DMS für Schulen und Schulträger in Berlin
Aktenplatz für die rund 900 öffentlichen Schulen in Berlin. SchulG-Berlin-konform, mit besonderer Berücksichtigung der bezirkliche-Senats-Doppelstruktur und Anbindung an die Berliner Schulplattform Lernraum Berlin.
Berlin hat eine eigene, durch den Stadtstaat-Charakter geprägte Schulverwaltung. Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie ist Aufsichtsbehörde und Lehrkräfte-Arbeitgeber, die zwölf Berliner Bezirke sind über ihre Schul- und Sportämter die Schulträger. Diese Aufteilung führt zu spezifischen Aktenflüssen, die zwischen Senatsverwaltung, Bezirk und Einzelschule sauber gehalten werden müssen.
Im Vergleich zu Flächenländern ist Berlin "kompakter": eine einzige Senatsverwaltung statt Bezirksregierungen, gleiche Schulorganisation in allen zwölf Bezirken, gleiches Schulgesetz für alle Schultypen. Das vereinfacht die DMS-Standardisierung, weil keine Bezirksregierungs-Spezifika berücksichtigt werden müssen.
Berlin setzt mit dem Lernraum Berlin und seit 2024 zunehmend mit der LUSD (LandesUnterhaltSummenDatenverarbeitung)-Nachfolge BLUSD eigene Landes-IT ein. Aktenplatz tritt nicht in Konkurrenz, sondern als Akten- und Archiv-Ebene neben diesen pädagogischen bzw. statistischen Systemen. Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) ist besonders streng — Aktenplatz erfüllt die spezifischen Berliner Anforderungen, inklusive Bezirks-Datentrennung.
Rechtlicher Rahmen: Schulgesetz für Berlin (SchulG Berlin)
Für Schulen in Berlin ist das Schulgesetz für Berlin (SchulG Berlin) die zentrale Rechtsgrundlage. Für DMS-relevante Aspekte besonders zu beachten:
- § 64 SchulG Berlin — Schülerdatenverarbeitung mit ausdrücklicher Zweckbindung
- § 65 SchulG Berlin — Lehrkräftedaten und Personalakten
- SchuldatenVO Berlin — konkretisiert zulässige Datenverarbeitung und Speicherorte
- AGGSG Berlin — Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz spezifisch für Schulen
Aufbewahrungsfristen in Berlin
Aktenplatz hat diese landesspezifischen Fristen vorkonfiguriert. Nach Fristablauf wird DSGVO-konform gelöscht — automatisch oder nach manueller Freigabe.
| Aktentyp | Aufbewahrung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Schülerakte (Hauptakte) | 5 Jahre nach Schulaustritt | SchuldatenVO Berlin |
| Zeugnisdoppel | 50 Jahre | SchuldatenVO Berlin |
| Förderakte | Schulzeit + 5 Jahre | SchuldatenVO Berlin |
| Schriftliche Arbeiten (Klausuren) | 2 Jahre | SchuldatenVO Berlin |
| Abitur-/MSA-Prüfungsunterlagen | 15 Jahre | AV Prüfungen |
| Schulkonferenz-Protokolle | 30 Jahre | SchuldatenVO Berlin |
| Personalakten Lehrkräfte (Senatsverwaltung) | bis 30 Jahre nach Ausscheiden | LBG Berlin |
| Sachausstattung-Belege (Bezirk) | 10 Jahre | GO Berlin + AO |
Schulträger-Struktur in Berlin
In Berlin tragen die zwölf Bezirke (Mitte, Friedrichshain-Kreuzberg, Pankow, etc.) jeweils die Schul- und Sportämter, die für Sachausstattung, Schulgebäude und nicht-pädagogisches Personal zuständig sind. Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie ist Lehrkräfte-Arbeitgeber und Aufsichtsbehörde. Aktenplatz lässt sich pro Bezirk installieren (mit zentraler Senatsverwaltungs-Schnittstelle) oder zentral mit 12 Bezirks-Mandanten — je nach Bezirks-Präferenz. Berliner Bezirke nutzen zunehmend gemeinsame IT-Infrastruktur über das ITDZ Berlin.
Anbindung an die Berlin-spezifische Software-Landschaft
Aktenplatz arbeitet ergänzend zu Ihrer bestehenden Schulverwaltungs-Software — wir ersetzen sie nicht. Anbindungen für Berlin:
BLUSD
Die Berliner Landes-Unterhalts-Daten-Verarbeitung (Nachfolger der LUSD): zentrale Statistik- und Stammdatenverwaltung. Aktenplatz importiert per BLUSD-Standardschnittstelle.
Lernraum Berlin
Berliner Lernplattform auf Moodle-Basis. Aktenplatz übernimmt parallel die Verwaltungs-Aktenebene — Lernraum bleibt für Pädagogik zuständig.
iTSL (eGovernment-Suite)
Berliner E-Government-Akten-Lösung der Senatsverwaltung. Aktenplatz unterstützt die XAkte-Schnittstelle für gesicherten Aktenaustausch mit iTSL.
ITDZ Berlin (IT-Dienstleistungszentrum)
Self-Hosting im ITDZ Berlin (öffentlicher Cloud-Dienst des Landes) ist als Variante verfügbar — relevant für Bezirke mit Souveränitätsanspruch über Hetzner hinaus.
Häufige Fragen — Schulen in Berlin
Persönliches Beratungsgespräch für Ihr Schul-DMS
Wir kennen die Berlin-spezifischen Anforderungen und beraten Sie individuell zu Aufbewahrungsfristen, Schulträger-Workflows und Anbindung an Ihre Verwaltungssoftware.
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