Aktenplatz vs. DocuWare
DocuWare ist ein etablierter DMS-Anbieter mit Sitz in Germering, seit August 2019 Tochter der japanischen Ricoh Company Ltd. Hier vergleichen wir die Eckdaten beider Anbieter — ausschließlich auf Basis öffentlich verfügbarer Quellen.
DocuWare wurde 1988 in Germering gegründet und ist seit dem Abschluss der Übernahme am 8. August 2019 Teil der Ricoh-Gruppe (Hauptsitz Japan). Das Produkt wird weiterhin als DocuWare Cloud (SaaS) und DocuWare On-Premises angeboten — die DocuWare Cloud läuft laut DocuWare selbst auf Microsoft Azure als Platform-as-a-Service.
Aktenplatz ist ein deutlich jüngeres Produkt der mittelständischen Ladewig GmbH (München, Deutschland), das Hosting ausschließlich bei deutschen Anbietern (Hetzner) betreibt und Self-Hosting im eigenen Rechenzentrum als gleichwertige Option anbietet. Beide Lösungen adressieren überlappende Zielgruppen, unterscheiden sich aber in Eigentums- und Cloud-Architektur — relevant für Kunden mit Souveränitätsanforderungen.
Die folgende Tabelle stellt überprüfbare Eckdaten gegenüber. Bewertungen, die nicht zu 100 % aus öffentlichen Quellen ableitbar sind, sind als Einschätzung markiert. Das vollständige Quellenverzeichnis steht am Ende dieser Seite.
Aktenplatz vs. DocuWare im direkten Vergleich
Funktionsmatrix, Stand 2026. ✓ = vollständig, ◐ = teilweise / mit Einschränkungen, ✗ = nicht verfügbar.
| Funktion / Aspekt | Aktenplatz | DocuWare |
|---|---|---|
| EigentumsverhältnisseAktenplatz: Ladewig GmbH (Deutschland). DocuWare: seit 08.08.2019 Tochter der Ricoh Company Ltd. (Japan)[1] | ||
| Hosting-Infrastruktur Cloud-VarianteAktenplatz: Hetzner Online GmbH (Deutschland). DocuWare Cloud: Microsoft Azure (PaaS), laut DocuWare selbst[2] | ||
| Hosting auch in der EU verfügbarDocuWare Cloud bietet Azure-Regionen in EU; Aktenplatz hostet ausschließlich in DE[2] | ||
| Lizenz-Preise auf der Anbieter-Website einsehbarAktenplatz: 360 €/Nutzer/Jahr publiziert. DocuWare: "Preise nur auf Anfrage"[3] | ||
| Self-Hosting / On-Premises-Variante verfügbarBeide Anbieter bieten On-Premises an | ||
| Standardisierte Cloud-Lizenz-PaketeDocuWare Cloud: vier Pakete (Cloud 4, 15, 40, 100). Aktenplatz: ein Tarif[3] | ||
| GoBD-konforme ArchivierungBeide Anbieter werben mit GoBD-Konformität | ||
| Mobile App (iOS/Android) | ||
| DATEV-Belegtransfer / DATEV-Schnittstelle | ||
| Workflow-/BPMN-Designer | ||
| OpenDesk-KonnektorAktenplatz: Beta seit Q2 2026. DocuWare: kein öffentlich angekündigter Konnektor zu OpenDesk bekannt | ||
| CLOUD-Act-Risiko bei Cloud-VarianteMicrosoft hat öffentlich bestätigt: bei rechtmäßigem US-Behördenbeschluss werden Daten auch aus EU-Regionen herausgegeben[4] |
Wann ist DocuWare die bessere Wahl?
- →Sie haben bereits eine bestehende DocuWare-Installation mit signifikanten Daten — der Wechselaufwand wäre größer als der erwartbare Vorteil.
- →Sie sind tief in Microsoft-365- und Azure-Infrastruktur eingebettet und akzeptieren die damit verbundene Konzern-Bindung bewusst.
- →Sie nutzen Ricoh-Multifunktionsgeräte als Konzern-Kunde und wollen Hardware und Software aus einem Haus.
- →Souveränitäts-, Compliance- und Cloud-Abhängigkeits-Fragen spielen in Ihrem Kontext keine geschäftskritische Rolle.
Wann ist Aktenplatz die bessere Wahl?
- Sie wollen einen direkten Draht zum Hersteller — keine Hotline-Eskalations-Pfade, sondern persönliche Ansprechpartner, die Ihren Use-Case kennen.
- Sie brauchen ein DMS, das auf Ihre Sonder-Anforderungen reagiert: spezifische Workflows, eigene Aktenstrukturen, Anbindung an Ihre Branchen-Software — als Hersteller können wir das in Wochen umsetzen, nicht in Roadmap-Quartalen.
- Sie sind im öffentlichen Sektor (Kommune, Hochschule, Schule) und müssen Souveränitätskriterien in Ausschreibungen erfüllen.
- Sie sind Berufsgeheimnisträger (Anwalt, Steuerberater, Arzt) — Cloud auf US-Subdienstleister ist hier ein dokumentiertes Risiko.
- Sie sind NIS-2-pflichtig und wollen Ihre Subdienstleister-Kette dokumentier- und überschaubar halten.
- Sie wollen Lizenz-Preise vorab kennen — ohne ein Discovery-Call zu vereinbaren, nur um zu erfahren, was die Software kostet.
- Sie schätzen kurze, moderne Software-Iterationen: monatliche Releases, transparente Roadmap, neuer Stack auf PostgreSQL/Hetzner — nicht eine über drei Jahrzehnte gewachsene Suite mit historischer Modul-Schichtung.
- Sie wollen einen DMS-Partner, der vor Ort sein kann — wir kommen für Workshops, Schulungen oder Go-Live-Begleitung zu Ihnen, auch außerhalb von München.
- Sie planen ein Setup mit 5 oder 500 Nutzern — unsere Architektur skaliert beides, ohne dass Sie in Lizenzklassen wechseln müssen.
Quellenverzeichnis
Alle in der Tabelle und den Texten gemachten Aussagen über DocuWare beruhen auf öffentlich zugänglichen Quellen. Stand der Recherche: . Die Funktionsmatrix bildet unsere Einschätzung auf Basis dieser Quellen ab. Wenn Sie als Anbieter eine Aussage korrigieren möchten, schreiben Sie bitte an kontakt@aktenplatz.de — wir prüfen und aktualisieren zeitnah.
- [1]Ricoh: "Ricoh completes acquisition of DocuWare" (8. August 2019, Europe)(abgerufen 31.5.2026)
- [2]DocuWare-Blog: "Kunden nutzen Vorteile der Cloud- und Datenplattform Microsoft Azure" (offizielle DocuWare-Quelle zur Cloud-Architektur)(abgerufen 31.5.2026)
- [3]DMS-Systemhaus & weitere Reseller: "DocuWare Preise nur auf Anfrage" — Tarif-Übersicht Cloud 4/15/40/100(abgerufen 31.5.2026)
- [4]Microsoft (June 2025 French Senate Hearing) — bestätigte CLOUD-Act-Verpflichtung zur Datenherausgabe auch aus EU-Regionen, dokumentiert u.a. bei DataBalance EU(abgerufen 31.5.2026)
Unsicher, welche Lösung zu Ihnen passt?
In 30 Minuten kostenfreier Live-Demo zeigen wir Aktenplatz an Ihren konkreten Anforderungen — und sagen Ihnen ehrlich, wenn eine andere Lösung besser passt.
Beratungsgespräch anfragen