DMS für Schulen in Bayern
Aktenplatz für allgemeinbildende und beruflichen Schulen sowie Sachaufwandsträger in Bayern. BayEUG- und BaySchO-konform, mit Anbindung an ASV (Amtliche Schulverwaltung), mebis und BayernCloud Schule.
Bayern hat mit dem Bayerischen Erziehungs- und Unterrichtsgesetz (BayEUG) und der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) eines der detailliertesten Schulgesetze in Deutschland. Was die Sachausstattung angeht, sind in Bayern die Sachaufwandsträger zuständig — bei Grundschulen meist Gemeinden, bei Realschulen und Gymnasien Landkreise, bei Berufsschulen ebenfalls Landkreise. Die Lehrkräfte sind Landesbeamte.
Diese Trennung zwischen "Sachaufwand" und "Lehrkräften" prägt auch die Akten-Landschaft: Personalakten der Lehrkräfte führt die Regierung (Bezirksregierung), Personalakten der nicht-pädagogischen Mitarbeiter führt der Sachaufwandsträger. Aktenplatz unterstützt diese duale Struktur mit getrennten Mandanten und definierten Schnittstellen — Übergabe-Workflows zwischen Schule, Sachaufwandsträger und Schulamt sind vorkonfiguriert.
Bayern setzt mit BayernCloud Schule eine eigene Landesplattform ein — die ergänzt Aktenplatz, ersetzt es aber nicht. Während BayernCloud Schule auf Pädagogik (LMS, Messenger, kollaborative Office-Tools) ausgerichtet ist, übernimmt Aktenplatz die Verwaltungs-Aktenführung. Beide Systeme lassen sich parallel betreiben.
Rechtlicher Rahmen: Bayerisches Erziehungs- und Unterrichtsgesetz (BayEUG)
Für Schulen in Bayern ist das Bayerisches Erziehungs- und Unterrichtsgesetz (BayEUG) die zentrale Rechtsgrundlage. Für DMS-relevante Aspekte besonders zu beachten:
- Art. 85 BayEUG — Datenverarbeitung in der Schule, mit Verweis auf konkretisierende Verordnungen
- Schulordnungen (BaySchO, Realschulordnung, Gymnasialschulordnung etc.) — regeln Aktenarten und -fristen pro Schulart
- BayDSG (Bayerisches Datenschutzgesetz) — ergänzt DSGVO für bayerische öffentliche Stellen
- KMBek über das Schulwesen — laufende Verwaltungsvorschriften aus dem Kultusministerium
Aufbewahrungsfristen in Bayern
Aktenplatz hat diese landesspezifischen Fristen vorkonfiguriert. Nach Fristablauf wird DSGVO-konform gelöscht — automatisch oder nach manueller Freigabe.
| Aktentyp | Aufbewahrung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Schülerakte (Hauptakte) | 10 Jahre nach Schulaustritt | BaySchO + DSGVO |
| Zeugnisse / Zeugnislisten | 50 Jahre | BaySchO |
| Förderakte (sonderpädagogisch) | Schulzeit + 10 Jahre | BaySchO |
| Klassenarbeiten / Stegreifaufgaben | 2 Jahre | BaySchO |
| Abitur-/Quali-Prüfungsunterlagen | 20 Jahre | GSO/RSO Bayern |
| Schulkonferenz-Protokolle | 30 Jahre | BaySchO |
| Personalakten Lehrkräfte (bei Regierung) | bis 30 Jahre nach Ausscheiden | BayBG |
| Sachaufwand-Belege | 10 Jahre | GO Bayern + AO |
Schulträger-Struktur in Bayern
In Bayern sind die Schulträger fragmentiert: Gemeinden tragen Grundschulen und Mittelschulen, Landkreise tragen Realschulen, Gymnasien und Berufsschulen. Bei Mittelzentren übernimmt die jeweilige Stadt die Sachträgerschaft. Aktenplatz lässt sich für einen Sachaufwandsträger (z.B. einen Landkreis mit 8 Schulen) zentral installieren — jede Schule bekommt einen eigenen Mandanten, der Schulträger hat zentrale Sicht. Übergabe-Schnittstellen zur Regierung (Personalakten der Lehrkräfte) sind definiert.
Anbindung an die Bayern-spezifische Software-Landschaft
Aktenplatz arbeitet ergänzend zu Ihrer bestehenden Schulverwaltungs-Software — wir ersetzen sie nicht. Anbindungen für Bayern:
ASV (Amtliche Schulverwaltung Bayern)
Die landeseigene Schulverwaltungs-Software, kostenlos für alle bayerischen Schulen. Aktenplatz importiert Stammdaten per CSV-Export aus ASV, optional REST-Anbindung über die ASV-Web-Schnittstelle.
mebis (Landesmedienzentrum)
Pädagogische Mediathek + LMS. Aktenplatz ist nicht-konkurrierend — mebis bleibt für Unterrichts-Materialien, Aktenplatz für Verwaltungs-Akten.
BayernCloud Schule
Landesplattform mit Office-Suite, Messenger, Stundenplan. Aktenplatz ergänzt die Akten-Ebene. Single Sign-On über bayerischen SSO möglich.
PERLE (Personalverwaltung Lehrkräfte)
Landesweite Personalverwaltung der Lehrkräfte beim Bayerischen Landesamt für Schule. Aktenplatz bildet die schulseitige Personalakte ab.
Häufige Fragen — Schulen in Bayern
Persönliches Beratungsgespräch für Ihr Schul-DMS
Wir kennen die Bayern-spezifischen Anforderungen und beraten Sie individuell zu Aufbewahrungsfristen, Schulträger-Workflows und Anbindung an Ihre Verwaltungssoftware.
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