So nutzen unsere Kunden Aktenplatz

Der Landtechnik-Betrieb hatte massive Probleme mit der abteilungsübergreifenden Dokumentenverwaltung. Lieferscheine aus der Werkstatt waren für die Buchhaltung schwer auffindbar, Rechnungen lagen in verschiedenen Ordnern verstreut, und Garantiedokumente gingen regelmäßig verloren. Die Zusammenarbeit zwischen Verkauf, Werkstatt, Ersatzteillager und Buchhaltung war ineffizient, da jede Abteilung ihre eigenen Ablagestrukturen hatte. Kundenaufträge konnten nicht über den gesamten Prozess hinweg nachverfolgt werden.

• 85% schnellere Dokumentensuche über alle Abteilungen hinweg
• Vollständige Nachverfolgbarkeit jedes Kundenauftrags vom Angebot bis zur Rechnung
• 60% Zeitersparnis in der Buchhaltung durch automatische Dokumentenzuordnung
• Lieferscheine werden automatisch dem richtigen Kundenvorgang zugeordnet
• Garantiedokumente und Wartungsprotokolle sind sofort auffindbar
• Werkstatt-Mitarbeiter sehen direkt alle relevanten Kundendokumente
• ROI nach 5 Monaten durch massiv reduzierte Suchzeiten
• Jährliche Einsparung von ca. 45.000€ durch Prozessoptimierung

Als produzierendes Unternehmen verwaltete SAF Kartonagen tausende von Produktionskarten, technischen Zeichnungen, Qualitätsprüfungsberichten und Backoffice-Dokumenten in verschiedenen Systemen. Die Produktionskarten existierten teilweise noch in Papierform, was zu Verzögerungen führte. Es gab keine Integration mit dem ERP-System, sodass Produktionsaufträge manuell zwischen den Systemen abgeglichen werden mussten. Die Qualitätssicherung hatte keinen digitalen Zugriff auf Prüfprotokolle, und die Rückverfolgbarkeit war mangelhaft.

• 100% digitale Produktionskarten – kein Papier mehr in der Produktion
• Echtzeitintegration mit ERP: Alle Dokumente automatisch synchronisiert
• Qualitätsprüfungen werden direkt digital erfasst mit Foto-Dokumentation
• 70% schnellerer Zugriff auf produktionsrelevante Dokumente
• Vollständige Rückverfolgbarkeit: Von Rohmaterial bis Auslieferung
• Vertrieb sieht in Echtzeit Produktionsstatus und alle relevanten Dokumente
• 50% Reduzierung manueller Dateneingabe durch ERP-Anbindung
• Kundenreklamationen können in Minuten mit vollständiger Dokumentation beantwortet werden
• ROI nach 7 Monaten
• Jährliche Einsparung von ca. 95.000€ durch Prozessautomatisierung

Das Geschäft mit 8 Filialen hatte massive Probleme mit der Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen und vor allem mit komplexen Umlagerungs- und Retourenprozessen zwischen den Filialen. Jede Filiale hatte ihre eigene Ablagestruktur, Umlagerungsbelege waren oft unleserlich oder gingen verloren, und Retouren konnten nicht zentral nachverfolgt werden. Die zentrale Buchhaltung verbrachte Stunden damit, Belege zusammenzusuchen. Lieferantenrechnungen wurden teilweise doppelt bezahlt, weil mehrere Filialen beim selben Lieferanten bestellten.

• 100% digitale Umlagerungsprozesse – keine verlorenen Belege mehr
• Retouren werden zentral erfasst und können jederzeit nachverfolgt werden
• Buchhaltung spart 12 Stunden/Woche durch zentrale Belegverwaltung
• Lieferantenrechnungen werden filialübergreifend abgeglichen – keine Doppelzahlungen mehr
• Filialleiter können Umlagerungen mobil freigeben – 90% schnellere Prozesse
• Vollständige Transparenz: Zentrale sieht alle Vorgänge aller Filialen in Echtzeit
• 65% Reduzierung von Fehlern bei Umlagerungen
• Inventurdifferenzen um 40% reduziert durch bessere Dokumentation
• ROI nach 4 Monaten
• Jährliche Einsparung von ca. 68.000€ durch optimierte Prozesse und vermiedene Fehler