Arbeitszeiterfassung wird Pflicht: Die meisten kaufen eine Stechuhr — und vergessen, wohin die Daten danach gehören
Kurz gesagt: Im Juni 2026 legt das Arbeitsministerium den Entwurf für die elektronische Arbeitszeiterfassung vor. Die Debatte dreht sich fast nur um die Frage, welche App oder welches Terminal man kauft. Die wichtigere Frage stellt kaum jemand: Wo liegen diese Aufzeichnungen danach — mindestens zwei Jahre, prüfungsfest und datenschutzkonform?
Letzten Dienstag saß ich bei einem Metallverarbeiter im Bergischen Land, knapp 40 Mitarbeiter. Der Geschäftsführer hatte schon eine Zeiterfassungs-App ausgesucht, Häkchen dran, Thema für ihn erledigt. Dann fragte ich, wo die erfassten Zeiten am Ende gespeichert werden und wer im Fall einer Zollprüfung die Aufzeichnungen für den März des Vorjahres vorlegen kann.
Stille. Genau diese Lücke sehe ich gerade in fast jedem Projekt.
Was wirklich neu ist — und was nur neu klingt
Die Pflicht, Arbeitszeit zu erfassen, ist nicht neu. Sie gilt längst. Der Europäische Gerichtshof hat schon 2019 im sogenannten Stechuhr-Urteil entschieden, dass jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit systematisch erfassen muss (EuGH, 14.05.2019, C-55/18).
Das Bundesarbeitsgericht hat das 2022 für Deutschland bestätigt: Aus dem Arbeitsschutzgesetz folgt schon heute eine Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit — für alle Betriebe, ohne Übergangsfrist (BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21).
Heißt im Klartext: Wer heute gar nicht erfasst, verstößt bereits gegen geltendes Recht. Neu ist nur die Form. Das geplante Gesetz schreibt vor, dass die Erfassung künftig elektronisch passiert — Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit inklusive Pausen, und zwar am Tag der Arbeitsleistung, nicht drei Wochen später aus dem Gedächtnis.
Der Entwurf: gestaffelt, aber nicht so entspannt wie er klingt
Arbeitsministerin Bärbel Bas hat den Entwurf bei der Regierungsbefragung am 6. Mai 2026 für den Juni angekündigt — „der Entwurf wird im Juni kommen" (LTO, Mai 2026). Parallel soll das Arbeitszeitgesetz flexibilisiert werden, weg von einer täglichen hin zu einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit.
Für die Umstellung auf die elektronische Form sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen:
| Unternehmensgröße | Frist für die elektronische Erfassung |
|---|---|
| ab 250 Mitarbeiter | 1 Jahr nach Inkrafttreten |
| 50–249 Mitarbeiter | 2 Jahre |
| 10–49 Mitarbeiter | 5 Jahre |
| unter 10 Mitarbeiter | dauerhaft ausgenommen, analog erlaubt |
Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Kleinbetriebe unter zehn Mitarbeitern dürfen weiter auf Papier oder im Tabellenblatt erfassen (Handwerksblatt).
Und hier liegt das Missverständnis, das ich am häufigsten höre. „Wir haben ja fünf Jahre Zeit" — nein, haben Sie nicht. Die fünf Jahre betreffen ausschließlich die elektronische Form. Die Pflicht, überhaupt zu erfassen, gilt seit dem BAG-Beschluss 2022. Wer den großzügigen Übergang als Aufschub für das ganze Thema liest, sitzt einem teuren Irrtum auf.
Das Gesetz schreibt vor, dass Sie erfassen. Es schreibt nicht vor, dass Sie die Daten danach im Griff haben. Genau das ist aber Ihre Aufgabe.
Der blinde Fleck: die Aufzeichnung ist selbst ein Dokument
Jetzt der Punkt, der in der ganzen Stechuhr-Debatte untergeht. Eine Arbeitszeitaufzeichnung ist nicht nur eine Zahl in einer App. Sie ist ein aufbewahrungspflichtiges Dokument mit personenbezogenen Daten — und damit ein Compliance-Thema, kein HR-Gadget.
Schon heute schreibt § 16 Abs. 2 ArbZG vor, die Nachweise über die Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Der Gesetzentwurf übernimmt diese Frist. Zwei Jahre klingen kurz — bis der Zoll vor der Tür steht.
Der Moment der Wahrheit: die Prüfung
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft regelmäßig Branchen wie Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung und Fleischwirtschaft. Sie verlangt die Arbeitszeitnachweise — zügig und vollständig. Wer dann in fünf verschiedenen Excel-Dateien, einer App und einem Stapel handschriftlicher Zettel sucht, hat ein Problem, das mit der Erfassung selbst gar nichts zu tun hat. Es ist ein Ablage-Problem.
Dazu kommt der Datenschutz. Arbeitszeitdaten sind personenbezogen, fallen unter die DSGVO, und der Betriebsrat redet bei der Einführung mit. Viele Zeiterfassungs-Apps speichern ihre Daten in US-Clouds oder auf Azure — was Sie sich damit einhandeln, haben wir beim Thema Vendor Lock-in und beim Cloud Act beschrieben. Beschäftigtendaten gehören für mich in ein Rechenzentrum, dessen Standort und Betreiber Sie kennen.
Werkzeug und Ablage sind zwei Dinge
Die Trennung, die ich Betrieben rate, ist dieselbe wie bei der E-Rechnung oder der elektronischen Patientenakte: Das eine erfasst, das andere bewahrt auf.
- Das Zeiterfassungs-Werkzeug — Terminal, App, Stempeluhr — nimmt die Zeiten auf. Dafür ist es gebaut.
- Das DMS nimmt die monatlichen Auswertungen, Stundennachweise und Korrekturbelege auf: revisionssicher, durchsuchbar, mit Berechtigungen und automatischer Löschung nach Fristablauf.
Wie eng das zusammenspielt, sehen Sie an unserer Zeiterfassung, die direkt mit der Dokumentenablage verzahnt ist. Die Nachweise landen dort, wo auch Lohnunterlagen, Verträge und Urlaubsanträge liegen — in einem System, nicht in sieben.
Was ich Betrieben jetzt rate
Aus den Projekten der letzten Monate hat sich diese Reihenfolge bewährt — egal, ob Sie 12 oder 240 Mitarbeiter haben:
- Heute erfassen, nicht auf das Gesetz warten. Die Pflicht gilt seit 2022. Selbst ein sauberes Tabellenblatt ist besser als die Lücke, die bei einer Prüfung auffällt.
- Werkzeug und Ablage trennen. Erst klären, womit erfasst wird, dann wohin die Nachweise wandern. Beides in einem Atemzug zu entscheiden, führt zu Insellösungen.
- Speicherort klären. Fragen Sie jeden App-Anbieter, in welchem Land die Daten liegen und wie Sie sie im Rohformat wieder herausbekommen. Bei US-Hosting ist die DSGVO-Frage nicht gelöst, sondern nur verschoben.
- Berechtigungen sauber setzen. Wer darf wessen Zeiten sehen? Der Schichtleiter die seines Teams, die Buchhaltung alle, der Kollege nebenan keine — das gehört geregelt, bevor das erste Bußgeldrisiko entsteht.
- Aufbewahrung automatisieren. Zwei Jahre sind die Untergrenze; Lohn- und Gehaltsunterlagen liegen steuerlich länger. Ein System, das Fristen selbst rechnet, erspart die jährliche Excel-Inventur.
- Den Betriebsrat früh mitnehmen. Die Einführung ist mitbestimmungspflichtig. Wer das überspringt, baut zweimal.
Wer das beherzigt, ist auf alles vorbereitet, was im Juni aus Berlin kommt — und vor allem auf die Prüfung, die irgendwann danach folgt. Wie das in der Fertigung oder im Handwerk konkret aussieht und welche Funktionen dafür nötig sind, steht unter Features.
Fazit
Der Gesetzentwurf wird in diesem Monat erwartet, und er wird kommen. Aber er ist nur der laute Teil der Geschichte. Der leise, teure Teil ist die Frage, wo die erfassten Zeiten danach liegen — und ob Sie sie in zwei Jahren noch vorzeigen können.
Eine Stechuhr ist schnell gekauft. Eine prüfungsfeste, datenschutzkonforme Ablage ist die eigentliche Arbeit. Wer beides verwechselt, hat das Häkchen gesetzt und das Problem nicht gelöst.
Wenn Sie wissen wollen, ob Ihre Arbeitszeitnachweise heute eine Zollprüfung überstehen würden, schauen wir uns das in einem Erstgespräch ohne Verkaufsdruck an — sprechen Sie uns an.
