wir bieten isoliertes Hosting in kommunalen oder deutschen Rechenzentren, erfüllen BSI-Grundschutz-Anforderungen und haben Erfahrung mit den besonderen Compliance-Anforderungen von Behörden, Kommunen und Universitäten.

Die Shopfloor-Lösung kombiniert RFID-Tablets mit unserem DMS für die Produktion. Mitarbeiter können direkt am Arbeitsplatz auf Arbeitspläne, Zeichnungen und Dokumente zugreifen, Zeiterfassung durchführen und Produktionsdaten erfassen. Als REFA-Partner gewährleisten wir optimierte Workflows und Zeitwirtschaft. Ideal für Fertigungsbetriebe und Industrie.

Das Mandantenportal ermöglicht es Ihnen, Dokumente sicher mit externen Partnern, Mandanten oder Kunden zu teilen. Externe Nutzer erhalten eigene Zugänge mit beschränkten Rechten, können Dokumente hochladen und herunterladen, und Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Zugriffsrechte. Ideal für Kanzleien, Beratungen und Dienstleister.