Open Source bei Ausschreibungen im öffentlichen Dienst: Was Behörden 2026 wirklich verlangen müssen

Wer 2026 als Behörde, Stadtwerk oder kommunaler Eigenbetrieb eine Software ausschreibt, kommt am Thema Open Source und Souveränität nicht mehr vorbei. Was vor drei Jahren noch eine politische Wunschvorstellung war, ist 2026 in konkreten Vergaberichtlinien angekommen — von Bundesebene über Länder bis zu vielen Kommunen.

Und das hat Implikationen für alle, die mit öffentlichen Auftraggebern Geschäfte machen, sowie für jeden Mittelständler, der seinen eigenen Software-Stack auf Zukunftsfestigkeit prüfen will.

Der politische Rahmen 2026

Drei Entwicklungen treiben das Thema:

1. Die "Public Money, Public Code"-Initiative der FSFE ist mittlerweile von 130+ deutschen Kommunen und Landesregierungen unterstützt. Kerngedanke: Software, die mit öffentlichen Mitteln entwickelt wird, soll als Open Source veröffentlicht werden — damit Steuerzahler nicht dasselbe mehrfach bezahlen.

2. Der "Digitalcheck" des Bundesministeriums des Innern↗ ist seit 2024 für alle neuen Bundes-Vorhaben verpflichtend. Er fragt explizit nach digitaler Souveränität: Wer entwickelt? Wo werden Daten gespeichert? Welche Abhängigkeiten entstehen? Open-Source-Lösungen schneiden hier strukturell besser ab.

3. Das Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS)↗ in Bochum ist die operative Umsetzung. Sie betreiben unter anderem OpenDesk, den souveränen Arbeitsplatz für den öffentlichen Dienst. Ihre Vorgaben werden von immer mehr Behörden als Bewertungsmaßstab herangezogen.

In der Praxis bedeutet das: Wenn Sie 2026 als kleinere Kommune ein DMS ausschreiben, müssen Sie nicht mehr begründen, warum Sie Open-Source-Lösungen prüfen — sondern Sie müssen begründen, wenn Sie es NICHT tun.

Was Souveränitätskriterien konkret heißen

Im typischen Bewertungsraster eines öffentlichen DMS-Vergabeverfahrens 2026 sehen Sie meist diese Punkte (manchmal als K.O.-Kriterium, manchmal als Bewertungspunkte):

Datenstandort: Hosting muss in Deutschland (oder mindestens EU) erfolgen, mit nachgewiesener Subdienstleister-Kette. Pauschale "wir nutzen Microsoft Azure Europa" reicht nicht mehr.

Quellcode-Verfügbarkeit: Idealerweise Open Source unter freier Lizenz (EUPL, AGPL, Apache). Mindestens: Quellcode-Hinterlegung (Source-Code-Escrow) für den Fall einer Anbieter-Insolvenz.

Standardisierte Datenformate: Speicherung in offenen Formaten (PDF/A für Archiv, ODF für Office-Dokumente, BPMN für Workflows). Keine proprietären Container.

Schnittstellen-Standards: Offene APIs (REST), Standardprotokolle (WebDAV, OAuth 2.0, OpenID Connect). Keine proprietären Connectoren als einzige Integrationsmöglichkeit.

Anbieter-Unabhängigkeit: Software muss auch von Dritten administriert und weiterentwickelt werden können. Schlüsselkomponenten dürfen nicht von einem einzigen Anbieter abhängen.

Beihilfe für deutschen Mittelstand: Bei vergleichbaren Angeboten haben mittelständische Anbieter aus Deutschland Vorteile (Mittelstandsfreundliche Vergabe nach §97 GWB).

Welche DMS-Anbieter Sie 2026 wirklich prüfen sollten

Für öffentliche Auftraggeber, die das ernst nehmen, sind 2026 vor allem diese Kategorien interessant:

Pure Open Source DMS (kostenlos in der Anschaffung, Support kostenpflichtig):

• Mayan EDMS↗ — Python-basiert, sehr aktiv weiterentwickelt
• Nuxeo↗ (Open Source-Edition) — Java, ECM-Schwerpunkt
• OpenKM↗ — Java, gute Workflow-Unterstützung
• Alfresco Community↗ — der Open-Source-Klassiker

Vorteil: Quellcode komplett frei, keine Lizenzkosten. Nachteil: Implementierung und Wartung erfordert eigene IT oder einen spezialisierten Dienstleister; viele dieser Projekte haben "Enterprise-Editionen" mit Zusatzfunktionen, die Geld kosten.

Hybrid-Anbieter mit Open-Source-Kern (kommerzielle Software auf Open-Source-Basis):

• Aktenplatz — kommerzielle Software, aber Datenformate komplett offen, PostgreSQL-basiert, Hetzner-Hosting in Deutschland, Self-Hosting möglich
• ELO↗ — deutscher Anbieter, viele offene Standards
• fabasoft↗ — österreichisch/deutsch, EU-Cloud

Vorteil: Professioneller Support, schnelle Einführung, oft besseres User-Experience. Nachteil: Lizenzkosten pro User; die "Offenheit" ist meist vertraglich zugesichert aber nicht durch GPL/EUPL erzwungen.

Was Sie NICHT mehr ohne Begründung ausschreiben sollten:

• Microsoft SharePoint / OneDrive (US-Anbieter, CLOUD-Act-Risiko, siehe unseren Artikel)
• DocuWare (deutscher Anbieter, aber US-Mutterfirma seit 2018)
• Hyland OnBase (US-Mutterfirma)

Das heißt nicht, dass diese Lösungen schlecht sind. Aber Sie müssen bei der Vergabe sehr gut begründen, warum eine US-Cloud-basierte Lösung trotz Souveränitätsvorgaben zum Zug kommt.

Was das für den privaten Mittelstand bedeutet

Warum ist das auch für nicht-öffentliche Mittelständler relevant? Drei Gründe:

1. Lieferantenprüfung wird strenger. Wer öffentliche Aufträge erhält oder als Subunternehmer für Behörden arbeitet, muss zunehmend die Souveränitätskriterien des Auftraggebers erfüllen — das schlägt auf die eigene IT durch.

2. Versicherungen ziehen nach. Cyber-Versicherer fragen 2026 explizit nach der Cloud-Anbieter-Struktur, und Policen werden bei US-Cloud-Nutzung teurer oder ausgeschlossen.

3. Vendor-Lock-in vermeiden (siehe unseren Artikel). Wer heute auf Open-Source-Standards setzt, hat 2030 noch Wechseloptionen.

Praktische Empfehlung

Wenn Sie als Behörde oder Stadtwerk gerade vor einer Ausschreibung stehen, machen Sie folgendes:

1. Souveränitätsmatrix als Bewertungsraster nutzen. Wir haben dafür eine Vorlage, die wir auf Anfrage gerne teilen. Bewertet werden Datenstandort, Quellcode, Standardformate, Schnittstellen, Anbieterstruktur — jeweils mit Punkten.

2. Open-Source-Anbieter aktiv einladen. Diese Anbieter bewerben sich oft nicht von selbst, weil die formalen Hürden hoch sind. Eine direkte Ansprache lohnt sich.

3. Mittelstandsfreundliche Losbildung. Anstatt ein 5-Jahres-Vollvertrag mit einem Hyperscaler, lieber kleinere Lose: Lizenzen / Hosting / Beratung / Schulung getrennt vergeben.

4. Pilot statt Big Bang. Vor der Vollausschreibung eine kleine Pilotphase mit 2-3 Anbietern ausschreiben. Das senkt das Risiko und gibt belastbare Praxisdaten.

Fazit

Die Zeit, in der "öffentlicher Dienst" automatisch "Microsoft + große Beratungsfirma" hieß, ist 2026 vorbei. Open Source ist nicht nur erlaubt — es ist die bevorzugte Wahl in fast allen neuen Souveränitätsvorgaben. Wer das versteht und nutzt, bekommt günstigere, flexiblere und langfristig zukunftsfähigere Lösungen.

Wir bei Aktenplatz unterstützen seit Jahren öffentliche und private Auftraggeber bei genau dieser Umstellung — auch ohne dass wir am Ende den Zuschlag bekommen. Wenn Sie aktuell vor einer DMS-Ausschreibung stehen oder Ihre Vergabekriterien überarbeiten, sprechen Sie uns gerne an. Erstgespräch ist kostenfrei und produktneutral.