E-Rechnungspflicht 2026: Empfangen können die meisten — archivieren die wenigsten

Wenn ich Geschäftsführer auf die E-Rechnung anspreche, höre ich oft denselben Satz: „Das haben wir 2025 erledigt." Gemeint ist meist: Das Buchhaltungsprogramm kann jetzt XRechnungen einlesen, damit ist das Thema abgehakt. Aus meiner Beratungspraxis kann ich sagen: Das ist genau der Punkt, an dem viele Betriebe gerade einen Fehler machen.

Der unbequeme Teil der Pflicht kommt erst — und er hat weniger mit dem Buchhaltungsprogramm zu tun als mit der Frage, wo und wie Sie diese Rechnungen revisionssicher ablegen.

Der Zeitplan, den viele falsch im Kopf haben

Die E-Rechnungspflicht aus dem Wachstumschancengesetz kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen. Genau das führt zu Missverständnissen:

Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische B2B-Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Diese Stufe haben die meisten umgesetzt.
Bis 31. Dezember 2026: Übergangsphase. Sie dürfen weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen verschicken, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden. Die PDF-per-Mail ist dann keine ordnungsgemäße Rechnung mehr.
Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Das offizielle FAQ des Bundesfinanzministeriums bestätigt diese Daten. Die Einordnung ist wichtig: 2026 ist kein Ruhejahr, sondern Ihr letztes Vorbereitungsfenster vor der Versandpflicht 2027.

Was eine E-Rechnung wirklich ist — und was nicht

Hier räume ich im Erstgespräch fast immer auf. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der EU-Norm EN 16931. In Deutschland sind das praktisch zwei Formate:

XRechnung — reines XML, also ein reiner Datensatz ohne Sichtkomponente. Standard im Behördenumfeld.
ZUGFeRD — ein Hybrid: eine PDF/A für das Auge, mit eingebettetem XML-Datensatz für die Maschine.

Was keine E-Rechnung ist: ein eingescanntes Papierdokument, ein abfotografierter Beleg und — der häufigste Irrtum — eine ganz normale PDF-Rechnung per E-Mail. Eine PDF ohne strukturierten Datensatz ist rechtlich eine „sonstige Rechnung" und ab 2027 für die betroffenen Unternehmen nicht mehr zulässig.

Wer die Begriffe sauber trennen will, findet sie in unserem Glossar.

Der blinde Fleck: empfangen ist gelöst, archivieren nicht

Jetzt der eigentliche Punkt. Eine E-Rechnung ist ein digitales Original. Das hat eine Konsequenz, die viele unterschätzen: Sie müssen den strukturierten Datensatz — die XML-Datei — im Originalformat aufbewahren, revisionssicher und nach GoBD. Ein Ausdruck zählt nur als Kopie und genügt steuerlich nicht.

Konkret heißt das:

Die XML-Datei muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar gespeichert sein.
Sie in einem Outlook-Ordner, auf einem Netzlaufwerk oder auf dem NAS abzulegen, ist keine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD. Dateien lassen sich dort ändern, löschen, überschreiben — und genau das darf nicht möglich sein.
Immerhin: Ein BMF-Schreiben vom Juli 2025 hat klargestellt, dass beim ZUGFeRD-Format die Aufbewahrung des XML-Teils ausreicht — der PDF-Teil ist nur relevant, wenn er zusätzliche steuerlich erhebliche Angaben enthält.

Genau hier kommt das DMS ins Spiel. Ein Dokumentenmanagement-System mit revisionssicherer Ablage nimmt die eingehende E-Rechnung, legt den Original-Datensatz unveränderbar ab, protokolliert jeden Zugriff und macht den Inhalt über Volltext und Metadaten wiederauffindbar. Das ist kein Nice-to-have, sondern ab dem ersten eingehenden E-Beleg die Voraussetzung für eine prüfungsfeste Buchhaltung.

Wie das konkret abläuft, steht unter Features.

Was sich 2026 sonst noch ändert: kürzere Fristen

Eine gute Nachricht, die fast untergegangen ist: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt — rückwirkend für alle Belege, deren Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.

Zwei Einschränkungen aus der Praxis: Für „harte" Bilanzunterlagen bleibt es bei zehn Jahren. Und verkürzt heißt nicht „darf sofort weg" — wer in einer laufenden Betriebsprüfung oder einem Rechtsstreit steckt, sollte vor dem Löschen mit dem Steuerberater sprechen.

Ein gutes DMS rechnet diese Fristen automatisch und schlägt löschbare Bestände vor, statt dass jemand jährlich eine Excel-Liste pflegt.

Was das für einzelne Branchen heißt

Steuerkanzleien werden zur Schaltstelle. Ihre Mandanten fragen 2026 reihenweise, wie sie E-Rechnungen empfangen, weiterleiten und archivieren sollen — und erwarten eine Antwort. Kanzleien, die hier ein sauberes Belegmanagement für Mandanten anbieten, gewinnen Mandate. Wer abwinkt, verliert sie.

Handwerksbetriebe liegen oft unter der 800.000-€-Schwelle und müssen erst 2028 versenden. Aber empfangen müssen sie schon heute, und ihre größeren Auftraggeber schicken längst XRechnungen. Wer als Handwerksbetrieb eingehende E-Rechnungen nur ausdruckt und abheftet, hat ein GoBD-Problem, lange bevor die eigene Versandpflicht greift.

Das Muster ist branchenübergreifend dasselbe wie bei anderen Compliance-Themen, etwa der NIS-2-Richtlinie: Die technische Pflicht klingt klein, die saubere Umsetzung im Tagesgeschäft ist die eigentliche Arbeit.

Ein realistischer Fahrplan für 2026

Aus rund zwei Dutzend Projekten der letzten 18 Monate hat sich diese Reihenfolge bewährt:

Empfangsweg festlegen (1-2 Tage). Eine zentrale Rechnungs-Mailadresse, die automatisch ins DMS einliest — nicht zehn private Postfächer.
Archivierung klären (1 Woche). Liegen eingehende XML-Dateien schon revisionssicher? In acht von zehn Fällen lautet die ehrliche Antwort: nein, sie liegen im E-Mail-Ordner.
Versand vorbereiten (2-4 Wochen). Kann Ihr System XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Wenn Ihr Umsatz über 800.000 € liegt, ist das bis Ende 2026 zu lösen.
Prozess testen (laufend). Eine echte E-Rechnung durch den gesamten Lauf schicken: Empfang, Prüfung, Freigabe, Buchung, Archivierung. Erst wenn das ohne manuelles Nacharbeiten klappt, sind Sie fertig.

Die Kosten halten sich in Grenzen: Für einen typischen 20-Personen-Betrieb ist die Einführung eines revisionssicheren Belegflusses in vier bis sechs Wochen erledigt. Gegen die Folgen einer beanstandeten Betriebsprüfung ist das gut investiertes Geld.

Fazit

Die E-Rechnung ist kein IT-Projekt, das man 2025 „erledigt" hat. 2026 ist das Jahr, in dem aus „wir können empfangen" ein vollständiger, prüfungsfester Prozess werden muss — inklusive der Archivierung, die im Buchhaltungsprogramm gerade nicht passiert. Wer das jetzt ordnet, geht entspannt in die Versandpflicht 2027.

Wer wartet, schiebt denselben Stapel ungelöster Probleme vor sich her, nur größer.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre eingehenden E-Rechnungen heute schon GoBD-konform liegen, schauen wir uns das gern an. Eine ehrliche Erst-Einschätzung gibt es bei uns ohne Verkaufsdruck — sprechen Sie uns an.