Aktenplatz ist das Dokumentenmanagement-System für Stadtverwaltungen, Landratsämter, Gemeindeämter und Eigenbetriebe. Vergaberecht-konform ausschreibbar, OZG-tauglich, BSI-IT-Grundschutz-orientiert, Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren.
In der Kommunalverwaltung verschwindet 2026 die letzte Ausrede für papierbasierte Akten. Das Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0) verpflichtet Kommunen, Verwaltungsleistungen digital anzubieten — und im Hintergrund die zugehörigen Akten ebenfalls digital zu führen. Wer hier noch mit Hängeregistern arbeitet, baut eine Doppelbelastung auf: Front-End-Digitalisierung ohne Back-End-Konsequenz.
Aktenplatz ist als DMS für Kommunen so konzipiert, dass es bei einer typischen Vergabe nach VgV oder UVgO ohne Klimmzüge ausschreibungsfähig ist: BSI-Grundschutz-Profil dokumentiert, ISO-27001-konformes Hosting bei deutschen Rechenzentrumsbetreibern (Hetzner, optional STACKIT), volle DSGVO-Konformität, keine US-Subprozessoren in der Lieferkette. Damit erfüllen Sie die Souveränitätsanforderungen, die das BMI und ZenDiS bei Vergaben zunehmend voraussetzen.
Wir unterstützen Self-Hosting in eigenen kommunalen Rechenzentren genauso wie Managed-Hosting in deutschen IaaS-Umgebungen. Anbindungen zu OS|FM (KGSt-Aktenplan), VOIS, DVDV, XAkte-Schnittstellen sowie zu gängigen E-Government-Suiten sind über REST-APIs oder Standard-Konnektoren verfügbar. Für Kommunen, die OpenDesk einsetzen, ist seit 2026 ein nativer Konnektor in Beta.
Die Rechnungsprüfungsabteilung will den vollständigen Vorgangs-Nachweis zu einer Auftragsvergabe von vor 8 Jahren sehen — Aktenstapel sind im Keller, halb sortiert.
Komplette Vergabe-Akte revisionssicher digital — Ausschreibungsunterlagen, Angebote, Wertungsmatrix, Zuschlag, Vertrag — Volltext-Suche in Sekunden.
Bürgeranfragen nach Informationsfreiheitsgesetz (IFG) blockieren Sachbearbeiter wochenlang, weil die richtigen Akten erst gesucht werden müssen.
Akten-Strukturierung nach kommunalem Aktenplan + Volltext-Suche → IFG-Anfragen werden in Minuten beantwortbar, mit dokumentierter Recherche-Spur.
Die Kreisaufsicht prüft die Einhaltung von Vergabe-, Haushalts- und Datenschutzvorgaben. Ohne lückenlosen Audit-Trail muss man Stichproben-Beweise mühsam zusammensuchen.
Lückenloser Audit-Trail: wer hat wann was geöffnet, geändert, freigegeben — fertig zum Export für die Aufsicht.
Mitarbeiterwechsel im Bauamt — die Nachfolge findet sich im über Jahre gewachsenen Ablage-System nicht zurecht.
Einheitliche Akten-Struktur mit klaren Berechtigungen pro Rolle. Übergabe an die neue Sachbearbeiterin dauert eine Stunde, nicht zwei Wochen.
Heimarbeit in der Verwaltung ist Standard geworden, aber Aktenzugriff nur im Rathaus möglich — Sicherheitsbedenken bei VPN-Zugriff auf Fileserver.
Browser-basierter Zugriff mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, ohne VPN. BSI-Grundschutz-konform, ohne dass Daten lokal gespeichert werden müssen.
Bei Wahlen oder Großveranstaltungen entstehen kurzfristig große Aktenmengen — die Wahlbenachrichtigungen, Wahlhelfer-Verträge, Niederschriften müssen rechtssicher archiviert werden.
Skalierbarer Speicher, automatische Klassifizierung per OCR, Aufbewahrungsfristen pro Dokumentenart vordefiniert.
Funktionen, die genau auf die Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sind.
Vorkonfigurierte Strukturen nach KGSt-Aktenplan (oder Ihrem eigenen). Aktenzeichen werden automatisch vergeben, Vorgänge folgen dem definierten Lebenszyklus.
Vom ersten Bedarfsfeststellungs-Dokument bis zur Schlussrechnung — komplette Vergabe-Akte mit Audit-Trail. Konform zu VgV, UVgO, VOB/A.
XAkte-Standard für Akten-Austausch zwischen Behörden. Importe und Exporte konform zum XÖV-Standard.
Architektur und Betrieb orientieren sich am BSI-IT-Grundschutz-Profil für Kommunalverwaltung. Dokumentation für Ihr ISMS verfügbar.
Eine Aktenplatz-Installation für Kernverwaltung plus Eigenbetriebe (Stadtwerke, Bauhof, Eigenbetriebs-Wohnungen) — getrennte Mandanten mit klarer Datentrennung.
Rechtevergabe pro Rolle (Sachbearbeiter Bauamt, Stellvertretung, Amtsleitung). Personalwechsel ändert nur die Rollenzuweisung, nicht hunderte Einzelrechte.
Anbindung an Bürgerportale, FIM-Stammdaten, FIT-Connect — Anliegen der Bürger fließen direkt in die richtige Akte, ohne manuelle Übertragung.
Wahlweise im eigenen Rechenzentrum, beim kommunalen IT-Dienstleister (regio iT, AKDB, KIVBF, ekom21) oder als Managed-Service bei Hetzner/STACKIT in Deutschland.
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In der Live-Demo zeigen wir Aktenplatz an Ihren konkreten Prozessen — keine Standard-Präsentation, keine Verpflichtung.
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