DMS-Wissen leicht gemacht

Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software zur digitalen Verwaltung, Speicherung und Organisation von Dokumenten. Es ermöglicht strukturiertes Ablegen, schnelles Suchen und sicheres Archivieren von Geschäftsdokumenten. Aktenplatz ist ein professionelles DMS speziell für deutsche Unternehmen.

ECM ist die strategische Verwaltung sämtlicher Unternehmensinhalte über deren gesamten Lebenszyklus. Es umfasst DMS, Archivierung, Workflow, Collaboration und Output Management. ECM ist die umfassendere Kategorie, in die DMS-Systeme eingeordnet werden.

EIM erweitert ECM um Business Intelligence, Big Data und Analytics. Es bezeichnet die ganzheitliche Verwaltung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen und Entscheidungsfindung.

EDM ist ein älterer Begriff für die elektronische Dokumentenverwaltung, heute meist durch DMS ersetzt. Er bezeichnet die Grundfunktionen der digitalen Dokumentenspeicherung, -verwaltung und -retrieval.

Der Dokumentenlebenszyklus beschreibt alle Phasen eines Dokuments: Erstellung, Bearbeitung, Freigabe, aktive Nutzung, Archivierung und schließlich Vernichtung. DMS-Systeme unterstützen alle diese Phasen mit entsprechenden Funktionen.

Records Management ist die systematische Verwaltung von Geschäftsunterlagen über deren gesamten Lebenszyklus. Es stellt sicher, dass wichtige Dokumente ordnungsgemäß erstellt, gespeichert, archiviert und nach Ablauf gelöscht werden – unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

Eine digitale Akte ist die elektronische Zusammenfassung aller zu einem Vorgang gehörenden Dokumente und Informationen. Sie ersetzt die physische Papierakte und ermöglicht gleichzeitigen Zugriff mehrerer Personen sowie effiziente Suche und Bearbeitung.

Ein Cloud-DMS wird nicht auf eigenen Servern betrieben, sondern als Cloud-Service bereitgestellt. Vorteile: Keine IT-Infrastruktur nötig, automatische Updates, ortsunabhängiger Zugriff. Aktenplatz ist ein Cloud-DMS mit deutschen Servern.

On-Premise (oder On-Prem) bedeutet, dass Software auf eigenen Servern im Unternehmen installiert und betrieben wird. Im Gegensatz zu Cloud-Lösungen trägt das Unternehmen selbst die Verantwortung für Infrastruktur, Updates und Wartung.

Eine Hybrid-Lösung kombiniert Cloud- und On-Premise-Elemente. Beispiel: Sensible Daten werden lokal gespeichert, weniger kritische Dokumente in der Cloud. Dies ermöglicht Flexibilität bei gleichzeitiger Kontrolle über kritische Daten.

Die DSGVO ist die EU-weite Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten. Sie gilt seit Mai 2018 und stellt hohe Anforderungen an die Verarbeitung und Speicherung von Daten. Aktenplatz ist 100% DSGVO-konform mit Datenhaltung ausschließlich in deutschen Rechenzentren.

GoBD sind deutsche Richtlinien des Bundesfinanzministeriums für die digitale Buchführung und Archivierung. Sie definieren Anforderungen an Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Aktenplatz erfüllt alle GoBD-Anforderungen.

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Jede Änderung wird protokolliert (Audit-Trail). Dies erfüllt gesetzliche Anforderungen wie GoBD und HGB für steuerrelevante Unterlagen.

Das HGB enthält Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§238, §257 HGB). Handelsbriefe müssen 6 Jahre, Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahrt werden. DMS-Systeme müssen diese Anforderungen mit revisionssicherer Archivierung erfüllen.

Die Abgabenordnung regelt das deutsche Steuerrecht und enthält in §147 Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Unterlagen (10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, 6 Jahre für sonstige Unterlagen).

Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume, wie lange bestimmte Dokumente archiviert werden müssen (z.B. Rechnungen 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre). Aktenplatz kann automatisch an Fristen erinnern.

Ein Löschkonzept regelt, wann und wie Daten gelöscht werden müssen, um DSGVO-Anforderungen zu erfüllen. Es definiert Aufbewahrungsfristen, Löschfristen und Löschverfahren für verschiedene Dokumententypen.

Ein Audit-Trail protokolliert alle Aktionen im System: Wer hat wann welches Dokument geöffnet, geändert oder gelöscht? Dies ist wichtig für Compliance und Nachvollziehbarkeit bei Audits.

Beweissicherung stellt sicher, dass Dokumente als rechtsgültige Beweismittel verwendbar sind. Dazu müssen sie unveränderbar archiviert und mit Zeitstempeln versehen werden. Revisionssichere Archivierung erfüllt diese Anforderungen.

E-Discovery ist das Auffinden und Bereitstellen elektronischer Dokumente für rechtliche Verfahren. Ein gutes DMS ermöglicht schnelle, vollständige Suchen und Export von Dokumenten für Anwälte oder Gerichte.

Vergaberecht regelt öffentliche Ausschreibungen. VgV (Vergabeverordnung), VOB (Bau), VOL (Leistungen) und UVgO (Unterschwellenvergabe) definieren das Verfahren. Aktenplatz hat Erfahrung mit vergaberechtlichen Anforderungen für den öffentlichen Dienst.

ISO 9001 ist die internationale Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie fordert dokumentierte Prozesse und Nachweise. DMS-Systeme unterstützen ISO-Zertifizierungen durch strukturierte Dokumentation und Versionskontrolle.

ISO 27001 ist die internationale Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS). Sie definiert Anforderungen an Sicherheitsmaßnahmen, Risikomanagement und Dokumentation für den Schutz sensibler Daten.

TR RESISCAN ist eine technische Richtlinie des BSI für das ersetzende Scannen von Papierdokumenten. Sie definiert Qualitätsanforderungen, damit eingescannte Dokumente das Original rechtskonform ersetzen können.

Die elektronische Signatur authentifiziert den Unterzeichner eines digitalen Dokuments. Es gibt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen (nach eIDAS-Verordnung). Qualifizierte Signaturen sind handschriftlichen Unterschriften rechtlich gleichgestellt.

eIDAS ist die EU-Verordnung für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Sie regelt elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel und Zustelldienste europaweit und ermöglicht grenzüberschreitende digitale Transaktionen.

Ein qualifizierter Zeitstempel beweist, dass ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt existierte und seitdem nicht verändert wurde. Er wird von akkreditierten Zeitstempeldiensten ausgestellt und ist wichtig für Beweissicherung.

Der BSI-Grundschutz ist eine Methodik des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik für IT-Sicherheit. Besonders relevant für Behörden und öffentlichen Dienst. Aktenplatz erfüllt diese Anforderungen.

Verschlüsselung schützt Daten vor unbefugtem Zugriff. Aktenplatz verschlüsselt Daten bei der Übertragung (TLS) und im Rechenzentrum (at-rest). So sind Ihre Dokumente selbst bei Angriffen geschützt.

TLS ist das Verschlüsselungsprotokoll für die sichere Datenübertragung im Internet (früher SSL). Es schützt Daten während des Transports zwischen Browser und Server vor Abhören und Manipulation.

Bei End-to-End-Verschlüsselung werden Daten auf dem Gerät des Absenders verschlüsselt und erst beim Empfänger entschlüsselt. Selbst der Anbieter kann die Daten nicht im Klartext einsehen. Höchste Sicherheitsstufe für sensible Kommunikation.

Zugriffsrechte legen fest, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen darf. Aktenplatz bietet granulare Rechteverwaltung bis auf Dokumentenebene – nach Abteilungen, Teams oder einzelnen Nutzern.

RBAC ist ein Berechtigungskonzept, bei dem Zugriffsrechte über Rollen vergeben werden (z.B. "Buchhalter", "Manager"). Nutzer erhalten Rollen statt einzelner Rechte. Dies vereinfacht die Verwaltung in großen Organisationen.

Bei 2FA wird neben Passwort ein zweiter Faktor zur Anmeldung benötigt (z.B. SMS-Code, Authenticator-App). Dies erhöht die Sicherheit erheblich, da gestohlene Passwörter allein nicht mehr ausreichen.

MFA erweitert 2FA um weitere Faktoren wie biometrische Merkmale (Fingerabdruck, Gesichtserkennung) oder Hardware-Token. Je mehr Faktoren, desto höher die Sicherheit.

Backups sind regelmäßige Sicherungskopien Ihrer Daten. Aktenplatz erstellt automatisch tägliche Backups mit 30 Tagen Aufbewahrung. So sind Ihre Daten selbst bei technischen Problemen geschützt.

Disaster Recovery umfasst Maßnahmen zur Wiederherstellung des IT-Betriebs nach Katastrophen (Brand, Hochwasser, Cyberangriff). Dazu gehören Backup-Strategien, Notfallpläne und redundante Systeme.

Redundanz bedeutet, dass Daten und Systeme mehrfach vorhanden sind. Fällt ein Server aus, übernimmt automatisch ein anderer. Dies gewährleistet hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit.

Ein Penetrationstest simuliert Hackerangriffe auf IT-Systeme, um Sicherheitslücken zu finden. Externe Experten versuchen, in das System einzudringen. Gefundene Schwachstellen werden dann behoben.

Zero Trust ist ein Sicherheitskonzept, bei dem grundsätzlich niemandem vertraut wird – auch nicht innerhalb des Netzwerks. Jeder Zugriff muss authentifiziert und autorisiert werden, egal von wo er kommt.

DLP-Systeme verhindern, dass sensible Daten das Unternehmen verlassen (z.B. per E-Mail, USB-Stick). Sie erkennen vertrauliche Inhalte und blockieren oder protokollieren den Versand.

Watermarking (Wasserzeichen) fügt Dokumenten sichtbare oder unsichtbare Markierungen hinzu, um Herkunft oder Empfänger zu kennzeichnen. Dies hilft, Leaks nachzuverfolgen und unbefugte Weitergabe zu verhindern.

Versionierung bezeichnet das automatische Speichern verschiedener Versionen eines Dokuments. Bei jeder Änderung wird eine neue Version erstellt, alte Versionen bleiben erhalten. So können Sie jederzeit zu früheren Ständen zurückkehren.

Check-Out sperrt ein Dokument für die Bearbeitung durch einen Nutzer, andere können es nur lesen. Nach der Bearbeitung wird es per Check-In zurückgegeben und für andere freigegeben. Dies verhindert Bearbeitungskonflikte.

Metadaten sind zusätzliche Informationen über ein Dokument (z.B. Autor, Erstelldatum, Schlagwörter, Projektzuordnung). Sie ermöglichen effizientes Suchen und Organisieren von Dokumenten ohne den Inhalt zu öffnen.

Die Volltext-Suche durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern auch den Inhalt aller Dokumente. So finden Sie schnell jedes Dokument, selbst wenn Sie nur ein Stichwort aus dem Text kennen.

Facettierte Suche ermöglicht das Filtern von Suchergebnissen nach Kategorien (z.B. Dokumenttyp, Datum, Autor). Nutzer können Ergebnisse schrittweise eingrenzen – ähnlich wie in Online-Shops.

Fuzzy Search (unscharfe Suche) findet auch Dokumente mit Tippfehlern oder ähnlichen Begriffen. Sie suchen nach "Meyer" und finden auch "Maier", "Meier" oder "Mayer". Erhöht die Trefferquote erheblich.

Tagging ist das Zuweisen von Schlagwörtern (Tags) zu Dokumenten. Im Gegensatz zu festen Ordnerstrukturen können Dokumente mehrere Tags haben und erscheinen in verschiedenen Kontexten. Flexibler als klassische Ordner.

Auto-Tagging nutzt KI, um Dokumente automatisch zu verschlagworten. Das System analysiert den Inhalt und weist passende Tags zu. Dies spart Zeit und sorgt für konsistente Verschlagwortung.

Workflow-Management automatisiert Geschäftsprozesse, z.B. Dokumentenfreigaben oder Genehmigungsverfahren. Dokumente durchlaufen definierte Stationen, Beteiligte werden automatisch benachrichtigt.

BPM ist die ganzheitliche Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. BPM-Software modelliert Prozesse grafisch und überwacht deren Ausführung. DMS mit BPM-Funktionen automatisieren dokumentenbasierte Prozesse.

Die Workflow-Engine ist die Kern-Software, die Workflows ausführt. Sie steuert den Dokumentenfluss, versendet Benachrichtigungen, prüft Bedingungen und protokolliert den Fortschritt.

Eskalationsmanagement greift, wenn Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden. Das System erinnert automatisch, informiert Vorgesetzte oder leitet die Aufgabe an eine Vertretung weiter.

Collaboration-Funktionen ermöglichen gemeinsames Arbeiten an Dokumenten: Gleichzeitiges Bearbeiten, Kommentare, Aufgaben zuweisen, Diskussionen. Besonders wichtig für verteilte Teams.

Co-Authoring ermöglicht mehreren Nutzern, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten – ähnlich wie bei Google Docs. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, Konflikte automatisch gelöst.

Kommentierungsfunktionen erlauben es, Anmerkungen zu Dokumenten oder bestimmten Textstellen hinzuzufügen. Ideal für Reviews, Freigabeprozesse oder Diskussionen ohne das Originaldokument zu verändern.

Der Dokumentenvergleich zeigt Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Dokuments an. Hinzugefügte Texte werden hervorgehoben, gelöschte durchgestrichen. Unverzichtbar für Reviews und Revisionen.

Dokumentengenerierung erstellt automatisch Dokumente aus Vorlagen und Daten (z.B. Verträge, Rechnungen, Berichte). Daten aus Datenbanken oder CRM werden in Vorlagen eingefügt.

Template Management verwaltet Dokumentenvorlagen zentral. Alle Nutzer arbeiten mit aktuellen, freigegebenen Vorlagen. Änderungen an Vorlagen (z.B. neues Logo) wirken sich automatisch auf neue Dokumente aus.

Formular-Management digitalisiert Formulare und Eingabemasken. Nutzer füllen strukturierte Formulare aus, Daten werden automatisch validiert und als strukturierte Informationen gespeichert.

E-Mail-Archivierung speichert E-Mails automatisch und revisionssicher. Wichtig für GoBD-Compliance, da geschäftliche E-Mails aufbewahrungspflichtig sein können. Integration per Outlook-Add-In oder automatisches Importieren.

Scan-Management verarbeitet eingescannte Dokumente: OCR-Erkennung, automatische Klassifizierung, Metadaten-Extraktion und Ablage. Papierdokumente werden so schnell digitalisiert und ins DMS übernommen.

Das System erkennt Barcodes oder QR-Codes auf gescannten Dokumenten automatisch. Diese enthalten Metadaten (z.B. Kundennummer, Projektnummer) und steuern die automatische Ablage.

Dokumentenklassifizierung ordnet Dokumente automatisch Kategorien zu (z.B. Rechnung, Vertrag, Lieferschein). Moderne Systeme nutzen KI, um Dokumenttypen anhand von Inhalt und Struktur zu erkennen.

Datenextraktion liest automatisch relevante Informationen aus Dokumenten aus (z.B. Rechnungsbetrag, Datum, Lieferantennummer). Diese Daten werden strukturiert gespeichert und können für Automatisierung genutzt werden.

Dashboards zeigen Kennzahlen auf einen Blick: Anzahl Dokumente, Speichernutzung, offene Aufgaben, Workflow-Status. Reporting erstellt detaillierte Berichte für Management und Controlling.

Mobile Apps ermöglichen Zugriff auf das DMS von Smartphones und Tablets. Unterwegs Dokumente einsehen, fotografieren und hochladen, Freigaben erteilen. Wichtig für Außendienst und Homeoffice.

Im Offline-Modus können Dokumente auch ohne Internetverbindung genutzt werden. Änderungen werden lokal gespeichert und bei erneuter Verbindung synchronisiert. Wichtig für Baustellen oder Reisen.

OCR ist die automatische Texterkennung in gescannten Dokumenten oder Bildern. Der erkannte Text wird durchsuchbar gemacht. So können Sie auch in eingescannten Papierdokumenten nach Begriffen suchen.

ICR ist eine erweiterte Form von OCR, die auch Handschrift erkennen kann. Nutzt Machine Learning für bessere Genauigkeit bei handschriftlichen Formularen oder Notizen.

NLP ist die computerlinguistische Verarbeitung natürlicher Sprache. Im DMS-Kontext: Automatische Zusammenfassungen erstellen, Stimmungen analysieren, Entitäten erkennen (Namen, Orte, Daten).

Machine Learning ermöglicht es DMS-Systemen, aus Daten zu lernen und sich zu verbessern. Anwendungen: Automatische Klassifizierung, intelligente Suche, Anomalieerkennung, Vorhersagen.

RPA automatisiert repetitive Aufgaben durch Software-Roboter. Im DMS: Automatisches Extrahieren, Klassifizieren und Weiterleiten von Dokumenten, ohne menschliches Eingreifen.

Eine REST-API ist eine Programmierschnittstelle, über die andere Software mit Aktenplatz kommunizieren kann. So können Sie Aktenplatz in Ihre bestehenden Systeme integrieren (z.B. ERP, CRM). Im Enterprise-Plan enthalten.

Webhooks sind automatische HTTP-Callbacks: Das DMS benachrichtigt externe Systeme bei bestimmten Ereignissen (z.B. neues Dokument hochgeladen). So können Drittanwendungen in Echtzeit reagieren.

WebDAV erweitert HTTP um Funktionen zum gemeinsamen Bearbeiten von Dateien. Ermöglicht das Einbinden des DMS als Netzlaufwerk im Windows Explorer oder macOS Finder.

CMIS ist ein Standard für die Interoperabilität zwischen verschiedenen Content-Management-Systemen. Er definiert einheitliche APIs, damit verschiedene Systeme miteinander kommunizieren können.

SaaS bedeutet, Software wird als Dienst bereitgestellt statt lokal installiert. Sie nutzen Aktenplatz über den Browser, Updates erfolgen automatisch, die Infrastruktur wird vom Anbieter betrieben.

Single Sign-On ermöglicht die Anmeldung mit bestehenden Unternehmens-Zugangsdaten (z.B. Active Directory, Azure AD). Nutzer müssen sich nicht extra für Aktenplatz registrieren.

LDAP ist ein Protokoll für den Zugriff auf Verzeichnisdienste wie Active Directory. DMS-Systeme nutzen LDAP, um Nutzer und Gruppen aus dem Unternehmensverzeichnis zu importieren.

SAML ist ein Standard für Single Sign-On. Er ermöglicht sichere Authentifizierung über Systemgrenzen hinweg, ohne dass Passwörter weitergegeben werden müssen.

OAuth ist ein offener Standard für Zugriffsautorisierung. Anwendungen können auf Nutzerdaten zugreifen, ohne dass Passwörter geteilt werden. Beispiel: "Mit Google anmelden" nutzt OAuth.

Microservices zerlegen eine Anwendung in kleine, unabhängige Dienste. Jeder Dienst erfüllt eine spezifische Funktion und kann einzeln aktualisiert werden. Dies erhöht Flexibilität und Skalierbarkeit.

Container verpacken Anwendungen mit allen Abhängigkeiten in isolierte Einheiten. Docker ist die verbreitetste Technologie. Container starten schnell, sind portabel und erleichtern Deployment und Skalierung.

Kubernetes orchestriert Container-Anwendungen: Automatisches Deployment, Skalierung, Load Balancing und Selbstheilung. Besonders wichtig für Cloud-native Anwendungen mit hoher Verfügbarkeit.

Mandantenfähigkeit bedeutet, dass mehrere Kunden (Mandanten) das gleiche System nutzen, aber strikt getrennte Daten haben. Jeder Mandant sieht nur seine eigenen Dokumente. Relevant für das Mandantenportal.

Multi-Tenancy ist ein Architekturmodell, bei dem eine Anwendungsinstanz mehrere Mandanten bedient. Im Gegensatz zu separaten Instanzen pro Kunde teilen sich Mandanten Infrastruktur und Code – mit logischer Datentrennung.

Elastizität bedeutet, dass Ressourcen (Server, Speicher) automatisch an die Last angepasst werden. Bei hoher Nachfrage werden automatisch zusätzliche Server gestartet, bei geringer Last wieder abgebaut.

Ein CDN verteilt Inhalte auf Server weltweit. Nutzer laden Dateien vom geografisch nächsten Server, was Ladezeiten drastisch reduziert. Wichtig für globale Unternehmen mit internationalen Standorten.

Caching speichert häufig genutzte Daten im schnellen Zwischenspeicher. Dadurch müssen sie nicht jedes Mal neu geladen werden, was Performance erheblich steigert.

Indexierung erstellt Verzeichnisse für schnelles Suchen – ähnlich wie das Stichwortverzeichnis in einem Buch. Ohne Index müssten bei jeder Suche alle Dokumente durchsucht werden, was bei großen Datenmengen zu langsam wäre.

Elasticsearch ist eine hochperformante Suchmaschine für große Datenmengen. Sie ermöglicht Volltextsuche, facettierte Suche und Echtzeit-Analytics. Viele moderne DMS-Systeme nutzen Elasticsearch.

Object Storage speichert Dateien als Objekte mit Metadaten und eindeutiger ID. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dateisystemen skaliert es nahezu unbegrenzt. Ideal für große Dokumentenmengen in der Cloud.

S3 ist der Object-Storage-Service von Amazon Web Services. Er ist de-facto Standard für Cloud-Speicher geworden. Viele DMS-Anbieter nutzen S3 oder S3-kompatible Systeme.

Delta Sync überträgt nur Änderungen statt kompletter Dateien. Wenn ein großes Dokument geändert wird, werden nur die geänderten Teile hochgeladen. Spart Bandbreite und beschleunigt Synchronisation.

Ein Mandantenportal ist ein geschützter Bereich, über den externe Partner (z.B. Kunden, Mandanten) sicher Dokumente austauschen können. Jeder Mandant erhält eigene Zugangsdaten und sieht nur seine Dokumente. Aktenplatz bietet diese Funktion als Speziallösung.

RFID ist eine Technologie zur automatischen Identifikation per Funk. In der Aktenplatz Shopfloor-Lösung nutzen Mitarbeiter RFID-Tablets, um sich an Arbeitsplätzen anzumelden und auf Arbeitspläne zuzugreifen.

Zeiterfassung dokumentiert Arbeitszeiten projektbezogen. In Aktenplatz ist diese Funktion direkt ins DMS integriert – Zeiten werden automatisch den Projekten und Dokumenten zugeordnet.

Shopfloor Management bezeichnet die Steuerung und Visualisierung von Produktionsprozessen direkt in der Fertigung. Die Aktenplatz Shopfloor-Lösung bringt digitale Arbeitspläne und Qualitätsdokumentation an die Maschinen.

Ein MES ist ein Fertigungsleitsystem zur Steuerung und Überwachung der Produktion. Es erfasst Maschinendaten, Materialflüsse und Qualitätsdaten in Echtzeit. DMS-Integration ermöglicht dokumentierte Qualitätssicherung.

ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder Sage verwalten Unternehmensdaten. DMS-Integration verbindet Dokumente mit ERP-Datensätzen: Rechnungen zu Bestellungen, Verträge zu Kunden, Arbeitspläne zu Aufträgen.

CRM-Systeme wie Salesforce verwalten Kundenbeziehungen. DMS-Integration macht Dokumente direkt im CRM verfügbar: Angebote, Verträge, Korrespondenz erscheinen beim jeweiligen Kunden.

Vertragsmanagement verwaltet Verträge über deren gesamten Lebenszyklus: Erstellung aus Vorlagen, Freigabe-Workflows, Fristenverwaltung, Kündigungserinnerungen, Archivierung. Spezielle DMS-Module oder Branchenlösungen.

Rechnungseingangsverarbeitung digitalisiert den Prozess von Eingangsrechnungen: Scannen, OCR, automatische Datenextraktion, Validierung, Freigabe-Workflow, Buchung im ERP. Spart enorm Zeit und reduziert Fehler.

Personalakten-Management verwaltet Mitarbeiterdokumente digital: Verträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge. Besondere Anforderungen an Datenschutz und Zugriffsrechte (nur HR darf zugreifen).

QM-Dokumentation umfasst Verfahrensanweisungen, Prüfprotokolle, Zertifikate, Audit-Berichte. DMS unterstützt ISO-Zertifizierungen durch strukturierte Ablage, Versionierung und Zugriffsprotokollierung.

Die elektronische Patientenakte digitalisiert medizinische Unterlagen: Befunde, Röntgenbilder, Arztbriefe. Höchste Anforderungen an Datenschutz und Verfügbarkeit. Spezielle Healthcare-DMS erforderlich.

Bauakten enthalten Pläne, Genehmigungen, Protokolle, Abrechnungen. Besonderheiten: Sehr große Dateien (CAD-Pläne), lange Aufbewahrungsfristen (bis 30 Jahre), Zugriff für wechselnde Projektbeteiligte.

Change Management begleitet organisatorische Veränderungen wie die DMS-Einführung. Umfasst Schulungen, Kommunikation, Widerstandsmanagement. Entscheidend für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte.

Eine Digitalisierungsstrategie definiert Vision, Ziele und Roadmap für die digitale Transformation. Sie beantwortet: Welche Prozesse zuerst digitalisieren? Welche Systeme einführen? Wie Mitarbeiter mitnehmen?

Prozessoptimierung analysiert und verbessert Arbeitsabläufe. Oft wird bei DMS-Einführung der Prozess erst optimiert, bevor er digitalisiert wird. "Nicht schlechte Prozesse digitalisieren, sondern gute."

Das papierlose Büro ist das Ziel vieler Digitalisierungsprojekte: Alle Dokumente werden digital erstellt, bearbeitet und archiviert. Vorteile: Schnellerer Zugriff, Platzersparnis, Umweltschutz, Homeoffice-tauglich.

Der Aktenplan definiert, wie Dokumente strukturiert abgelegt werden. Er legt Kategorien, Ordnerstrukturen und Namenskonventionen fest. Ein durchdachter Aktenplan ist Grundlage für effizientes Dokumentenmanagement.

Information Governance umfasst Strategien und Richtlinien für den Umgang mit Unternehmensinformationen: Was muss gespeichert werden? Wer darf zugreifen? Wann muss gelöscht werden? Sichert Compliance und Effizienz.

Stakeholder Management identifiziert und managt alle Interessengruppen eines Projekts (Geschäftsführung, Abteilungen, IT, Betriebsrat). Wichtig für DMS-Einführung, da viele Bereiche betroffen sind.

REFA ist der Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung. Aktenplatz ist REFA-Partner, was besonders für Industrie und Fertigung relevant ist (Shopfloor-Lösung mit optimierten Workflows).

Der BVMID ist ein Netzwerk für mittelständische Unternehmen. Aktenplatz ist Mitglied und profitiert vom Austausch mit anderen Mittelständlern.

BNI ist das weltweit größte Empfehlungsnetzwerk für Unternehmer. Aktenplatz ist Mitglied und nutzt das Netzwerk für Partnerschaften und Kundenempfehlungen.

Top Experte ist eine Auszeichnung für herausragende Expertise und Kundenzufriedenheit. Aktenplatz wurde als Top Experte 2024/2025 ausgezeichnet.