Aktenplatz ist das Dokumentenmanagement-System speziell für deutsche Steuerkanzleien. Belege, Verträge und Schriftverkehr Ihrer Mandanten zentral, revisionssicher und mit Mandantenportal — DSGVO- und GoBD-konform, Hosting in Deutschland.
In der Steuerkanzlei vergeht keine Stunde, ohne dass ein Beleg, ein Vertrag oder eine Behördenbenachrichtigung den Tisch wechselt. Klassische Ablage mit Hängeregistern, Excel-Verzeichnis und einem zentralen Netzlaufwerk funktioniert — bis ein Mitarbeiter krank wird, ein Mandant Anfang Januar 50 Schuhkartons voller Belege liefert, oder die Außenprüfung den lückenlosen GoBD-Nachweis sehen will.
Aktenplatz ist als DMS für Steuerberater von Grund auf so gebaut, dass diese Engpässe verschwinden. Jeder Beleg landet beim Eingang (Post, E-Mail, Mandantenportal-Upload) automatisch in der richtigen Mandantenakte, wird per OCR durchsuchbar gemacht und revisionssicher archiviert. Workflows für die Lohnabrechnung, die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Jahresabschlusserstellung lassen sich einmal definieren und laufen dann automatisch durch — mit klaren Übergaben, Fristen-Alarmen und Audit-Trail.
Die Integration zu DATEV Unternehmen online, DATEV DMS classic und weiteren Steuerberater-Tools ist Standard. Ihre Mandanten bekommen ein kostenloses Portal, über das sie Belege per Drag-and-drop, E-Mail oder Smartphone-App einreichen können — die Daten landen direkt bei Ihnen, ohne dass jemand etwas abtippen muss. Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren, BSI-C5-konform.
Jedes Jahr im Januar dieselbe Belegflut — Mandanten schicken Schuhkartons, PDFs per E-Mail, Bilder per WhatsApp.
Mandanten laden Belege per Portal, E-Mail oder Mobile-App hoch. OCR erkennt Lieferant, Betrag, Datum automatisch und ordnet zu.
Die Außenprüfung will den lückenlosen GoBD-Nachweis für die letzten 10 Jahre — manuelle Suche dauert Tage.
Volltext-Suche über alle Mandantendaten in Sekunden. Revisionssicheres Archiv mit Audit-Trail, der GoBD-konform alle Zugriffe protokolliert.
Mitarbeiter sind im Homeoffice, brauchen Mandantenakten — aber das Aktenarchiv ist im Büro.
Voller Akten-Zugriff von überall, mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und granularer Rechtevergabe pro Mandant.
Berufsgeheimnis nach §203 StGB — Mandantendaten dürfen niemals in US-Clouds liegen.
Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren bei deutschen Anbietern. Keine US-Subprozessoren, kein CLOUD-Act-Risiko.
Lohnabrechnung kostet jeden Monat Stunden für Datenerfassung, Freigaben, Versand.
Workflow-Automatisierung übernimmt Routinen: Daten aus DATEV einlesen, Freigabe einholen, Abrechnung an Mandanten via Portal verteilen.
Funktionen, die genau auf die Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sind.
Belege werden revisionssicher gespeichert. Lückenloser Audit-Trail, unveränderbare Originale, 10 Jahre garantierte Aufbewahrung.
Direkte Schnittstellen zu DATEV Unternehmen online und DATEV DMS. Buchungssätze, Mandantendaten und Belege synchronisieren bidirektional.
Ihre Mandanten laden Belege per Web, E-Mail oder Mobile-App hoch. Keine Software-Installation, keine Lizenz nötig.
Wiederkehrende Vorgänge wie UStVA, Lohn, Jahresabschluss als Workflow definieren. Automatische Fristenüberwachung mit Eskalation.
Hosting ausschließlich in Deutschland, Zwei-Faktor-Authentifizierung Pflicht, lückenlose Zugriffsprotokollierung pro Mandant.
Erfasste Arbeitszeiten werden automatisch dem richtigen Mandanten zugeordnet — saubere Abrechnung ohne manuelle Stundenzettel.
Wahlweise auf Ihrem eigenen Server oder als Managed-Hosting in deutschen Rechenzentren. Sie behalten die Datenhoheit.
Bei der Außenprüfung exportiert Aktenplatz alle relevanten Daten im IDEA-Format — keine manuelle Aufbereitung mehr.
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