Für Schulen & Schulträger

DMS für Schulen: Schüler-Akten, Personalverwaltung, Schulamt-Korrespondenz — DSGVO-sicher

Aktenplatz ist das Dokumentenmanagement-System für allgemeinbildende und berufliche Schulen, Schulträger und Schulämter. Schüler-Akten, Lehrer-Personalakten, Konferenzbeschlüsse, Elternkommunikation — DSGVO-konform mit besonderem Schutz von Minderjährigen-Daten, Hosting ausschließlich in Deutschland.

In der Schulverwaltung gelten 2026 die schärfsten Datenschutz-Maßstäbe des öffentlichen Sektors. Schüler-Akten enthalten besonders schutzwürdige Daten von Minderjährigen, Gesundheitsdaten (Atteste, Förderbedarf, Impfstatus), Familienverhältnisse, schulpsychologische Berichte. Der Datenschutzbeauftragte des Landes — egal ob LfDI Baden-Württemberg, BlnBDI Berlin oder LDA Bayern — schaut bei Schulen besonders genau hin.

Aktenplatz ist als DMS für Schulen so konzipiert, dass diese erhöhten Anforderungen ohne Schmerzen erfüllt werden: Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren, keine US-Subprozessoren, Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend, Aufbewahrungsfristen pro Aktenart gemäß den Schulgesetzen der jeweiligen Länder vorkonfiguriert. Anbindungen an gängige Schulverwaltungs-Systeme (ASV Bayern, SchILD-NRW, Lehrer-Online, WebUntis) sind über REST-APIs oder CSV-Imports möglich.

Wichtiger Unterschied zu kommerziellen Microsoft-365-für-Education-Lösungen: bei Aktenplatz verlassen Daten niemals die EU, kein US-CLOUD-Act-Risiko, kein 365-License-Lock-in. Schulträger, die ihre Souveränität ernst nehmen, finden hier eine echte Alternative — kombinierbar mit OpenDesk oder schul-eigenen Linux-Setups.

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Typische Herausforderungen — und wie Aktenplatz sie löst

Problem

Bei einem Förderausschuss-Verfahren werden Gutachten, Schulpsychologen-Berichte und Elterngespräch-Protokolle gebraucht — verteilt zwischen Aktenordnern, E-Mail und Sekretariats-PC.

Mit Aktenplatz

Pro Förder-Verfahren eine geschützte Akte mit Zugriff nur für berechtigte Personen (Klassenlehrer, Förderlehrer, Schulleitung). Alle Dokumente an einem Ort, mit Audit-Trail.

Problem

Datenschutz-Aufsicht prüft die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Schüler-Akten — manuelle Löschung wurde jahrelang vergessen.

Mit Aktenplatz

Aufbewahrungsfristen pro Aktentyp aus dem Schulgesetz vorkonfiguriert (z.B. Schüler-Akte 10 Jahre nach Schulaustritt, Klassenarbeiten 2 Jahre). Automatische DSGVO-konforme Löschung nach Freigabe.

Problem

Lehrer-Personalakten beim Schulträger vs. dienstliche Personalakten beim Schulamt — niemand weiß welche Akte wann zuständig ist.

Mit Aktenplatz

Klare Trennung der Verantwortlichkeiten: Schulträger-Akten lokal, dienstliche Personalakten beim Schulamt mit gesicherter Schnittstelle.

Problem

Elternbriefe und Klassenkonferenz-Beschlüsse sind verstreut auf Schul-Server, persönlichen Lehrer-E-Mails und Papier-Protokollen.

Mit Aktenplatz

Zentrale Konferenz-Akten mit Beschluss-Workflow, Verteilung der Eltern-Information per definiertem Kanal, dokumentierter Zustellungsnachweis.

Problem

Schulinspektion / Qualitätsanalyse — die Schulleitung muss aus 5 Jahren Unterlagen einen lückenlosen Nachweis zusammenstellen.

Mit Aktenplatz

Volltext-Suche über alle Schulleitungs-Akten, Tagging nach Inspektions-Kriterien, Inspektions-Mappe per Klick erstellbar.

Problem

Lehrer-Wechsel oder Schulleitungs-Wechsel — Übergabe scheitert weil entscheidende Akten "irgendwo" im persönlichen Lehrer-Bereich liegen.

Mit Aktenplatz

Klare Trennung zwischen persönlichen Lehrer-Materialien (außerhalb DMS) und Schul-Akten im DMS. Übergabe per Rollenwechsel statt Aktenstapel.

Speziell für Schulen & Schulträger gebaut

Funktionen, die genau auf die Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sind.

Schüler-Akte DSGVO-konform

Pro Schüler eine Akte: Anmeldung, Zeugnisse, Atteste, Förderbedarf, Klassenkonferenz-Beschlüsse. Aufbewahrungsfristen aus dem Schulgesetz Ihres Bundeslands vorkonfiguriert.

Lehrer-Personalakten

Beim Schulträger zentral verwaltet: Anstellungsverträge, Fortbildungsnachweise, Beurteilungen. Mit getrennter Zugriffsebene für Schulleitung vs. Trägerverwaltung.

Förderakten besonders geschützt

Sonderpädagogische Förderakten, Schulpsychologie, Inklusions-Dossiers — eigene Mandanten mit strikter Zugriffskontrolle. Nur berechtigte Personen sehen Inhalte.

Konferenz-Akten mit Workflow

Klassen-, Fach-, Schulkonferenz: Tagesordnung, Protokoll, Beschlüsse, Verteilung. Versionierte Protokolle mit dokumentierter Freigabe-Historie.

Schulinspektion vorbereitet

Per Tag/Kategorie alle inspektionsrelevanten Unterlagen filterbar. Inspektions-Mappe per Klick als PDF-Paket erstellbar.

ASV / SchILD / WebUntis-Anbindung

CSV- und REST-Importe aus den gängigen Schulverwaltungs-Systemen. Schüler- und Lehrerstammdaten synchronisieren automatisch.

BSI-Anforderungen für Schulen

Architektur orientiert am BSI-Grundschutz-Profil "Schule" (in Vorbereitung 2026). Zwei-Faktor-Authentifizierung Pflicht, lückenlose Zugriffsprotokollierung.

Schul-zu-Schulamt-Korrespondenz

Strukturierter Austausch mit Schulamt und Bezirksregierung. Wichtige Korrespondenz revisionssicher archiviert, mit Eingangs- und Ausgangs-Datum.

Spezifische Lösungen pro Bundesland

Schulgesetze, Aufbewahrungsfristen und Software-Landschaft unterscheiden sich je Bundesland. Hier landesspezifische Aktenplatz-Setups:

Häufige Fragen — Schulen & Schulträger

Tiefer einsteigen

Hintergrund-Artikel aus unserem Blog zu den Themen, die für Schulen & Schulträger besonders relevant sind.

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