Die ePA ist Pflicht — aber sie ersetzt Ihr Praxis-DMS nicht
Kurz gesagt: Seit Oktober 2025 müssen Arztpraxen die elektronische Patientenakte nutzen, seit Januar 2026 drohen Honorarkürzungen. Viele Praxen glauben jetzt, ihr Dokumenten-Chaos sei damit erledigt. Das ist ein teurer Irrtum — die ePA ist nur ein schmaler Ausschnitt dessen, was eine Praxis verwalten muss.
Vor zwei Wochen rief mich die Verwaltungsleiterin einer orthopädischen Gemeinschaftspraxis aus dem Raum Osnabrück an. Ihr Satz blieb hängen: „Wir haben jetzt die ePA — dann können wir den Aktenkeller doch endlich auflösen, oder?"
Nein. Können sie nicht. Und dieser Trugschluss kostet gerade reihenweise Praxen Zeit, Nerven und im Zweifel ein Bußgeld.
Was seit 2026 wirklich gilt
Der Zeitplan ist eng, und er ist verbindlich. Wer ihn noch im Kopf sortiert, hier die Eckdaten:
- 29. April 2025: Bundesweiter Start der „ePA für alle". Die Software-Hersteller verteilen die TI-Updates an Praxen, Apotheken und Kliniken — laut Pressemitteilung des Bundesgesundheitsministeriums.
- 1. Oktober 2025: Die Nutzung wird für Ärztinnen und Ärzte verpflichtend. Für Versicherte bleibt die ePA freiwillig — sie können widersprechen.
- Seit 1. Januar 2026: Wer nicht mitzieht, spürt es im Geldbeutel. Die Kassenärztlichen Vereinigungen überwachen die Befüllung, Honorarkürzungen von bis zu 2,5 Prozent über die TI-Pauschale sind möglich, im Extremfall bis zum Abrechnungsausschluss.
Verpflichtend ist nicht nur das Vorhalten der Technik, sondern das aktive Befüllen: Arztbriefe, Befundberichte, der Medikationsplan müssen rein, sofern der Patient nicht widersprochen hat. Der offizielle Rahmen steht beim BMG zur ePA für alle.
Eine Erleichterung gibt es: Dokumentierte technische Störungen oder Hersteller-Probleme schützen vor der Sanktion. Wer also belegen kann, dass das PVS streikte, ist raus. Das setzt allerdings voraus, dass man so etwas überhaupt sauber protokolliert.
Was in der ePA liegt — und was eben nicht
Hier räume ich im Gespräch fast immer auf. Die ePA ist eine versichertengeführte Akte in der Telematikinfrastruktur, betrieben über die gematik. Der Patient entscheidet, was drin bleibt, kann Dokumente verbergen oder löschen, kann ganzen Praxen den Zugriff entziehen.
Schon daran sehen Sie das Problem: Eine Akte, aus der der Patient morgen den Arztbrief löschen darf, kann unmöglich Ihre rechtssichere Dokumentation sein.
Die ePA ist die Akte des Patienten. Ihre Behandlungsdokumentation ist und bleibt die Akte der Praxis. Das sind zwei verschiedene Dinge — und nur eines davon kontrollieren Sie.
Die ePA enthält einen kuratierten Ausschnitt für die Versorgung. Sie ist kein Archiv, kein Dokumentenmanagement, keine Ablage für alles, was in einer Praxis an Papier anfällt.
ePA und Praxis-DMS im direkten Vergleich
| Frage | ePA | Praxis-DMS |
|---|---|---|
| Wem gehört die Akte? | dem Patienten | der Praxis |
| Was steckt drin? | Arztbriefe, Befunde, Medikationsplan | alle Praxis-Dokumente |
| Kann der Inhalt gelöscht werden? | ja, durch den Patienten | nein, revisionssicher |
| Aufbewahrungsfristen steuerbar? | nein | ja, 10 Jahre automatisch |
| Praxisweite Volltextsuche? | nein | ja |
| Personal, Abrechnung, QM, Verträge? | nein | ja |
Ein Detail, das im Alltag gern untergeht: Was am Ende wirklich in der ePA steht, hängt an den Datenschutzeinstellungen des Patienten und am Weg über KIM. Setzt ein Patient eine Verschattung, sieht die mitbehandelnde Praxis den Befund schlicht nicht. Und Sie selbst können sich nicht darauf verlassen, dass Ihr Arztbrief von 2024 morgen noch in der Akte liegt. Für die rechtssichere Dokumentation brauchen Sie eine Kopie, die Ihnen gehört — nicht eine, die jemand anderes verwaltet.
Die Pflichten, die trotzdem bei Ihnen bleiben
Unabhängig von der ePA schreibt § 630f BGB jeder Praxis eine eigene, vollständige Behandlungsdokumentation vor — in Papier oder elektronisch, zeitnah zur Behandlung, mit nachvollziehbaren Änderungen. Aufzubewahren sind diese Unterlagen grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, bei bestimmten Befunden (etwa Röntgen) deutlich länger.
Dazu kommt die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB. Sie betrifft nicht nur das Gespräch, sondern jede Datei, jeden Server, jeden Dienstleister, der Ihre Patientendaten zu Gesicht bekommt. Wer Patientenakten in einer US-Cloud ablegt, hat hier ein Problem, über das die ePA kein Wort verliert — wir haben das im Beitrag zum Cloud Act und der US-Cloud ausführlicher beschrieben.
Und dann ist da der ganze Rest, den keine Patientenakte und schon gar nicht die ePA abdeckt:
- Personalakten der MFAs, Arbeitsverträge, Fortbildungsnachweise
- Abrechnungsunterlagen — die müssen GoBD-konform liegen, dazu gleich mehr
- Wartungs- und Prüfnachweise der Medizinprodukte nach MPBetreibV
- QM-Dokumentation nach der QM-Richtlinie des G-BA
- Hygienepläne und die zugehörigen Begehungsprotokolle
- Verträge mit Laboren, Reinigungsdiensten, Apotheken, dem Vermieter
- Einwilligungs- und Aufklärungsbögen im unterschriebenen Original
Nichts davon landet in der ePA. Alles davon prüft im Zweifel jemand — die KV, der Medizinische Dienst, das Finanzamt, bei einem Behandlungsfehler-Vorwurf ein Gericht.
Der blinde Fleck: die kaufmännische Seite
Eine Praxis ist auch ein Betrieb. Eingangsrechnungen, Kassenführung, Lohnunterlagen, die Belege für die Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz — das unterliegt der GoBD wie bei jedem anderen Unternehmen auch. Und seit 2025 kommt die E-Rechnung dazu.
Ich habe Praxen erlebt, die ihre medizinische Dokumentation vorbildlich im PVS pflegen — und ihre Lieferantenrechnungen in einem Outlook-Ordner sammeln. Das ist keine revisionssichere Ablage. Das fällt bei der ersten Betriebsprüfung auf.
Was eine Praxis 2026 tatsächlich braucht
Mein Rat ist unspektakulär, aber er funktioniert. Trennen Sie sauber zwischen drei Ebenen, statt zu hoffen, dass ein einziges System alles erschlägt:
- Das PVS führt die Behandlungsdokumentation und speist die ePA. Dafür ist es gebaut, das macht es gut.
- Die ePA ist die Schnittstelle zum Patienten und zu mitbehandelnden Kollegen — Pflicht, aber kein Archiv.
- Ein DMS verwaltet alles Übrige: Personal, Abrechnung, Verträge, QM, Wartung, eingehende E-Rechnungen — revisionssicher, durchsuchbar, mit Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen.
Worauf es bei der dritten Ebene ankommt, ist nicht der Funktionsumfang einer Enterprise-Suite, sondern Bodenständiges:
- Hosting in deutschen Rechenzentren, keine US-Subdienstleister — sonst kollidiert es mit § 203 StGB. Wie wir das lösen, steht unter Hosting.
- Eine Volltextsuche, die den unterschriebenen Aufklärungsbogen aus 2021 in Sekunden findet, statt im Keller.
- Berechtigungen, die die Buchhaltung von der MFA-Personalakte trennen.
- Automatische Aufbewahrungsfristen, damit nach zehn Jahren nicht jemand eine Excel-Liste pflegen muss.
Für eine typische Praxis mit fünf bis fünfzehn Mitarbeitern ist so etwas in vier bis acht Wochen eingeführt, ohne dass der Praxisbetrieb leidet. Was dabei branchenspezifisch zu beachten ist, haben wir für Arztpraxen und MVZ zusammengetragen; die nüchterne Feature-Liste finden Sie unter Features.
Fazit
Die ePA ist gekommen, um zu bleiben, und das ist gut so. Sie löst aber nicht das, was viele Praxen sich erhoffen: das Dokumenten-Chaos jenseits der reinen Behandlung.
Wer die ePA mit dem eigenen Praxis-Archiv verwechselt, baut auf Sand. Die Pflichten aus § 630f BGB, § 203 StGB und der GoBD bleiben — und sie liegen in Ihrer Verantwortung, nicht in der einer versichertengeführten Akte.
Wenn Sie unsicher sind, welche Ihrer Unterlagen heute schon ordentlich liegen und welche im Outlook-Ordner schlummern, schauen wir uns das in einem Erstgespräch ohne Verkaufsdruck an — sprechen Sie uns an.
