Für Vereine & Verbände

DMS für Vereine: Mitgliederakten, Spendenbescheinigungen, Vorstandsdokumente — alles zentral

Aktenplatz ist das Dokumentenmanagement-System für eingetragene Vereine, gemeinnützige Organisationen und Verbände. Mitgliederakten, Spendenbescheinigungen, Vorstandsprotokolle und Vereinsregister-Unterlagen — DSGVO-konform und für Ehrenamtler bedienbar.

Vereine leben vom Ehrenamt — und das heißt: Die Arbeit, die in einer Firma ein Mitarbeiter mit Stunden-Pauschale erledigt, macht im Verein jemand abends nach Feierabend. Dokumentenchaos ist hier kein Komfort-Problem, sondern eine echte Hürde. Wenn der Schatzmeister wechselt, der Vorstand neu gewählt wird oder ein Förderantrag den lückenlosen Nachweis der Mittelverwendung fordert, wird aus „mal eben schnell" eine Wochenend-Aktion.

Aktenplatz ist als DMS für Vereine bewusst einfach gehalten. Wir wissen, dass im Verein 70-jährige Kassenwarte genauso arbeiten müssen wie 25-jährige Social-Media-Beauftragte. Das Interface ist intuitiv, die Bedienung folgt Standards die jeder kennt (Drag-and-drop, Suche, Ordner). Gleichzeitig läuft im Hintergrund alles was Sie brauchen: Spendenbescheinigungen werden revisionssicher archiviert, Mitgliederakten DSGVO-konform geführt mit Aufbewahrungsfristen, Vorstandsprotokolle versioniert, Förderanträge mit Audit-Trail.

Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren — wichtig, weil viele Vereinsdaten unter besonderem Schutz stehen (Beitragslisten, Spenderdaten, Jugendarbeit-Unterlagen). Kosten sind transparent: 360 € pro Nutzer und Jahr, ohne versteckte Modulkosten. Für viele Vereine reichen 2-5 Lizenzen für Vorstand und Geschäftsstelle, Mitglieder selbst brauchen keine Lizenz.

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Typische Herausforderungen — und wie Aktenplatz sie löst

Problem

Der Schatzmeister tritt zurück — alle Belege sind in seinem Heim-Ordner-System, kein anderer findet sich zurecht.

Mit Aktenplatz

Zentrale Ablage mit klaren Kategorien (Beiträge, Spenden, Veranstaltungen, etc.). Übergabe an die Nachfolge dauert eine Stunde, nicht ein Wochenende.

Problem

Spendenbescheinigungen werden auf einem alten PC erstellt, gehen verloren, müssen mühsam neu ausgestellt werden.

Mit Aktenplatz

Spendenbescheinigungen revisionssicher archiviert, mit Suchfunktion nach Spender, Datum, Betrag. Neuausstellung in 10 Sekunden.

Problem

Der Förderantrag verlangt lückenlosen Nachweis der Mittelverwendung — Sortieren aller Belege dauert Tage.

Mit Aktenplatz

Alle Belege per Volltext-Suche oder Tag (z.B. "Förderprojekt 2026") in Sekunden gefunden. Direkter PDF-Export für den Förderbericht.

Problem

Vorstandsprotokolle liegen als E-Mail-Anhänge bei verschiedenen Vorständlern — niemand weiß welche Version aktuell ist.

Mit Aktenplatz

Versionierte Protokolle mit klarer Freigabe-Historie. Vorstand sieht immer die aktuelle Version, Änderungen sind nachvollziehbar.

Problem

DSGVO bedeutet: ausgetretene Mitglieder fragen, ob ihre Daten gelöscht sind — keiner kann das verbindlich beantworten.

Mit Aktenplatz

Aufbewahrungsfristen pro Datentyp automatisch. Ein-Klick-Auskunft für DSGVO-Anfragen, automatische DSGVO-konforme Löschung nach Ablauf.

Speziell für Vereine & Verbände gebaut

Funktionen, die genau auf die Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sind.

Mitgliederakten DSGVO-konform

Beitragshistorie, Adressänderungen, Ehrungen pro Mitglied. Mit Aufbewahrungsfristen und automatischer Löschung nach Austritt + 6 Jahre.

Spendenbescheinigungen

Vorlagen für Spendenbescheinigungen nach §10b EStG. Revisionssicher archiviert, suchbar nach Spender und Jahr, Neuausstellung in Sekunden.

Vorstandsprotokolle versioniert

Protokollvorlagen, Versionierung, klare Freigabe-Historie. Der Vorstand sieht immer die aktuell gültige Version.

Veranstaltungsdokumentation

Pro Veranstaltung eine eigene Akte: Genehmigungen, Versicherungsnachweise, Helferlisten, Abrechnung. GEMA-konform archiviert.

Kassenführung digital

Belege per Smartphone fotografieren — landen sofort in der Kassenakte. OCR liest Betrag und Datum, ordnet zu.

Vereinsregister-Unterlagen

Satzung, Eintragungen, Vorstandswechsel zentral. Bei Änderungen automatische Vorlage für Notar und Vereinsregister-Anmeldung.

Förderantrags-Akten

Pro Förderantrag eigene Akte mit Antrag, Bewilligung, Verwendungsnachweis. Bei Prüfung lückenloser Nachweis in einem Klick.

Auch für Ehrenamtler bedienbar

Bewusst einfaches Interface. Drag-and-drop, klare Suche, intuitive Bedienung. Keine wochenlange Schulung nötig.

Häufige Fragen — Vereine & Verbände

Tiefer einsteigen

Hintergrund-Artikel aus unserem Blog zu den Themen, die für Vereine & Verbände besonders relevant sind.

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