Aktenplatz vs. Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint ist eine Collaboration- und Content-Plattform innerhalb von Microsoft 365, mit DMS-ähnlichen Funktionen. Aktenplatz ist ein spezialisiertes Dokumentenmanagement-System. Hier vergleichen wir die Eckdaten unter Souveränitäts-, Compliance- und Funktionsperspektive.
SharePoint Online ist Teil der Microsoft-365-Suite und wird über Microsofts globale Cloud-Infrastruktur (Azure) betrieben. Microsoft hat zwischen 2023 und 2025 die "EU Data Boundary" eingeführt, die Datenresidenz innerhalb der EU/EFTA für viele Microsoft-Cloud-Services ermöglicht — diese hat das CLOUD-Act-Thema technisch reduziert, juristisch aber nicht aufgehoben. Microsoft selbst hat im Juni 2025 in einer Anhörung des französischen Senats bestätigt, dass das Unternehmen im Konfliktfall einem rechtmäßigen US-Behördenbeschluss Folge leisten muss.
Aktenplatz wird von der Ladewig GmbH (München) betrieben, mit Hosting ausschließlich bei der deutschen Hetzner Online GmbH. Es gibt keine US-Mutter, keine US-Subprozessoren — vertraglich wie technisch.
Funktional sind beide nur teilweise vergleichbar: SharePoint ist eine Plattform mit DMS-Anteilen plus Intranet, Wiki, Power-Platform-Integration. Aktenplatz ist ein fokussiertes DMS. Wir bilden in der Tabelle den DMS-Funktionsumfang ab und kennzeichnen explizit, wo SharePoint plattform-bedingt überlegen ist.
Aktenplatz vs. Microsoft SharePoint im direkten Vergleich
Funktionsmatrix, Stand 2026. ✓ = vollständig, ◐ = teilweise / mit Einschränkungen, ✗ = nicht verfügbar.
| Funktion / Aspekt | Aktenplatz | Microsoft SharePoint |
|---|---|---|
| Anbieter in deutschem EigentumAktenplatz: Ladewig GmbH (München). Microsoft: US-Konzern | ||
| Hosting in Deutschland / EU (Datenresidenz)Microsoft EU Data Boundary seit Februar 2025 vollständig — Daten bleiben in EU/EFTA[1] | ||
| CLOUD-Act-Risiko ausgeschlossenMicrosoft hat 2025 öffentlich bestätigt: bei rechtmäßigem US-Behördenbeschluss werden Daten ausgehändigt — unabhängig vom EU-Data-Boundary[2] | ||
| Self-Hosting / On-Premises-Variante verfügbarSharePoint Server / Subscription Edition existiert weiterhin als On-Premises; Microsoft positioniert SharePoint primär als Cloud-Produkt[3] | ||
| Spezialisiertes DMS mit Akten-StrukturSharePoint nutzt Sites/Bibliotheken/Listen; klassische Akten-Strukturen erfordern Custom-Konfiguration | ||
| Vorkonfigurierte Aufbewahrungsfristen pro AktentypSharePoint: Aufbewahrungsrichtlinien über Microsoft Purview konfigurierbar, aber nicht out-of-the-box pro Aktentyp gemäß deutscher SchulG/SteuerG/BayEUG[4] | ||
| GoBD-konforme Archivierung out-of-the-boxSharePoint allein erfüllt die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit nicht direkt; üblich sind ergänzende Drittanbieter-Lösungen oder zusätzliche Konfiguration über Microsoft Purview[4] | ||
| OZG / XAkte-SchnittstellenSharePoint hat keine nativen XAkte-Schnittstellen | ||
| KGSt-Aktenplan vorkonfiguriert | ||
| Echtzeit-Collaboration in Office-DokumentenSharePoint hat Word/Excel/PowerPoint Online nativ integriert; Aktenplatz ergänzbar über ONLYOFFICE/Collabora | ||
| Microsoft-Teams-Integration | ||
| Intranet-/Wiki-Funktionen | ||
| Power Automate / PowerApps Erweiterung | ||
| Lizenz unabhängig von Microsoft 365SharePoint Online ist Teil der M365-Lizenzierung; eigenständige Nutzung möglich aber selten wirtschaftlich |
Wann ist Microsoft SharePoint die bessere Wahl?
- →Sie haben eine umfangreiche, gewachsene SharePoint-Landschaft mit PowerApps/Power-Automate-Custom-Apps, deren Migration unverhältnismäßig aufwendig wäre.
- →Sie brauchen primär Intranet, Wiki oder Mitarbeiter-Newsroom — das sind originär SharePoint-Funktionen, kein klassisches DMS.
- →Sie sind US-Konzern oder Multinational und unterliegen ohnehin globaler Microsoft-365-Strategie und US-Rechtsraum.
- →Souveränität, §203 StGB und NIS-2 spielen in Ihrem Kontext keine geschäftskritische Rolle.
Wann ist Aktenplatz die bessere Wahl?
- Sie wollen einen direkten Draht zum Hersteller — keine Microsoft-Hotline mit Eskalations-Stufen, sondern persönlicher Ansprechpartner aus Deutschland.
- Sie brauchen kundenspezifische Anpassungen: als Hersteller können wir Wünsche in Wochen umsetzen, statt sie in Microsofts globalem Backlog zu verlieren.
- Sie sind im öffentlichen Sektor (Kommune, Hochschule, Schule) — Souveränitäts- und OZG-Anforderungen sprechen klar für einen deutschen Anbieter.
- Sie sind Berufsgeheimnisträger (Anwalt, Steuerberater, Arzt) — die von Microsoft bestätigte CLOUD-Act-Verpflichtung ist nach §203 StGB ein dokumentiertes Risiko.
- Sie sind NIS-2-pflichtig und wollen Ihre Subdienstleister-Kette dokumentier- und überschaubar halten — bei Microsoft 365 ist sie weit verzweigt.
- Sie brauchen ein echtes DMS mit Akten-Strukturen, vorkonfigurierten deutschen Aufbewahrungsfristen und out-of-the-box GoBD-Konformität.
- Sie wollen das DMS unabhängig von Microsofts Lizenzpolitik und Tarif-Änderungen betreiben.
- Sie planen ein Setup mit 10 oder 500+ Nutzern — Aktenplatz skaliert beides, ohne Wechsel in andere Lizenzpläne.
- Sie wollen einen Partner, der für Workshops und Vor-Ort-Beratung auch ins Haus kommt — keine remote-only Concierge-Hotline.
- Sie schätzen schnelle Innovations-Zyklen: monatliche Releases, transparente Roadmap, kurze Wege zwischen Idee und Feature.
Quellenverzeichnis
Alle in der Tabelle und den Texten gemachten Aussagen über Microsoft SharePoint beruhen auf öffentlich zugänglichen Quellen. Stand der Recherche: . Die Funktionsmatrix bildet unsere Einschätzung auf Basis dieser Quellen ab. Wenn Sie als Anbieter eine Aussage korrigieren möchten, schreiben Sie bitte an kontakt@aktenplatz.de — wir prüfen und aktualisieren zeitnah.
- [1]Microsoft: "Microsoft completes landmark EU Data Boundary" (26. Februar 2025) — Datenresidenz in EU/EFTA(abgerufen 31.5.2026)
- [2]DataBalance EU: Analyse "Microsoft Cloud sovereignty in 2026: ambition and reality" — Wiedergabe der Microsoft-Aussage vor dem französischen Senat (Juni 2025) zur CLOUD-Act-Verpflichtung(abgerufen 31.5.2026)
- [3]Microsoft Learn: SharePoint Server Subscription Edition — On-Premises-Variante (offizielle Microsoft-Quelle)(abgerufen 31.5.2026)
- [4]Microsoft Purview Documentation — Records Management und Retention in Microsoft 365 (Konfigurations-Aufwand für deutsche Aufbewahrungsanforderungen)(abgerufen 31.5.2026)
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