Aktenplatz ist das Dokumentenmanagement-System für Universitäten, Fachhochschulen und Hochschulen für angewandte Wissenschaften. Studierendenakten, Prüfungsamt, Berufungsverfahren, Drittmittelverwaltung und Forschungsförderung — DSGVO-konform und mit Anbindung an HISinOne, CAMPUSonline und Co.
Eine deutsche Universität verwaltet auf der Erscheinungsebene Studierende, im Verwaltungs-Backoffice aber dutzende parallele Dokumenten-Ökosysteme: Prüfungsamt-Akten, Personalakten der Lehrenden, Berufungs-Dossiers, Drittmittel-Verwendungsnachweise, Akkreditierungsdokumentationen, Datenschutzfolgenabschätzungen, Promotionsverfahren. Klassisch verteilt sich das auf SAP HCM, ein HIS-Modul, mehrere Excel-Tabellen und schließlich physische Aktenordner.
Aktenplatz ergänzt diese Landschaft als zentrales DMS für Hochschulen — nicht als Ersatz für Ihr Campus-Management-System (HISinOne, CAMPUSonline, FACTScience), sondern als das Dokumenten-Layer darunter. Aktenarten, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte sind auf die Eigenheiten des deutschen Hochschulsystems vorkonfiguriert: Studierendenakte 30 Jahre nach Exmatrikulation, Prüfungsakten 50 Jahre, Personalakten Lehrender bis 30 Jahre nach Ausscheiden, Drittmittel-Verwendungsnachweise 10 Jahre nach Projektende.
Hosting ausschließlich in Deutschland — wichtig für die DSGVO-Konformität bei Studierendendaten, für Berufsgeheimnis-Aspekte bei vertraulichen Berufungsverfahren, und für die Auflagen bei BMBF-, DFG- oder EU-Drittmitteln, die häufig EU-Datenstandort verlangen. Aktenplatz erfüllt das standardmäßig, mit zertifiziertem Hosting bei deutschen Anbietern.
Die Akkreditierungsagentur kommt in 6 Wochen — sämtliche Modulhandbücher, Prüfungsordnungen und Curricular-Änderungen der letzten 7 Jahre müssen lückenlos nachweisbar sein.
Versionierte Studienordnungen mit Audit-Trail, alle Senatsbeschlüsse verknüpft, fertige Akkreditierungs-Akte per Volltext-Suche zusammenstellbar.
Berufungsverfahren — vertrauliche Gutachten, Bewerbungsunterlagen, Kommissionsprotokolle dürfen NUR von der Berufungskommission gesehen werden, niemals von der allgemeinen Verwaltung.
Streng abgeschottete Berufungs-Akten mit zeitlich begrenztem Zugriff pro Kommissionsmitglied, lückenloser Audit-Trail bei jedem Zugriff.
Drittmittel-Projekte (BMBF, DFG, EU Horizon) verlangen lückenlose Verwendungsnachweise inkl. Belegen, Stundenzetteln, Anwesenheits-Listen — verteilt über 4 Lehrstühle.
Pro Drittmittel-Projekt eine Akte, alle Belege automatisch dem richtigen Kostenträger zugeordnet, Export für das Wirtschaftsprüfungs-Testat in einem Klick.
Studierendenakten von vor 15 Jahren: jemand will Studienleistungen anerkannt bekommen, die alte Studienordnung muss aus dem Aktenarchiv geholt werden.
Komplette Studienordnungs-Historie versioniert digital, mit klarem Übergang welche Ordnung für welche Matrikelnummern galt.
Promotionsverfahren laufen häufig über 4-6 Jahre, mit wechselnden Betreuern, Gutachtern aus dem Ausland, Disputations-Protokollen — Versionschaos garantiert.
Promotionsakte mit Workflow für jeden Verfahrensschritt, automatische Erinnerung an Fristen, klare Übergaben zwischen Erst- und Zweitbetreuung.
Heimarbeit für wissenschaftliche Mitarbeiter — Forschungsdaten und studentische Arbeiten müssen geschützt zugänglich sein, ohne dass alles auf privaten Rechnern landet.
Browser-basierter Zugriff mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, mandantenfähig pro Lehrstuhl, kein lokaler Download nötig.
Funktionen, die genau auf die Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sind.
Vorkonfigurierte Aktenstruktur mit Zulassung, Immatrikulation, Studienverlauf, Prüfungen, Beurlaubungen, Exmatrikulation. Aufbewahrung 30 Jahre nach Studienende automatisch.
Streng vertraulicher Bereich für Berufungs-Akten. Zugriff nur Kommission, lückenloser Audit-Trail, automatische Löschung der nicht-berufenen Bewerber nach Datenschutzfristen.
Pro BMBF-, DFG- oder EU-Projekt eigene Akte. Belege, Stundenzettel, Reisekosten automatisch zugeordnet. Export im für Wirtschaftsprüfung üblichen Format.
Versionierte Studien- und Prüfungsordnungen, alle Senatsbeschlüsse, Modulhandbücher. Akkreditierungs-Akte per Volltext-Suche zusammenstellbar.
REST-APIs zu CAMPUSonline (Österreich/Bayern) und HISinOne. Personenstammdaten synchronisieren bidirektional, Dokumente fließen automatisch in die richtige Personen- oder Studierendenakte.
Forschungsdaten oft besonders sensibel (Gesundheitsdaten, Probanden-Einwilligungen). Differenzierte Rechtevergabe pro Forschungsprojekt, mit dokumentierter DSFA.
Workflow pro Verfahren mit allen Phasen (Annahme, Begutachtung, Disputation, Veröffentlichung). Automatische Fristenüberwachung, Übergabe-Funktion bei Betreuerwechsel.
Senat, Fakultätsrat, Berufungskommission — Beschlüsse mit Vorlagen, Abstimmungsergebnis, Verteilung an Betroffene und revisionssicherer Archivierung.
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