DMS für Schulen in Nordrhein-Westfalen
Aktenplatz für allgemeinbildende und berufsbildende Schulen sowie Schulträger in NRW. SchulG NRW-konform, mit landesspezifischen Aufbewahrungsfristen, Anbindung an SchILD-NRW, Logineo NRW und kommunale Schulverwaltungen.
Mit über 5.000 öffentlichen Schulen und rund 2,5 Millionen Schülerinnen und Schülern ist Nordrhein-Westfalen das größte Bundesland im deutschen Schulwesen — und gleichzeitig eines der komplexesten in der Verwaltungs-Landschaft. Schulträger sind in NRW typischerweise die Kommunen (kommunale Schulträgerschaft), das Land übernimmt die innere Verwaltung über die Bezirksregierungen.
Genau diese geteilte Verantwortung zwischen Schulträger (Sachausstattung, nicht-pädagogisches Personal) und Land (Lehrkräfte, pädagogische Aufsicht) führt regelmäßig zu Aktenflüssen, die zwischen Kommune, Schule und Bezirksregierung sauber gehalten werden müssen. Aktenplatz unterstützt diese Trennung über Mandanten-Strukturen, sodass Schulträger und Land jeweils ihre eigene Sicht haben, mit definierten Übergabe-Workflows.
Im Schuljahr 2025/2026 sind die DigitalPakt-2.0-Mittel verfügbar, die explizit auch DMS-Investitionen fördern können — wenn die Lösung souveränitätskonform ist. Aktenplatz erfüllt die geforderten Kriterien (Hosting in Deutschland, keine US-Subprozessoren, DSGVO-konform für Minderjährige) und ist damit DigitalPakt-fähig.
Rechtlicher Rahmen: Schulgesetz NRW (SchulG NRW)
Für Schulen in Nordrhein-Westfalen ist das Schulgesetz NRW (SchulG NRW) die zentrale Rechtsgrundlage. Für DMS-relevante Aspekte besonders zu beachten:
- § 120 SchulG NRW — Datenverarbeitung in der Schule, mit besonderer Betonung der Zweckbindung und Aufbewahrungsfristen
- § 121 SchulG NRW — Datenschutz und Datensicherheit, mit Verweis auf die VO-DV I (Verordnung über Datenverarbeitung)
- VO-DV I — konkretisiert die zulässigen Datenverarbeitungen, Speicherorte und Aufbewahrungsfristen
- § 5 ADO — Allgemeine Dienstordnung für Lehrkräfte: Personalakten-Vorgaben
Aufbewahrungsfristen in Nordrhein-Westfalen
Aktenplatz hat diese landesspezifischen Fristen vorkonfiguriert. Nach Fristablauf wird DSGVO-konform gelöscht — automatisch oder nach manueller Freigabe.
| Aktentyp | Aufbewahrung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Schülerakte (Hauptakte) | 10 Jahre nach Schulaustritt | VO-DV I § 9 NRW |
| Zeugnisdoppel | 50 Jahre | VO-DV I § 9 NRW |
| Förderakte (sonderpädagogisch) | 15 Jahre nach Schulaustritt | VO-DV I § 9 NRW |
| Klassenarbeiten / schriftliche Arbeiten | 2 Jahre nach Aushändigung | VO-DV I NRW |
| Klassenbücher | 5 Jahre | VO-DV I NRW |
| Lehrer-Personalakte (beim Land) | bis 30 Jahre nach Ausscheiden | § 89 LBG NRW |
| Hausmeister-Personalakte (beim Träger) | 6 Jahre | TVöD/AGG |
| Schulkonferenz-Protokolle | 30 Jahre | VO-DV I NRW |
| Beleg- und Abrechnungs-Akten (Schulträger) | 10 Jahre | GemKVO NRW + AO |
Schulträger-Struktur in Nordrhein-Westfalen
In NRW sind die kreisfreien Städte und Kreise die Hauptträger der allgemeinbildenden Schulen. Gemeinden tragen oft die Grundschulen, der Kreis die weiterführenden Schulen, das Land die Berufsbildenden Schulen mit Sonderschwerpunkt. Für die DMS-Auswahl bedeutet das: häufig wird parallel auf Schulträger-Ebene (Kreis/Stadt) und auf Schul-Ebene gearbeitet, mit klaren Übergabe-Workflows zwischen beiden. Aktenplatz unterstützt diese Mehrebenen-Struktur über Mandantenfähigkeit und definierte Schnittstellen.
Anbindung an die NRW-spezifische Software-Landschaft
Aktenplatz arbeitet ergänzend zu Ihrer bestehenden Schulverwaltungs-Software — wir ersetzen sie nicht. Anbindungen für Nordrhein-Westfalen:
SchILD-NRW
Die offizielle Schulverwaltungs-Software des Landes. Aktenplatz importiert per CSV oder REST-API Schüler- und Personenstammdaten direkt aus SchILD.
Logineo NRW
Landeseigene Schulplattform mit Office-Komponenten (LMS, Messenger, Mail). Aktenplatz ergänzt die Akten- und Archivebene zu Logineo.
BISS (Bildungsstatistik)
Aktenplatz unterstützt die statistischen Pflicht-Datenerhebungen mit vorkonfigurierten Exports im Format der BISS-Schnittstellen.
Kommunale Personalverwaltung
Schulträger-Mitarbeiter (Hausmeister, Schulsekretariate) werden über die kommunalen HR-Systeme verwaltet. Aktenplatz hat Standard-Konnektoren für regio iT, KRZN, citeq und LVR-Infokom.
Häufige Fragen — Schulen in Nordrhein-Westfalen
Persönliches Beratungsgespräch für Ihr Schul-DMS
Wir kennen die NRW-spezifischen Anforderungen und beraten Sie individuell zu Aufbewahrungsfristen, Schulträger-Workflows und Anbindung an Ihre Verwaltungssoftware.
Beratung anfragen